物業公司操作記錄控制程序規范
1.0程序目的
通過對管理處所有與管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準確、清晰,以證明物業管理服務質量滿足規定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現可追溯性及采取糾正和預防措施提供依據。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關記錄的管理和控制。
3.0主要職責和權限
3.1管理處負責監督《操作記錄控制程序》執行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責與本部門工作相關的質量記錄的領用、收集、整理、標識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執行。
4.1.2對規定有"記錄編號"的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□-□□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示2007年)
4.1.3外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發給各部門責任人。各部門必須按規定使用操作記錄表格。
4.2質量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2各部門責任人在接收操作記錄表格時,應注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3各部門責任人應將操作記錄表格保存在適宜的環境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、保存期限及過期的處理
4.3.1管理處負責編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當管理體系文件發生更改變動時,管理處應相應修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執行參考《文件控制程序》。
4.3.2當業主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經管理處主任及經理同意,由部門責任人協助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3當操作記錄超過規定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1各部門可根據實際工作的需要,增加或更改現有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執行。
4.4.2管理處客服中心文員在收到經過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發放新的空白表格。
4.4.3對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應清楚地填寫表格中的各項內容,需要簽名時應嚴格按要求執行,確保操作記錄完整、準確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》
篇2:物業公司操作記錄控制程序規范
1.0程序目的
通過對管理處所有與管理有關的記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理之控制,確保記錄完整、準確、清晰,以證明物業管理服務質量滿足規定要求,管理處的管理體系在有效地運行,并為實現可追溯性及采取糾正和預防措施提供依據。
2.0適用范圍
適用于管理處所有與管理有關記錄的管理和控制。
3.0主要職責和權限
3.1管理處負責監督《操作記錄控制程序》執行和管理處所有操作記錄表格的管理。
3.2各部門負責與本部門工作相關的質量記錄的領用、收集、整理、標識、歸檔、貯存、保存。
4.0工作程序
4.1.1質量記錄表格的名稱、編號及版次由管理處負責編制,確保每種表格均有唯一的名稱和編號。具體編號方法參照《文件控制程序》執行。
4.1.2對規定有"記錄編號"的操作記錄由操作記錄填寫人按時間日期順序進行編號填寫,確保每份記錄均有唯一的記錄編號。編號方式如下:
□□-□□-□□-□□
分序號(必要時加,如01、02)
日期(如‘09’表示9日)
月份(如‘08’表示8月)
年份(如‘07’表示2007年)
4.1.3外購的操作記錄空白表格采用原表格編號或不做表格編號和記錄編號要求。
