工程項(xiàng)目文件和資料的控制程序

1、與質(zhì)量有關(guān)的文件和資料

1.1本手冊(cè)所控制的文件是指質(zhì)量體系建立與實(shí)施中形成的質(zhì)量文件和與工程質(zhì)量有關(guān)的文件。本手冊(cè)提及的資料是指形成或證實(shí)質(zhì)量文件所依據(jù)或引用的資料,如合格分包商名單等。

1.2文件受控是指對(duì)文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收等均應(yīng)納入程序,并按規(guī)定管理。

1.3與本項(xiàng)目質(zhì)量體系要求和控制工程質(zhì)量有關(guān)的文件和資料包括:

項(xiàng)目文件,包括質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量策劃報(bào)告、與質(zhì)量有關(guān)的規(guī)章、制度和行政文件、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。

標(biāo)準(zhǔn)類文件,包括本工程設(shè)計(jì)規(guī)范以及國(guó)家和地方頒布的有關(guān)工程施工的各類技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)圖集、定額等。

合同文件,包括業(yè)主合同、分包合同、采購(gòu)合同等。

圖紙類文件,包括各類工程施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程洽商等。

外來(lái)文件,包括業(yè)主來(lái)函、分包商來(lái)函、供應(yīng)商來(lái)函、政府或上級(jí)主管單位下發(fā)的與質(zhì)量有關(guān)的文件。

外發(fā)信函,就有關(guān)工程質(zhì)量問(wèn)題的外發(fā)信函。

質(zhì)量記錄,包括質(zhì)量體系運(yùn)行記錄和與工程質(zhì)量有關(guān)的記錄。

2、文件和資料的批準(zhǔn)和發(fā)布

2.1文件和資料在發(fā)布前,發(fā)文單位必須請(qǐng)有關(guān)人員(詳見(jiàn)下表規(guī)定)對(duì)文件和資料的內(nèi)容、適用性和發(fā)放范圍進(jìn)行審批。審批人員在確定文件和資料的發(fā)放范圍時(shí),應(yīng)注意使與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的各個(gè)場(chǎng)所,都能得到相應(yīng)文件的有效版本。

文件和資料的管理職責(zé)

文件類型編制審核批準(zhǔn)登記、發(fā)放、存檔

質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量部質(zhì)量部經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理質(zhì)量部

規(guī)章制度有關(guān)部門(mén)質(zhì)量部和行政部經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理*行政管理部

行政文件有關(guān)部門(mén)行政部經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)行政管理部

業(yè)主、分包合同合約估算部有關(guān)部門(mén)會(huì)審項(xiàng)目經(jīng)理*合約估算部

采購(gòu)合同物資采購(gòu)部有關(guān)部門(mén)會(huì)審項(xiàng)目經(jīng)理*物資采購(gòu)部

標(biāo)準(zhǔn)、圖紙類文件技術(shù)準(zhǔn)備部接收、采購(gòu)技術(shù)準(zhǔn)備部

注:1.有關(guān)部門(mén)是指與負(fù)責(zé)該方面工作的部門(mén)。

2."*"代表項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理的委托代理人。

3.主管領(lǐng)導(dǎo)是指由總經(jīng)理指定的分管該方面工作的領(lǐng)導(dǎo)。

2.2文件和資料的發(fā)布單位應(yīng)定期編制并發(fā)放本單位發(fā)布的受控文件清單,以便所有使用這些文件的單位查證文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),及時(shí)從所有使用場(chǎng)所撤出作廢文件,防止誤用。

2.3所有文件和資料的收文和發(fā)放均應(yīng)登記,各單位的資料員負(fù)責(zé)文件的收發(fā)與登記。

3、文件和資料的標(biāo)識(shí)印章

3.1質(zhì)量手冊(cè)、規(guī)章制度、質(zhì)量策劃報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)類文件等在發(fā)放時(shí),發(fā)放單位應(yīng)在文件和資料上加蓋"受控"印章予以標(biāo)識(shí),并注明受控編號(hào)和發(fā)放日期。

3.2外來(lái)文件,收文單位應(yīng)在文件上加蓋"收文章"予以標(biāo)識(shí),并注明收文編號(hào)和收文日期。

3.3對(duì)保留的作廢文件和資料,由發(fā)文單位在文件和資料上加蓋"作廢"印章予以標(biāo)識(shí)。

4、文件和資料的更改

4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負(fù)責(zé),其審批由該文件的原審批單位進(jìn)行。

4.2當(dāng)指定其他單位審批時(shí),該單位應(yīng)獲得原審批所依據(jù)的背景資料。

4.3文件更改時(shí),與之相關(guān)的文件必須同時(shí)更改。

4.4文件和資料需要更改時(shí),更改單位應(yīng)及時(shí)向使用單位發(fā)出文件更改通知。

4.5文件和資料的更改方法:

換頁(yè):即對(duì)文件經(jīng)過(guò)一定手改次數(shù)后,應(yīng)換頁(yè)。

換版:即文件經(jīng)多次更改,或經(jīng)大幅度修改后應(yīng)進(jìn)行換版,原版文件作廢。

手改:文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字,在相應(yīng)一邊寫(xiě)上更改后文字。手改只能進(jìn)行劃改,不允許壓改。

5、文件和資料的作廢、回收及銷毀

5.1作廢文件由發(fā)出部門(mén)及時(shí)收回,防止誤用。

5.2資料員應(yīng)及時(shí)對(duì)作廢文件進(jìn)行銷毀。

5.3對(duì)因需要保留的作廢文件,應(yīng)加蓋"作廢"印章予以標(biāo)識(shí)。

篇2:企業(yè)經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營(yíng)部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營(yíng)部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購(gòu)合同、合格供方資料及評(píng)審記錄、市場(chǎng)調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營(yíng)情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫(huà)》訂單)、客戶書(shū)面反饋情況、經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門(mén)合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件、經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄等經(jīng)營(yíng)資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營(yíng)部檔案。

一、目的

通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營(yíng)部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開(kāi)、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jī)的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開(kāi)展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見(jiàn);負(fù)責(zé)對(duì)檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營(yíng)部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評(píng)審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開(kāi)展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營(yíng)資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營(yíng)部檔案。

3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。

3.7董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部對(duì)經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報(bào)告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂并結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書(shū)面報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營(yíng)部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營(yíng)情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營(yíng)部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書(shū)內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說(shuō)明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào),并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫(kù)管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過(guò)的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲(chóng)處理,對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

五、獎(jiǎng)懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。

5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.3對(duì)于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。

5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。

5.5對(duì)于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專用電腦,私自開(kāi)啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對(duì)進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對(duì)與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場(chǎng)所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門(mén),負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊(cè),作業(yè)指導(dǎo)書(shū),安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過(guò)受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊(cè)由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門(mén)審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項(xiàng)目無(wú)權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門(mén)安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