公司EMS程序文件范本:環(huán)境記錄控制程序

十四.環(huán)境記錄控制程序

1.主題內(nèi)容與適用范圍

本程序規(guī)定了環(huán)境記錄的標(biāo)識、收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置的方法。

本程序適用于公司各種環(huán)境記錄(包括合同分供方提供的環(huán)境記錄)的控制和管理工作。

2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―規(guī)范及使用指南》

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

3.職責(zé)

3.1推行辦負(fù)責(zé)制定公司內(nèi)使用的各種環(huán)境記錄的標(biāo)識方法及環(huán)境記錄的范圍。

3.2各環(huán)境職能部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍,對各種環(huán)境記錄進(jìn)行收集、編目、歸檔、儲存、保管和處置工作。

4.程序

4.1環(huán)境記錄的范圍

環(huán)境記錄包括各種證明對污染控制情況符合規(guī)定要求和環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的各種報(bào)告、記錄:如質(zhì)量審核報(bào)告、管理評審記錄、過程控制和糾正措施記錄、人員資格和培訓(xùn)記錄等。

4.2環(huán)境記錄的媒介形式

環(huán)境記錄可以載以任何形式的媒體,如文字、硬拷貝、電子媒體等。

4.3環(huán)境記錄的填寫規(guī)定

4.3.1記錄要清楚、工整、全面、易懂,便于查閱、追溯。

4.3.2記錄要準(zhǔn)確、具體、及時(shí),當(dāng)場記錄,避免事后回憶、追憶。

4.3.3填寫記錄時(shí)原則上使用鋼筆,墨水要用碳素墨水,有復(fù)寫要求或操作有難度時(shí)方可使用圓珠筆,禁止使用鉛筆和紅墨水筆。

4.3.4記錄填寫有錯(cuò)誤時(shí),不得在記錄上隨意涂改,也不得使用涂改液涂改;應(yīng)在原記錄上劃兩條平行線,要求能看到原數(shù)據(jù);在旁邊寫上新數(shù)據(jù)時(shí),應(yīng)有更改者的簽名或加蓋個(gè)人印鑒。

4.3.5記錄要依規(guī)定填寫齊全,不準(zhǔn)留空白項(xiàng)。

4.3.6不準(zhǔn)在記錄中書寫與記錄無關(guān)的內(nèi)容,不準(zhǔn)在框格外填寫內(nèi)容,若空間不足可加附頁。

4.3.7記錄中禁止使用繁體字和不規(guī)范的簡化字。

4.4質(zhì)量記錄的標(biāo)識

4.4.1推行辦負(fù)責(zé)制定環(huán)境記錄的編號原則和方法,各部門按規(guī)定對記錄進(jìn)行編號。

4.4.2編號方法

Q/*DZGT.H□□□□□

記錄順序號

三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示本部門環(huán)境

記錄順序號

部門代號

兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示部門代號

管理標(biāo)準(zhǔn)代號

G代表管理標(biāo)準(zhǔn),T代表體系,H代表環(huán)境記錄

企標(biāo)代號

4.4.3部門代號:《管理性作業(yè)文件編寫規(guī)定》。

4.5環(huán)境記錄的控制

4.5.1各控制部門應(yīng)填寫《環(huán)境管理體系記錄清單》,并將其復(fù)印件報(bào)推行辦,明確本部門所控制的質(zhì)量記錄的傳遞程序、保存地點(diǎn)和期限,負(fù)責(zé)相應(yīng)環(huán)境記錄的定期收集、整理、歸檔、保管和處置。

