1目的

對文件實施控制,確保對管理體系有效運行起重要作用的各個場所都得到相應文件的有效版本,確保與管理體系有關的所有文件處于受控狀態(tài),防止使用作廢的文件,制定本程序。

2適用范圍

適用于云南文山電力股份有限公司(以下簡稱“公司”)的質量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系運行要求的文件及與公司電能質量、服務質量、職業(yè)健康安全績效有關的文件。即管理體系所要求的文件的控制。

3職責

3.1最高管理者

a)批準管理手冊的發(fā)布和更改;

b)負責所管業(yè)務系統(tǒng)的文件審批。

3.2管理者代表

a)審核管理手冊;

b)負責所管業(yè)務系統(tǒng)的文件審批;

c)負責本程序文件的制定、修改和執(zhí)行監(jiān)控。

3.3其他公司領導負責所管業(yè)務系統(tǒng)的文件審批。

3.4安全生產技術部

a)歸口管理文件,組織管理手冊、程序文件和第二層次文件的編制、更改、分級監(jiān)控、發(fā)放與管理;

b)組織編寫管理手冊、管理體系程序;

c)組織制定質量、職業(yè)健康安全目標;

d)組織制定質量、職業(yè)健康安全管理方案;

e)保存與質量、職業(yè)健康安全管理有關的文件和記錄。

3.5辦公室負責其他支持性管理文件和外來文件的管理。

3.6規(guī)劃建設部負責公司程技術文件的監(jiān)督、管理。

3.7市場營銷部信息中心負責電腦應用軟件的控制。

3.8其他有關部門

a)負責本部門有關程序文件和管理制度的編制與更改;

b)識別、分發(fā)并控制相關方提供的文件。

3.9下屬分公司

負責國家現(xiàn)行標準、規(guī)范、規(guī)程、圖集、地方性法規(guī)和行業(yè)標準等文件的購買、發(fā)放和使用管理。

4術語和縮寫

a)文件:是組織指導生產和管理活動的依據(jù)。它包括信息和承載這些信息的媒體兩部分。

b)規(guī)范:是闡述要求的文件。

c)管理手冊:是闡明一個組織的質量、職業(yè)健康安全方針,并描述其體系的文件,它是企業(yè)管理的法規(guī)性文件。

5工作程序

5.1工作流程圖

5.2文件分類

a)技術文件:由公司制定執(zhí)行的指導、規(guī)范或說明技術活動的文件,如作業(yè)規(guī)范、現(xiàn)場運行規(guī)程、施工技術文件(施工圖紙、施工組織設計等)、設計技術文件(設計預算書、計算清單等);

b)行政性管理體系文件:由公司制定執(zhí)行的規(guī)范非技術活動的文件,如管理手冊、管理體系程序、方針、目標、管理方案、規(guī)程、規(guī)定、通知、會議紀要、本月動態(tài)等;

c)外來文件:非公司制定的文件,如國際、國家、行業(yè)(包括質量、職業(yè)健康安全政府主管部門及上級組織)法律與標準(包括規(guī)范、規(guī)定、文件)和規(guī)程以及有關部門相關文件;(注:法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程控制具體執(zhí)行《法律法規(guī)及其它要求識別獲取控制程序》)

d)建設工程設計和施工產品實現(xiàn)過程的有關記錄,質量管理體系標準所要求的記錄。(注:記錄控制具體執(zhí)行《記錄控制程序》)

e)銷售合同、采購合同、與顧客和經營合作方來往文電等經營文件:不作為外來文件而作為記錄管理,按WSDL/P02-2006《記錄控制程序》執(zhí)行。

5.3文件形式

5.3.1文件分為以紙為載體的文件、電子版文件兩種形式。

5.3.2同一文件,當以紙為載體的文件與電子版的文件同時存在時,將以紙為載體的文件作為正本。

5.4文件的編號規(guī)定

編號以結構簡練、含義明確,便于管理檢索和避免重復為原則。文件的編號按WSDL/GDO1-2006《文件和記錄編號規(guī)定》執(zhí)行。

5.5文件內容、格式與其他要求

5.5.1文件格式、內容應符合國家、行業(yè)和公司有關規(guī)定。

5.5.2文件頁面應保持清晰、字跡應清楚,以易于識別。

5.5.3文件應注明唯一性的編號。

5.5.4文件應注明生效日期、版次號及修改狀態(tài)。

5.5.5文件應注明引用文件和支持文件的編號、版次號及文件名稱。

5.6文件編寫、審核和批準

5.6.1公司編寫并發(fā)布實施的文件,由各部室負責本部室職責權限范圍內文件的編制,并嚴格按規(guī)定的審批程序,由對文件實施負有責任的各級管理者對文件的適用性和充分性進行審核批準后才能發(fā)布,確保其充分性、適宜性、有效性。未經批準的文件不得發(fā)布和使用。

