物業業管理有限公司

質量體系文件控制程序

1目的

對與組織質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

2適用范圍

適用于質量管理體系有關的文件控制。

3職責

3.1質量管理部負責全部質量管理體系文件的發放、回收、歸檔。

3.2各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

4工作程序

4.1文件分類與編號

4.1.1公司一級文件為管理手冊(包含所有過程控制和程序文件)由質量管理部備案保存;

4.1.2公司第二級質量管理體系文件包括各作業文件、外來文件、各類管理文件等。

4.1.3文件分為受控和非受控兩大類,受控文件接受更改控制,非受控文件不接受更改控制。

4.1.4質量管理體系文件的編號

a)一級文件管理手冊:公司名稱代號-QM-版本號,手冊中各章以節號區分。

例如:JD-QM/DC001A/0,表示公司管理手冊第A版。

b)二級文件:例如:JD-QP/DC001A/0,表示公司文件控制程序第A版

c)三級文件:部門代號-文件順序號-年號。

例如:LG-05-2003,表示質量管理部于2003年發放的第5號文件。

部門識別代碼:

辦公室:BG;綜合管理部:ZG;管理策劃部:GL;工程部:SC。綠化清潔部:LQ;保安部:BA,采購部:CG,質量管理部,LG,財務部:CW。

b)質量記錄表式;QR-GB/T19001:2000的條款號(通用記錄替以TY)記錄編號

例如:QR-5.6-01,表示5.6管理評審中的第1個質量記錄文件。

4.2文件的編寫與審批

4.2.1管理手冊由管理者代表領導,質量管理部組織編寫,管理者代表審核,總經理批準;

4.2.2其它有關公司管理活動的規定由管理者代表批準。

4.2.3文件審批以在文件上簽字的形式予以記錄。

4.3文件的發放與管理

4.3.1經批準發放并經復印后的文件原件交質量管理部歸檔。

4.3.2質量管理部發放前制定《受控文件發放范圍清單》,交管理者代表批準后,在文件上加蓋"受控"印章,在發放的文件和資料上注明分發號,按分發號發放,文件領用者應在《文件發放回收登記表》上簽收。批準發布的文件由質量管理部在《受控文件清單》上登記,并填入文件的版本號和修改次(修改次分別用0、1、2……表示,其中0表示未修改,1表示第1次修改,依次類推),以便識別文件的版本和現行修訂狀態。

4.4文件的更改

4.4.1管理手冊由質量管理部組織更改,填寫《文件更改申請》,經管理者代表審核,上報總經理批準后更改,由質量管理部發放,質量管理部應保留文件更改內容的記錄。

4.4.2其他文件的更改由各相應主管部門填寫《文件更改申請》,經原審批部門審批,再由各相應部門指定人員進行更改、發放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

4.4.3所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。

4.5文件的借閱、復制

借閱、復制與質量管理體系有關的文件,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人審批后向質量管理部借閱、復制。

4.6文件的保存、作廢與銷毀

4.6.1文件的保存

a)與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風,安全的場;

b)任何人不得在受控文件上涂改亂畫,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別。

4.6.2文件的作廢與銷毀

a)所有失效或作廢文件質量管理部及時從所有發放或使用場所撤出,加蓋"作廢"印章,確保防止作廢文件的非預期使用;

b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應進行適當的標識;

c)對要銷毀的作廢文件,由相關部門填寫《文件銷毀申請》,經管理者代表批準后,由質量管理部授權相關部門銷毀。

4.7外來文件的控制

外來的技術類文件(包括國家、行業標準、業主和住戶提供的技術資料)及國家法律、法規經質量管理部負責人確認后使用。必要時質量管理部應及時核查法律、法規和各類標準的有效性。外來文件的管理按4.3、4.5、4.6中的規定執行。

4.8質量管理體系文件在實施過程中,由管理者代表組織有關部門每年進行一次評審,做好必要的評審記錄,并及時更新《受控文件清單》,評審后有關部門應按評審意見和4.4條規定進行更改。

4.9對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應參照上述規定執行。

4.10作為質量記錄的文件應執行《記錄控制程序》。

5相關文件

5.1《記錄控制程序》。

6相關記錄

QR-001-01《受控文件發放范圍清單》

QR-001-02《文件發放、回收記錄》

QR-001-03《受控文件清單》

QR-001-04《文件更改申請》

QR-001-05《文件銷毀申請》

QR-001-06《文件借閱、復制登記表》

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質量手冊文件控制程序

QMS質量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經理負責批準發布質量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質量管理體系有關的文件(本手冊已規定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質分類

a)質量手冊(含程序文件、形成文件的質量方針和質量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業指導書、操作規程、圖樣、技術文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規則》.

3.2.6技術圖樣和文件的編號按機構標準及設計文件完整性標準執行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經管理者代表審核,總經理批準。

3.3.2部門質量文件由相關部門編寫,部門經理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。

3.4文件的發放

3.4.1文件管理部門根據對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經主管領導審批后填寫《文件發放、回收記錄》,發放文件。

3.4.2文件發放時辦理登記手續,簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發放。

3.4.4公司范圍內發放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發放部門辦理更換手續,仍沿用原文件分發號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發放部門說明丟失原因,申請補發。補發的文件應給予新的分發號,并注明原文件分發號作廢。

3.4.7提供的認證機構和供方的文件,按內部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現有體系文件的適用性、協調性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據;

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據的有關材料;

3.6.3文件更改經批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發放時,應按《文件發放、回收記錄》的名單發放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發放部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發的部門或人員。綜合部負責分發并控制其版本。

3.8.2質量管理體系文件原稿由綜合部統一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》