物業質量管理體系文件控制程序

1目的

對與公司質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于與質量管理體系有關的文件控制。

3職責

3.1總經理負責批準發布質量手冊和程序文件。

3.2副總經理負責綜合部質量手冊和程序文件的貫徹落實。

3.3管理者代表負責審核質量手冊和程序文件。

3.4物業部是文件的主責部門并負責組織對現有體系文件的定期評審及修改和資源提供。

3.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3.6各部門資料員負責本部門與質量管理體系有關的文件的收集、整理和歸檔等。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1質量手冊和程序文件由綜合部備案保存。

4.1.2第三級文件可分為兩類:

a)部門崗位職責,由各相關部門自行保存并報綜合部備案存檔;

b)其他質量文件:可以是針對特定產品、項目或合同編制的質量計劃其他標準、規范等,文件的組成應適合于其特有的活動方式。由各相應的業務部門保存、使用。

4.1.3公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質量管理體系有關的政策,法規文件等及管理標準(部門管理制度等)部門質量記錄文件等,由綜合部保存。

4.1.4技術標準(國家標準、行業標準、企業標準及作業指導書、檢驗規范等),由工程科保存。

4.2文件的編號

4.2.1質量管理體系文件的編號

a)質量手冊:

質量手冊縮寫代號:ZLSC一版次,手冊中各章以章節號區分。

例如:ZLSC一20**A,表示公司質量手冊20**年第A版。

b)程序文件縮寫代號:C*一版次,程序中各章以章節號區分。

例如:C*41一20**A,表示公司第四章第一個程序文件20**年第A版。

c)質量記錄:主要使用部門代碼一質量手冊中的文件章節號一記錄編號

例如:BG一5.6一01,表示物業部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質量記錄文件。

c)各部門其他質量文件:部門代碼-文件順序號-年號

例如:GC-05-20**,表示工程科于20**年發放的第5號文件。

4.2.2各部門代號規定如下:

物業部:BG;工程科:GC;服務中心:FW。

4.3文件的編寫、審核、批準、發放

文件發布前應得到批準,以確保文件是適宜的和充分的:

質量手冊由物業部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發布,由綜合部負責登記、發放;

程序文件由各部門負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經理批準發布,由綜合部負責登記、發放;

各部門崗位質量職責由各部門經理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經理批準,綜合部負責登記、發放;

應確保文件使用的各場所都得到相應文件的適用版本。文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。

4.4文件的受控狀況

文件分為'受控"和"非受拄"兩大類,凡與質量體系運行緊密相關的文件應為受控文件,由各主管部門按規定執行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態的印章,并注明分發號。

4.5文件的更改

a)質量手冊由物業部組織更改,填寫《文件更改申請》,經管理者代表審核,上報總經理批準后更改,由綜合部發放。物業部應保留文件更改內容的記錄;

b)其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請單》,經原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料;

c)所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

d)應能識別所有文件的修訂狀態,如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。

4.6文件的領用

a)文件使用者應填寫《文件發放、回收記錄》,經相應主管部門負責人審批方可領用。

b)因破損而重新領用的新文件,分發號不變,并收回相應舊文件;因丟失而補發的文件,應給予新的分發號,并注明已丟失的文件的分發號失效;發放部門作好相應發放簽收記錄。

4.7文件的保存、作廢與銷毀

4.7.1文件的保存

a)與質量管理體系相關的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風,安全的地方;

b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。

c)對受控文件,各部門資料員應及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應將清單副本報綜合部備案,如內容沒有變化,應通知物業部;

d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.7.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出,并標注"作廢"字樣,確保防止作廢文件的非預期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當的標識;

c)對要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由物業部授權相關部門銷毀。

4.7.3文件的復制

復制與質量管理體系有關的文件,由相關部門負責人按規定權限審批后向資料管理人復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

4.8外來文件的控制

4.8.1收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發以確保其有效。

4.8.2工程科負責收集相關國家、行業、國際標準的最新版本,統一編號、加蓋受空印章,分發到相關部門使用,并把舊標準收回。

4.8.3各部門要把上述標準及其他與質量管理體系有關的外來文件填入"部門受控文件清單",并報物業部備案。

4.9每年半年由物業部組織對現有質量管理體系文件進行定期評審,各部門結合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執行4.5條款規定。

4.10對承載媒體不是紙張的文件的

控制,也應參照上述規定執行。

4.11作為質量記錄的文件應執行《質量記錄控制程序》。

5相關文件

5.1《質量記錄控制程序》。

6質量記錄

6.1《文件發放、回收記錄》。

6.2《部門受控文件清單》。

6.3《文件更改申請》。

6.4《文件銷毀申請》。

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質量手冊文件控制程序

QMS質量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經理負責批準發布質量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質量管理體系有關的文件(本手冊已規定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質分類

a)質量手冊(含程序文件、形成文件的質量方針和質量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業指導書、操作規程、圖樣、技術文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規則》.

3.2.6技術圖樣和文件的編號按機構標準及設計文件完整性標準執行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經管理者代表審核,總經理批準。

3.3.2部門質量文件由相關部門編寫,部門經理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。

3.4文件的發放

3.4.1文件管理部門根據對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經主管領導審批后填寫《文件發放、回收記錄》,發放文件。

3.4.2文件發放時辦理登記手續,簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發放。

3.4.4公司范圍內發放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發放部門辦理更換手續,仍沿用原文件分發號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發放部門說明丟失原因,申請補發。補發的文件應給予新的分發號,并注明原文件分發號作廢。

3.4.7提供的認證機構和供方的文件,按內部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現有體系文件的適用性、協調性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據;

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據的有關材料;

3.6.3文件更改經批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發放時,應按《文件發放、回收記錄》的名單發放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發放部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發的部門或人員。綜合部負責分發并控制其版本。

3.8.2質量管理體系文件原稿由綜合部統一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》