5.6.2編制和批準程序

a)管理手冊由安全生產技術管理部編制,公司總經理審批后印發(fā)執(zhí)行;

b)技術文件、管理文件由其主管部室編制,相應主管領導審批后印發(fā)執(zhí)行;

c)外來文件由接收者移交相應主管部門,經相應主管部門識別確認其有效性和適用性后,控制發(fā)放;

d)文件審批發(fā)放填寫《文件審批/發(fā)放通知單》;

e)質量、職業(yè)健康安全文件以紅頭文件形式下發(fā)時,按WSDL/GD02-2006《紅頭文件審批管理規(guī)定》執(zhí)行;

5.7文件評審

5.7.1為保持質量管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件的適宜性、充分性,應適時評審。

5.7.2評審時機

5.7.2.1質量職業(yè)健康安全管理手冊和質量、職業(yè)健康安全管理體系程序每二年評審一次。

5.7.2.2質量和職業(yè)健康安全方針每年評審一次。

5.7.2.3通用的管理文件、技術文件每二年評審一次。

5.7.2.4在一個部門內使用的管理文件、技術文件和作業(yè)文件每三年評審一次。

5.6.2.5當文件使用職業(yè)健康安全發(fā)生變化、文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)明顯不合理或不全面時,應在5.7.2.1、5.7.2.2、5.7.2.3條款規(guī)定時間間隔以內增加評審次數(shù)適時對相應文件實施評審。

5.7.2.6當質量、職業(yè)健康安全管理手冊或程序中另有規(guī)定時,按其規(guī)定執(zhí)行。

5.7.2.7其他文件由安全生產技術部經理確定其評審時機。

5.7.3評審形式、程序

5.7.3.1質量、職業(yè)健康安全管理手冊和質量、職業(yè)健康安全管理體系程序的評審,通常在管理評審時實施。安全生產技術部會前應就上述文件的適宜性、充分性有關信息及修改意見予以收集、匯總,并在需要時整理成文經安全生產技術部經理批準,提交管理評審會議評審。

5.7.3.2通用的管理文件、技術文件,由安全生產技術部或其授權人組織有關部門主管人員,通過文件會簽的形式進行評審,并填寫《文件評審記錄表》(R4.2.3-01)。

5.7.3.3在一個部門內使用的管理文件、技術文件,由部門負責人或其授權人組織本部門有關人員、職能部門代表以文件會簽形式評審。

5.7.3.4質量職業(yè)健康安全管理手冊或程序中另有規(guī)定時,按其規(guī)定確定文件評審形式、程序進行。

5.7.3.5其他文件由安全生產技術部經理確定其文件評審形式和評審程序。

5.7.3.6當文件評審發(fā)生較大分歧或文件歸口管理部門認為必要時,可由文件歸口管理部門組織有關部門代表和有關人員,通過會議討論的形式就文件評審統(tǒng)一認識,作為文件評審的準備工作。

5.7.3.7文件評審應就文件的適宜性、充分性及是否更新或重要更改(若存在時),有較一致的結論性意見。

5.7.3.9文件評審結論中有關文件的更新或重要更改(若存在時),應由文件歸口管理部門分別按本程序5.7、5.8條款規(guī)定予以實施。

5.8文件更改

5.8.1文件更改需求

a)文件內容不合理或不全面;

b)文件打印發(fā)生錯誤;

c)其他。

5.8.2文件更改程序

由申請更改部門提出申請,填寫《文件更改審批表》(R4.2.3-02),按本程序5.6.2條款規(guī)定的原審核、批準程序,予以審批。

5.8.3文件更改形式

5.8.3.1以紙為載體的文件

a)文件更改應盡可能采用換頁形式。由文件歸口管理部門,根據(jù)《文件更改審批表》(R4.2.3-02)制作更改后的文件,在其文件標題欄或頁眉(頁腳)的“修改狀態(tài)欄”中,用阿拉伯數(shù)字標識其修改次數(shù)。然后,由文件歸口管理部門按原文件發(fā)放范圍發(fā)放,換回原未更改文件銷毀;

b)在不宜采用換頁形式更改時,以劃改原文件形式完成以紙為載體文件的更改,但應在文件的更改前,按《文件更改審批表》(R4.2.3-02)規(guī)定的標記予以標識。

