1.0程序目的

通過對(duì)與管理處質(zhì)量有關(guān)的文件(包括外來文件,如適用的國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)主提供文件和上級(jí)發(fā)文等)的管理控制,確保其有嚴(yán)格的分類編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放管理、有效控制、保管和更改的規(guī)定,使管理處的各項(xiàng)工作依據(jù)正確的指示進(jìn)行。

2.0適用范圍

適用于管理處所有與管理工作有關(guān)的文件的管理與控制。

3.0主要職責(zé)和權(quán)限

3.1管理處客服中心文員負(fù)責(zé)公司管理體系文件和其它相關(guān)文件的收集、分類編號(hào)、整理存檔保管、發(fā)放及其它相關(guān)工作。

3.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的管理和控制。

4.0程序內(nèi)容

4.1文件的編制、審核、批準(zhǔn)

文件的編制、審核和批準(zhǔn)按下述規(guī)定執(zhí)行:

文件類別編制審核批準(zhǔn)

4.2文件的歸屬、分類、編號(hào)

4.2.1管量處所有的已審批生效的程序文件、工作手冊(cè)、質(zhì)量記錄表格均應(yīng)歸檔、分類,由管理處統(tǒng)一編號(hào)。

4.2.2管理處所有已審批的外來文件,根據(jù)類別交管理處客服中心文員和各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔、分類。

編號(hào)方法如下:

(1)JYHT-QP-□□(程序文件)

(2)JYHT-□□-□□(工作手冊(cè))

(3)QR-□□-□□(操作表格)

4.3管理文件的有效性控制

4.3.1為確保管理處管理體系的有效性能夠得到控制,對(duì)所有文件及表格采用版次來控制最新有效版次。版本采用英文字母如:A、B、C表示第一版本、第二版本、第三版本;改次采用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字如00、01、02表示未經(jīng)修改、第一次修改、第二次修改。

4.4管理體系文件發(fā)放

4.4.1程序文件的發(fā)放由管理處客服中心文員將程序文件復(fù)印,讓部門責(zé)任人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽字后發(fā)放。

4.4.2部門工作手冊(cè)的發(fā)放,由管理處客服中心文員復(fù)印后,讓部門責(zé)任人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽字后發(fā)放。

4.4.3操作記錄空白表格作為規(guī)范填寫方式的文件,其發(fā)放由各部門責(zé)任人制定《操作記錄表格一覽表》,進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制。

4.5管量體系文件的保管和借閱

4.5.1管理體系文件由各部門責(zé)任人負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔保管,嚴(yán)禁復(fù)印。

4.5.2如管理處內(nèi)部員工需要暫借閱某種管理體系文件和資料,應(yīng)到相關(guān)部門辦理借閱和歸還手續(xù),并填寫在《管理體系文件借閱登記表》。

4.6管理體系文件的更改

4.6.1在管理處管理體系運(yùn)作過程中,各種因素均可導(dǎo)致管理體系文件和資料的更改,其原因、內(nèi)容由申請(qǐng)更改的相關(guān)部門提出,并填寫《管理體系文件更改申請(qǐng)表》交管理處,由管理處與原文件編寫部門/人進(jìn)行更改。

4.6.2管理體系文件的更改一般由其原審批部門/人審批,如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時(shí),該部門/人需獲得審批所需依據(jù)的背景資料,以保證修改之適宜性。文件編寫部門/人應(yīng)將審批后的更改文件交與管理處。

4.6.3管理處客服中心文員接到已審批《質(zhì)量體系文件更改申請(qǐng)表》和更改文件后,應(yīng)更新文件原版,復(fù)印更改的管理體系文件后,按《文件發(fā)放/回收記錄表》發(fā)給文件相關(guān)部門及換回作廢質(zhì)量體系文件和資料。

4.7管理體系文件的作廢

4.7.1對(duì)于已作廢的管量體系文件,由管理處客服中心文員或相關(guān)部門文件管理員統(tǒng)一保管,其上應(yīng)注明“作廢”字樣,并在《管理處保留作廢管理體系文件登記表》上登記。

4.8外來文件的管理

本程序所提及外來文件指適用的國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、業(yè)主提供的文件和上級(jí)發(fā)文等。

4.8.1編號(hào)由收文部門對(duì)外來文件進(jìn)行編號(hào),編號(hào)方法為:

1)發(fā)文單位有統(tǒng)一的原編號(hào)時(shí),保持原編號(hào)。

2)單位無統(tǒng)一編號(hào)時(shí),由收文單位按收文時(shí)間先后編號(hào)。

4.8.2外來文件的有效性控制

1)外來文件如適用的國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、業(yè)主提供的文件和上級(jí)發(fā)文等,由文件歸口部門填寫《外來文件登記表》。對(duì)國家、行業(yè)、地方的標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等對(duì)物業(yè)服務(wù)有強(qiáng)制性的外來文件,并經(jīng)審批后生效。

2)文件歸口部門對(duì)有更新要求的外來文件應(yīng)每年跟蹤一次最新有效版本,填寫在《外來文件登記表》中,及時(shí)獲取、更新和發(fā)放最新版本外來文件,確保公司使用的外來文件為最新有效版本。

4.8.3外來文件的發(fā)放

1)與物業(yè)服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的、有強(qiáng)制性要求的外來文件,由歸口部門發(fā)放,同時(shí),讓接收人在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽收。

2)理性文件由行政人事部按公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱,不需編制文件控制清單。

5.8.4外來文件的保管

外來文件由歸口部門分類造冊(cè),歸檔保管,借閱文件時(shí)應(yīng)填寫《管理體系文件借閱登記表》

5.0支持性文件

《操作記錄控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6

.1《外來文件登記表》

6.2《管理體系文件借閱登記表》

6.3《管理體系文件更改申請(qǐng)表》

6.4《管理處保留作廢質(zhì)量體系文件登記表》

6.5《文件發(fā)放/回收記錄表

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營部會(huì)議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對(duì)經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對(duì)與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門,負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊(cè),作業(yè)指導(dǎo)書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊(cè)由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項(xiàng)目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