4.1.4管理處所有操作記錄空白表格由管理處客服部文員統一管理,并編制《操作記錄表格一覽表》,隨操作記錄空白表格一起發給各部門責任人。各部門必須按規定使用操作記錄表格。
4.2質量記錄的收集、歸檔、檢索、貯存及防護
4.2.1填寫的操作記錄由各部門定期收集并按類別分別裝訂成冊,并基本保證編號的順序,以便檢索。
4.2.2各部門責任人在接收操作記錄表格時,應注意檢查操作記錄項目填寫是否齊全,確保所收集的操作記錄有效。
4.2.3各部門責任人應將操作記錄表格保存在適宜的環境中,防止操作記錄被更改、丟失或破壞,必要時應采取防潮、防鼠措施,確保操作記錄的完好。
4.3操作記錄的查閱、保存期限及過期的處理
4.3.1管理處負責編制《操作記錄表格一覽表》,在表中規定操作記錄的保存期限和其它需注意事項,當管理體系文件發生更改變動時,管理處應相應修訂《操作記錄表格一覽表》,具體執行參考《文件控制程序》。
4.3.2當業主(住戶)或管理處人員需要查閱記錄時,須經管理處主任及經理同意,由部門責任人協助查閱,防止操作記錄被損壞或更改。
4.3.3當操作記錄超過規定保存期限時,由部門責任人填寫《過期操作記錄處理登記表》,連同過期操作記錄一并送管理處客服中心文員,由管理處決定處理方式統一處理,并記錄在《過期操作記錄處理登記表》中。對需要長期保存的操作記錄,各部門按公司相關檔案管理制度執行。
4.4操作記錄空白表格的增加、更改
4.4.1各部門可根據實際工作的需要,增加或更改現有的操作記錄空白表格,具體由使用部門提出申請,填寫《管理體系文件更改申請表》,按照《文件控制程序》執行。
4.4.2管理處客服中心文員在收到經過審批的《管理體系文件更改申請表》后,應及時撤回作廢舊有的操作記錄空白表格,同時發放新的空白表格。
4.4.3對新增或取消操作記錄空白表格的情況,管理處客服中心文員還應更改《操作記錄表格一覽表》,具體按照《文件控制程序》執行。
4.5其他要求
使用操作記錄空白表格的人員應清楚地填寫表格中的各項內容,需要簽名時應嚴格按要求執行,確保操作記錄完整、準確、清晰,如實反映實際情況。
5.0支持性文件
5.1《操作記錄表格一覽表》
6.0質量記錄
6.1《過期操作記錄處理登記表》
篇3:物業管理方針目標指標和管理方案控制程序
上海物業管理有限公司
QEO/HW-B-5.4.1(4.3.3/4.3.3)
A/0
方針、目標(指標)和管理方案控制程
編制：
審核：
批準：
發放編號：
受控狀態：
20**年*月*日發布
20**年*月*日實施
方針、目標(指標)和管理方案控制程序
1目的
制定并實施質量、環境、職業健康安全方針、目標(指標)和管理方案，為物業管理服務質量的提高、環境污染事故的預防和員工職業健康安全以及管理體系的持續改進提供保證。
2適用范圍
適用于本公司質量、環境、職業健康安全方針、目標(指標)和管理方案的制定、更改和實施。
3職責
3.1總經理負責制定質量、環境、職業健康安全方針，負責質量、環境、職業健康安全目標(指標)和管理方案的審批。
3.2*部門組織制定質量、環境、職業健康安全目標(指標)和管理方案，并監督和檢查管理體系方針、目標(指標)和管理方案的實施。
4工作程序
4.1質量、環境、職業健康安全方針
4.1.1質量、環境、職業健康安全方針的制定
總經理以提高質量、環境、職業健康安全管理水平為目的，針對本公司實際情況，同時考慮法律法規及相關方的要求，制定質量、環境、職業健康安全方針并形成文件，傳達到全體員工。
質量、環境、職業健康安全方針應確保：
a)與本公司的宗旨相適宜。
b)適合于本公司活動、服務的性質、規模，適合于本公司環境的影響、職業健康安全風險的性質和規模。
c)對滿足顧客及其他相關方的要求，對持續改進、污染預防和預防傷害與疾病作出承諾;對遵守有關質量、環境、職業健康安全法律法規和其他要求作出承諾。
d)提供建立和評審目標(指標)的框架。
e)與本公司的其他方針一致。
4.1.2質量、環境、職業健康安全方針的更改
每次管理評審，均需對質量、環境、職業健康安全方針進行評價，確保其適宜性。
當質量、環境、職業健康安全方針需要更改時，需報經總經理批準，形成文件后重新向為公司或代表公司工作的人員傳達。
4.1.3質量、環境、職業健康安全方針的管理
a)方針的制定、修訂、評審，均需聽取員工或其代表的意見。
b)通過文件分發、會議、宣傳欄宣傳等方式向全體員工宣傳貫徹質量、環境、職業健康安全方針。
c)以適當的方式(如建立宣傳牌)向公眾公開質量、環境、職業健康安全方針，并保證相關方獲得質量、環境、職業健康安全方針。
4.2質量、環境、職業健康安全目標(指標)
4.2.1質量、環境、職業健康安全目標(指標)的制定
a)質量、環境、職業健康安全目標(指標)制定的時機