5.9文件更新

5.9.1更新時機

a)按本程序5.6條款規(guī)定評審結論為更新文件時;

b)文件經多次更改,已影響其識別時;

c)其他文件歸口管理部門認為需要時。

5.9.2文件更新應按本程序5.6條款規(guī)定的原審批程序予以審核、批準。

5.10文件發(fā)放

5.10.1文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改的確定:

a)質量、職業(yè)健康安全管理手冊和質量、職業(yè)健康安全管理體系程序的文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改,由安全生產技術部提出意見,經安全生產技術部經理審核,質量、職業(yè)健康安全管理者代表批準;

b)通用的管理文件、技術文件,由安全生產技術部經理確定其文件形式、發(fā)放范圍和是否對其跟蹤更改,必要時可預先口頭請示管理者代表;

c)在一個部門內使用的管理文件、技術文件,由部門負責人確定發(fā)放范圍。

5.10.2文件發(fā)放

5.10.2.1由文件歸口管理部門填寫《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03),按本程序5.10.1條款規(guī)定程序審批其發(fā)放范圍。

5.10.2.2由文件歸口管理部門按批準的文件發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.10.2.3需跟蹤更改的文件,應由文件歸口管理部門在文件封面上標識其發(fā)放順序號,在《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04)中,由領用人簽收,并按本程序5.7條款規(guī)定跟蹤更改。文件在網上發(fā)布時,領用人可以不簽收,而由文件歸口管理部門直接控制發(fā)放范圍。

5.10.2.4發(fā)放給顧客和其他組織的管理手冊、樣本等,不在其封面標識發(fā)放順序號、不跟蹤更改。只由文件歸口管理部門在《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04)中,登記其發(fā)放組織但不需要領用人簽收,不跟蹤更改。5.10.2.5電子版文件的網上發(fā)放,按WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》執(zhí)行。

5.10.2.6文件歸口管理部門發(fā)放文件應確保使用單位能得到有關版本的適用文件。

5.11文件回收

5.11.1需跟蹤更改的文件更改、更新時,同時將作廢(失效)文件,從使用場所和發(fā)放場所回收,防止其非預期使用。

5.11.2因歸檔或法律規(guī)定需要保留的作廢(失效)文件,用“作廢文件”藍色印章標識。

5.11.3電子版文件作廢時,按WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

5.12外來文件

5.12.1外來文件應由接收部門登記入冊。

5.12.2外來文件應由其使用部門申請,分別按本程序5.5和5.9條款規(guī)定,

審批其適用性和發(fā)放范圍。

5.13文件管理

5.13.1文件原件歸檔

5.13.1.1記錄文件審批過程的追蹤更改的文件原件,由公司辦公室適時歸檔管理。

5.13.1.2文件歸檔及管理,按WSDL/GD-BG01-2006《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。

5.13.1.3電子版文件原件歸檔,保存計算機軟盤或光盤。可由文件編寫人、批準人加密。

5.13.1.4公司辦公室將歸檔文件登錄于《文件、記錄交接登記表》(R4.2.3-05),并將歸檔文件進行分類、編目、規(guī)定保存期,并妥善保存和管理。

5.13.1.5文件原件非經公司總經理批準,不得外借。

5.13.2往來文件登記

公司辦公室和各部門應建立《往來文件登記表》(R4.2.3-06),記錄與外部溝通的往來文件、傳真、電報、信函及領用人或發(fā)件人。

5.13.3文件目錄

各部門應建立接受文件目錄,并適時更新。

5.13.4文件補領

由文件歸口管理部門參照《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03)所列發(fā)放范圍執(zhí)行,并按本程序5.10條款規(guī)定辦理發(fā)放手續(xù)。