4.5.2環(huán)境記錄的儲存和保管方式必須便于存取,并有適宜的儲存和保管環(huán)境,防止損壞、變質(zhì)或丟失。

4.5.3環(huán)境記錄的借閱按各單位文件資料管理辦法執(zhí)行。

4.6環(huán)境記錄的保存期限

4.6.1長期保存的環(huán)境記錄

a.管理評審報(bào)告:3年;

b.第三方環(huán)境管理體系認(rèn)證報(bào)告:3年;

c.內(nèi)部環(huán)境管理體系審核報(bào)告:3年;

d.資格評定記錄:6年。

4.6.2隨受控對象而確定時(shí)間的環(huán)境記錄:(一年以上到受控停止后一年)

a.檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備的檢定校準(zhǔn)數(shù)據(jù)記錄;

b.合同分供方的有關(guān)環(huán)境記錄;

c.產(chǎn)品更改、工藝更改記錄;

d.文件資料發(fā)放和更改記錄;

e.糾正措施記錄;

f.工藝紀(jì)律檢查記錄。

4.6.3無定期保存的環(huán)境記錄(一年以上)。

4.7環(huán)境記錄的處理

4.7.1合同要求時(shí),在商定期內(nèi)環(huán)境記錄必須能提供給顧客或其代表在進(jìn)行評價(jià)時(shí)查閱。

4.7.2到達(dá)保存期限后,由部門領(lǐng)導(dǎo)組織進(jìn)行銷毀并保存銷毀記錄。

5.支持性文件、作業(yè)文件

篇2:QMS質(zhì)量手冊質(zhì)量記錄控制程序

QMS質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制程序

1.目的:

對質(zhì)量管理體系所要求的予以控制,以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.適用范圍:

本程序適用證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。

3.職責(zé)

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應(yīng)填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質(zhì)量記錄清單》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總,內(nèi)容包括記錄的名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限、保存部門等。各部門應(yīng)將本部門使用的質(zhì)量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標(biāo)識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負(fù)責(zé)收集和整理編目,保證各項(xiàng)記錄完整。

4.3.2質(zhì)量管理體系記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定進(jìn)行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時(shí),內(nèi)容正確完整,字跡應(yīng)清晰,能準(zhǔn)確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤,要用劃線的方式進(jìn)行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報(bào)告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時(shí)由保管人員進(jìn)行審查,內(nèi)容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應(yīng)防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管方式要分類、分項(xiàng),易于查找,便于存取,為有關(guān)方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制

4.5.1各部門向綜合部領(lǐng)用所需記錄的空白表,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復(fù)制,要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價(jià)值時(shí),由保管人員提出申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》,經(jīng)管理者代表審批后,統(tǒng)一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規(guī)定其保存期限,保存期滿后,經(jīng)公司管理者代表審查認(rèn)為暫時(shí)還不能銷毀時(shí),要加以標(biāo)識,注明繼續(xù)保存期限,繼續(xù)保存下去。

5.相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

6.1《質(zhì)量記錄清單》

6.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復(fù)制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質(zhì)量記錄控制程序

工廠質(zhì)量記錄控制程序

1.目的

確保質(zhì)量記錄的有效性、完整性,為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求提供客觀證據(jù),并為有追溯性要求的場合提供證實(shí)。

2.適用范圍

適用于所有與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質(zhì)量記錄的控制活動(dòng)。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的歸口管理,負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄標(biāo)識、樣式適用性的審核和確認(rèn),并匯編質(zhì)量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)的專業(yè)性質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發(fā)、保存和管理。

4.3記錄人員負(fù)責(zé)認(rèn)真填寫,保證質(zhì)量記錄真實(shí)、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄的形成及其范圍

5.1.1質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。根據(jù)質(zhì)量可追溯性要求和質(zhì)量活動(dòng)的需要,各部門在編制程序文件的同時(shí)制定與各程序文件相適應(yīng)的記錄表單,在質(zhì)量記錄表單投入使用前,由各部門上報(bào)質(zhì)保部進(jìn)行適用性審核和確認(rèn)。

5.1.2根據(jù)產(chǎn)品性能要求,為證實(shí)產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系運(yùn)行有效,所產(chǎn)生與質(zhì)量體系相適應(yīng)的各種質(zhì)量記錄,均需受控。

5.1.3質(zhì)量記錄包括與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄、與產(chǎn)品有關(guān)的記錄、來自顧客和分承包方的質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄的管理要求

