物業(yè)管理手冊(cè):文件控制程序

1、目的

對(duì)與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保服務(wù)過(guò)程中使用的文件為有效版本。

2、適用范圍

適用于與公司管理體系有關(guān)的文件控制。

3、職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理體系文件。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)審定管理體系文件。

3.3管理部負(fù)責(zé)對(duì)行政管理性文件的管理與控制。

3.4品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)管理體系文件的審核、管理與控制。

3.5工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的管理與控制。

3.6各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與管理體系相關(guān)文件的管理與控制。

4、程序

4.1文件分類及保管

4.1.1公司內(nèi)部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負(fù)責(zé)保管;管理體系文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產(chǎn)設(shè)備的圖紙等技術(shù)性文件,由工程部負(fù)責(zé)保管。具體執(zhí)行《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。

4.1.2外來(lái)文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關(guān)的國(guó)家和地方性政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料,由管理部負(fù)責(zé)保管。

4.1.3對(duì)于上述文件,各部門(mén)如有借用,需填寫(xiě)借閱清單。

4.2文件的編號(hào)

4.2.1管理手冊(cè)編號(hào)

4.2.1.1文件號(hào):JW/QEM-ххх-2005

“JW”:河南**物業(yè)管理有限公司

“QEM”:管理手冊(cè)

“ххх”:管理手冊(cè)編號(hào)

“2005”:管理手冊(cè)版本發(fā)布年份

4.2.1.2版本號(hào):х/A

“х”:修訂次,以阿拉伯?dāng)?shù)字順序0、1、2、3……表示

“A”:版本狀態(tài),英文大寫(xiě)字母順序A、B、C……表示

4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào)

4.2.2.1文件號(hào):JW/WI-ххх-2005

“WI”:作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

“ххх”:作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào)

4.2.2.2版本號(hào)同管理手冊(cè)

4.2.3記錄編號(hào):JW/JL-х.х-ххх

“JL”:記錄

“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號(hào)

“ххх”:記錄編號(hào)

4.3文件的編寫(xiě)、審核、審定和批準(zhǔn)

4.3.1管理手冊(cè)由編寫(xiě)小組編寫(xiě),品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由各部門(mén)組織編寫(xiě),品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4文件的發(fā)放和回收

4.4.1公司內(nèi)部的發(fā)放范圍以適用部門(mén)和人員為原則,嚴(yán)格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。

4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級(jí)機(jī)關(guān)了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊(cè)》的“非受控版本”。同時(shí)按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。

4.4.3品質(zhì)部應(yīng)在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細(xì)記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。

4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應(yīng)蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。

4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應(yīng)及時(shí)處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。

4.4.6非受控版本文件無(wú)需更換新的版本和回收。

4.5文件的保存、修訂、作廢與銷(xiāo)毀

4.5.1文件的保存和修訂

4.5.1.1各部門(mén)文件由本部門(mén)保管并填寫(xiě)《文件保管清單》。

4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。

4.5.1.3文件修訂,填寫(xiě)《文件修訂單》,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,品質(zhì)部負(fù)責(zé)修訂、換頁(yè)。

4.5.2文件的作廢與銷(xiāo)毀

4.5.2.1各部門(mén)應(yīng)按照體系的要求及時(shí)撤出失效或作廢的文件,由品質(zhì)部加蓋“作廢”印章。

4.5.2.2要銷(xiāo)毀的作廢文件,由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)部監(jiān)督相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀。

4.6借閱管理體系有關(guān)的文件時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱記錄》,由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱,并登記備案。

4.7品質(zhì)部每季度對(duì)各部門(mén)文件的保管及有效性進(jìn)行檢查并填制《品質(zhì)部抽檢單》。

4.8本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

5、相關(guān)文件

5.1《記錄控制程序》

5.2《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》

6、相關(guān)記錄

6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》JW/JL-4.2.3-001

6.2《非受控版本文件分發(fā)單》JW/JL-4.2.3-002

6.3《文件保管清單》JW/JL-4.2.3-003

6.4《文件修訂單》JW/JL-4.2.3-004

6.5《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)》JW/JL-4.2.3-005

6.6《文件借閱記錄》JW/JL-4.2.3-006

6.7《受控文件清單》JW/JL-4.2.3-007

6.8《品質(zhì)部抽檢單》JW/JL-5.4.5-003

篇2:企業(yè)經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營(yíng)部檔案定義:從經(jīng)銷(xiāo)商合同、采購(gòu)合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣(mài)店)、客戶經(jīng)營(yíng)情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫(huà)》訂單)、客戶書(shū)面反饋情況、經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門(mén)合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件、經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄等經(jīng)營(yíng)資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營(yíng)部檔案。

一、目的

通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營(yíng)部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開(kāi)、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jī)的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開(kāi)展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見(jiàn);負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營(yíng)部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開(kāi)展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營(yíng)資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。

3.7董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書(shū)面報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營(yíng)情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書(shū)內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說(shuō)明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫(kù)管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過(guò)的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲(chóng)處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開(kāi)啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對(duì)與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場(chǎng)所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門(mén),負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊(cè),作業(yè)指導(dǎo)書(shū),安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過(guò)受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊(cè)由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門(mén)審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷(xiāo)毀

5.1本項(xiàng)目無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門(mén)安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