5.13.5文件保管

5.13.5.1文件應妥善保管,不得遺失。

5.13.5.2電子版文件應有2份備份,并造冊登記。

5.13.5.3文件應保管在適宜的防火、防潮、防盜的場所。保存電子版文件的軟盤、光盤、U盤,應遠離強磁場。

5.13.6作廢(失效)文件銷毀

作廢(失效)文件銷毀,應經文件歸口管理部門負責人批準,在《文件銷毀登記表》(R4.2.3-07)中登記,并經銷毀人、監(jiān)銷人實施并簽字確認。

5.14由安全生產技術部保存本程序第8條款所列記錄。

5.15由辦公室保存歸檔文件

5.16本程序為質量、職業(yè)健康安全管理體系共用。

6引用文件

6.1WSDL/M01-2006《質量職業(yè)健康安全管理手冊》;

6.2WSDL/P02-2006《記錄控制程序》;

6.3WSDL/GD-AJ02-2006《紅頭文件審批管理規(guī)定》;

6.4WSDL/P04-2006《MIS系統(tǒng)控制程序》。

支持文件

7.1WSDL/GD-BG01-2006《檔案管理規(guī)定》;

7.2WSDL/GD01-2006《文件和記錄編號規(guī)定》。

8記錄

8.1《文件評審記錄表》(R4.2.3-01);

8.2《文件更改審批表》(R4.2.3-02);

8.3《文件發(fā)放審批表》(R4.2.3-03);

8.4《文件發(fā)放登記表》(R4.2.3-04);

8.5《文件、記錄交接登記表》(R4.2.3-05);

8.6《往來文件登記表》(R4.2.3-06);

8.7《文件銷毀登記表》(R4.2.3-07)。

篇2:企業(yè)經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執(zhí)行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監(jiān)督管理及相關經營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯(lián)網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協(xié)調及監(jiān)督;負責經營部經營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監(jiān)督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯(lián)網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現(xiàn)的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:文件與資料控制管理制度

根據(jù)《金屬非金屬礦山安全標準化規(guī)范》要求,為了保證標準化文件系統(tǒng)效力與效率、標準化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)效力、記錄控制效力以及標準化系統(tǒng)文件質量,制定本制度。

一、建立文件控制的管理制度

1、制定文件與資料的識別與控制制度,確保企業(yè)安全規(guī)章制度產生,使用、評審、修訂和控制的效力與效率。

2、企業(yè)應定期代號不定期對安全規(guī)章制度進行了評審,必要時予以修訂或廢除。

3、標準化系統(tǒng)文件制定、評審與修訂過程應有員工參與。

4、標準化系統(tǒng)文件應分發(fā)到相應的員工。

5、標準化文件要求:

①標準化文件系統(tǒng)應做到文件需求響應及時,文件產生的流程暢通、用戶界面良好,文件分發(fā)充分,確保文件系統(tǒng)效力與效率;

②標準化系統(tǒng)文件控制系統(tǒng)包括主索引表、分配的適用性、制定時間、版本、解釋權、準批、變化、廢止、存儲媒介、保存期限、外部文件、法律法規(guī)與其他要求、可獲取性,確保系統(tǒng)文件控制效力;

③記錄控制系統(tǒng)包括識別與檢索、可追蹤性、存儲有效、可讀性、保持期限、維護效果、可攻取性等,以確保記錄控制系統(tǒng)效力;

④保證標準化系統(tǒng)文件質量。

二、根據(jù)安全生產管理需求制定標準化系統(tǒng)文

主要安全生產規(guī)章制度包括:

1、安全生產檢查制度

2、安全教育培訓制度

3、重大危險源監(jiān)控制度

4、重大隱患整改制度

5、危險物品和物料管理制度

6、職業(yè)危害預防制度

7、特種作業(yè)管理與審批制度

8、特殊工種管理制度

9、事故與事件管理制度

10、設備和設施安全管理制度

11、安全生產檔案管理制度

12、安全生產獎懲制度

三、有效保留安全生產記錄

安全生產記錄包括:

1、管理評審報告

2、事故、事件記錄

3、風險評價信息

4、培訓記錄

5、標準化系統(tǒng)評價報告

6、事故調查報告

7、檢查記錄

8、職業(yè)衛(wèi)生檢查與健康監(jiān)護記錄

9、安全生產會議記錄

10、安全活動記錄

11、法定檢測記錄

12、任務觀察記錄

13、許可文件

14、應急演習信息

15、糾正與預防行動記錄

16、承包商和供應商信息

17、維護和校驗記錄

18、技術資料、圖紙