5.2.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識

a.質(zhì)量記錄的標(biāo)識應(yīng)與相應(yīng)質(zhì)量體系程序文件中設(shè)定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質(zhì)量記錄的標(biāo)識標(biāo)志在記錄表右上角的適當(dāng)位置。

5.2.2質(zhì)量記錄的編目

a.為便于質(zhì)量記錄管理、檢索和查閱,質(zhì)量記錄由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編目。

b.質(zhì)保部每年對各部門質(zhì)量記錄的適用性進(jìn)行一次核查,作適當(dāng)增刪。

5.2.3質(zhì)量記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄應(yīng)正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內(nèi)容完整。

5.2.4質(zhì)量記錄的收集

質(zhì)量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準(zhǔn)確性,并進(jìn)行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質(zhì)量記錄的貯存

a.質(zhì)量記錄應(yīng)有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環(huán)境應(yīng)防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄,如存貯在電子媒體上的質(zhì)量記錄應(yīng)注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內(nèi)容丟失;

d.對重要記錄,必要時(shí)須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質(zhì)量記錄的保存

質(zhì)量記錄保管期限需根據(jù)國家法令法規(guī)、行業(yè)通用準(zhǔn)則、顧客特殊要求和產(chǎn)品責(zé)任方面要求制訂,并寫入《質(zhì)量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產(chǎn)品/過程認(rèn)可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗(yàn)報(bào)告須在該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存一個(gè)日歷年;

(2)控制圖、檢驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制卡、PPM報(bào)告等質(zhì)量業(yè)績記錄保存二年;

(3)內(nèi)部質(zhì)量體系/過程/產(chǎn)品審核報(bào)告、管理評審報(bào)告保存三年;

(4)所有涉及到產(chǎn)品安全性的質(zhì)量記錄至少保存15年。

5.2.7質(zhì)量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫借閱/歸還登記表,本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在資料室內(nèi)查閱,如需外借,由管理人員提供復(fù)印件,并應(yīng)按規(guī)定期限歸還;

b.合同要求時(shí),在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價(jià)時(shí)查閱,查閱手續(xù)由質(zhì)保部辦理,需廠長批準(zhǔn)。

5.2.8質(zhì)量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價(jià)值的質(zhì)量記錄,由記錄保管部門負(fù)責(zé)人提出申請、填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》后,報(bào)質(zhì)保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質(zhì)量記錄需銷毀的,由部門負(fù)責(zé)人審批后,方可銷毀。

b.質(zhì)量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》。

5.2.9質(zhì)量記錄格式的修改

a.質(zhì)量記錄格式需要修改時(shí),填寫《質(zhì)量記錄格式審批表》,并附表樣,由質(zhì)保部審批。

b.修改后的質(zhì)量記錄格式啟用時(shí),責(zé)任部門負(fù)責(zé)將原質(zhì)量記錄表收回,交質(zhì)保部統(tǒng)一處理。

5.3質(zhì)量記錄的分析評定和分發(fā)

5.3.1單獨(dú)的報(bào)告、周期性連續(xù)報(bào)告和狀態(tài)報(bào)告應(yīng)被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗(yàn)與試驗(yàn)的證明;

c.產(chǎn)品認(rèn)可/過程認(rèn)可;

d.能力證明(人/機(jī)器包括模具/組織的質(zhì)量能力);

e.質(zhì)量審核(體系、過程、產(chǎn)品審核);

f.材料檢驗(yàn);

g.校準(zhǔn);

h.質(zhì)量控制圖;

i.索賠;

j.所實(shí)施的糾正措施的證明;

k.質(zhì)量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質(zhì)量損失的證明;

n.預(yù)防性保養(yǎng)記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責(zé)任的質(zhì)量記錄進(jìn)行定期分析評定,編制分析報(bào)告,提交管理者代表審批。

5.3.3經(jīng)審批后的分析評定報(bào)告由質(zhì)保部分發(fā)給各個(gè)責(zé)任部門使用。

6.相關(guān)文件和表單

QR/SH16.01-01《質(zhì)量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質(zhì)量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質(zhì)量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質(zhì)量記錄借閱/歸還登記表》