●總辦每年12月底(本年度最后一次管理評審之后)組織各部門根據質量、環境、職業健康安全方針，本年度質量、環境、職業健康安全狀況以及其他外界因素的變更，制定新的質量、環境、職業健康安全目標(指標)，經管理者代表審核，總經理批準后生效。
●管理體系建立之初的質量、環境、職業健康安全目標(指標)，由管理者代表根據企業現狀診斷(其中包含初始環境安全評審等)結果，組織各部門制定，總經理審批后予以傳達和實施。
b)質量、環境、職業健康安全目標(指標)制定時應考慮的事項：
●本公司的質量、環境、職業健康安全方針;
●生產和服務要求及滿足生產和服務要求所需的內容;
●法律、法規和其他要求;
●重要環境因素、不可接受風險;
●相關方要求;
●技術、財務及實施的可行性;
●預防為主和持續改進的精神;
●應盡可能量化，并設置可測量參數;
●將目標(指標)細化到有關職能部門;
●為目標(指標)的實現設置完成時間。
4.2.2質量、環境、職業健康安全目標(指標)的更改
在方針、相關法律法規及其他要求和環境、職業健康安全管理方案的進度狀況以及其他內外界因素(包括市場、產品、活動、服務發生變化等)等發生變更時，目標(指標)可重新評審和修訂。
質量、環境、職業健康安全目標(指標)分別由管理者代表組織進行更改，報總經理批準后生效。
4.2.3質量、環境、職業健康安全目標和指標的管理
a)公司通過宣傳、張貼、發文件等形式，確保為組織和代表組織工作的人員清楚本公司及本部門目標(指標)并付諸實施。
b)經總經理批準后，可向相關方公開本公司的質量、環境、職業健康安全目標(指標)。
c)各部門根據公司的目標(指標)，制定本部門分目標(指標)并組織實施，總辦每年統計目標(指標)的完成情況，填寫《目標(指標)完成情況統計》，報管理者代表。
d)按《環境、職業健康安全績效監測和測量控制程序》和《合規性評價控制程序》的要求，歸口管理部門對質量、環境、職業健康安全目標(指標)進行檢查。要適時針對存在的問題，采取糾正、糾正措施和預防措施。
e)每次管理評審時，均需對質量、環境、職業健康安全目標(指標)進行評審，確保其適宜性。
4.3環境、職業健康安全管理方案
4.3.1環境、職業健康安全管理方案的編制
a)環境、職業健康安全管理方案編制的要求
●辦公室組織相關部門根據環境、職業健康安全目標(指標)，制定環境、職業健康安全管理方案，并填寫《管理方案表》、《管理方案一覽表》，經管理者代表審核，報總經理批準后實施。
●制定環境、職業健康安全管理方案時，應考慮與實現環境、職業健康安全目標(指標)有關的作業場所、過程、設備、作業組織，包括必要的資金投入和人力資源。
b)環境、職業健康安全管理方案的內容
●依據的環境、職業健康安全目標、指標;
●方法措施、技術手段;
●責任部門;
●預算經費、資源要求;
●開始時間和完成時間。
●其他應包含的內容等等。
4.3.2環境、職業健康安全管理方案的實施
a)環境、職業健康安全管理方案以受控文件的形式發至各職能部門具體實施。
b)環境/安全歸口管理部門負責對環境、職業健康安全管理方案的實施進度與效果進行監督和檢查。
5.3.3環境、職業健康安全管理方案的更改
當因措施發生變更、目標(指標)有變化或公司的活動、產品、服務、運行條件發生變化等情況需要更改環境、職業健康安全管理方案時，重新編制《管理方案表》報管理者代表審核，報經總經理批準后實施，原《管理方案表》附后留檔。
4.3.4環境、職業健康安全管理方案的評審
每次管理評審時，均需對環境、職業健康安全管理方案進行評審，確保其適宜性。
5相關文件
《文件控制程序》
《管理評審控制程序》
6記錄
《目標(指標)完成情況統計》QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-01
《管理方案一覽表》QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-02
《管理方案表》QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-03
目標（指標）完成情況統計QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-01
№:
序號
部門
目標(指標)
完成情況
負責人
簽字
日期
備注
管理方案一覽表QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-02
№:
序號
管理方案
備注
名稱
方法措施
執行部門
計劃進度
經費預算
管理方案表QEO/HW-D-5.4.1(4.3.3/4.3.3)-03
№:
環境/安全
目標(指標)
方案名稱
主管部門
負責人
相關部門
財務預算
主要技術方案和措施：
方案實施計劃
序號
內容
進度和要求
方案實施階段評審
評審人
編制
審核
批準
方案實施結果及說明：
實施部門：
方案驗收情況：
部門
日期*年*月*日
備注：