公司文件與資料控制程序范本(5)

編制人:

審核人:

批準人:

批準日期:

版本號:A版

修訂次:0次

編制單位:綜合管理部

生效日期:

文件修訂履歷

版本/修訂次

修訂要項

修訂內容

修訂日期

A/0

首次發行

1、0目的:

為確保各部門及時有效的使用文件與資料,對公司的文件進行控制。

2、0范圍:

適用于公司質量管理體系文件及外來文件的管理與控制。

3、0定義:

無

4、0權責:

4.1綜合管理部與文控中心負責質量管理體質文件的標識、印發、存檔、回收及統一歸檔,分級管理。

4.2總經理負責公司文件執行的批準。

4.3公司各部門負責本部門文件的標識、印發、存檔、回收與管理工作。

4.4各部門經理/主管負責本部門文件、資料的制訂、批準。

5、0作業說明:

5.1質量管理體系文件是指質量管理體系相關信息的任何文件,如:質量手冊、程序文件、規范、圖樣、標準等等。它是質量管理體系運行的依據。

5.2質量管理體系文件的編制、審核、批準

5.2.1管理者代表在組織相關部門進行質量管理體系策劃時,應考慮質量管理

體系文件的構成及其類型,列出質量管理體系文件清單,如《程序文件清單》、《作業指導文件清單》、《記錄表格清單》和《外來文件清單》等,明確文件的數量及其責任部門,使文件清晰可辯,易于識別、檢索,并明確質量管理體系文件的編制、審核、批準的職責,以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。

5.2.2質量方針由總經理組織編制并批準發布。

5.2.3質量目標

5.2.3.1公司總目標由管理者代表編制,總經理審批。

5.2.3.2各部門分目標由各部門編制,管理者代表審核,總經理批準。

5.2.4質量手冊由管理者代表組織編制并審核,總經理批準。

5.2.5程序文件由相關部門編制,其部門負責人審核,管理者代表或副總經理批準。

5.2.6作業指導、檢驗標準、操作規范等三級文件由相關編制,其部門負責人負責審核,管理者代表或副總經理批準。

5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制,其部門負責人批準。

5.2.8外來文件的控制是對文件內容的審查控制,是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負責批準使用。

5.3質量管理體系文件的歸口,分類、編號為了使文件易于識別,檢索快速,所有已審批的質量管理體系文件應交給文控中心歸口、分類,統一編號。編號方法規定如下:

5.3.1質量手冊文件代號為QM,編號為QM-年份(如QM-2005)。

5.3.2程序文件文件代號為QP,編號為QP-流水號(如QP-001)。

5.3.3三階文件編號表示為WI-部門代號-流水號-版本號(如WI-QA-001-A

表示此文件為質管部第一份作業標準規范類文件,版本為A版)文件代號:WI

部門代號:W/H物管部;QA質管部;HR綜合管理部;

PMC計劃部;PE技術部;PD采購部;

SAM樣品部;ID注塑部;FIN財務部;

A&P裝配部

流水號用阿位伯數字001-999表示;版本號用英文字母A-Z表示。

5.3.4四階文件編號表示為WF-部門代號-流水號-版本號(如WF-QA-001-A表示此文件為質管部第一份表單類文件,版本為A版)

5.4外來文件的控制

5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業、地方的標準、法律法規和客

戶提供的文件等。

5.4.2在公司內使用的外來文件由歸口部門負責人在《外來文件登記表》內簽名和填寫審批日期,表明其來源可靠,內容對公司適用。

5.4.3所有傳真接收的文件,由綜合管理部在文件右上角加蓋“FA*”(紅色)傳真印章,并在《外來文件登記表》中記錄。

5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應及時跟蹤并將新版本文件在《外來文件登記表》中記錄,確保使用有效、最新版本的外來文件。

5.4.5更新后的外來文件須重新審批。

5.5文件的分發與回收

5.5.1質量手冊、程序文件、作業指導文件的分發

5.5.1.1文控中心根據公司的具體情況編制《質量管理體系文件持有者清單》,經管理者代表審批后交文件管理員。

5.5.1.2文件管理員根據《質量管理體系文件持有者清單》中規定的份數,統一分發給規定的持有者。同時在《文件分發/回收記錄》上簽收。

5.5.2外來文件根據實際需要分發,分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上簽收。

5.5.3其它文件同樣根據實際需要分發,分發時由接收人在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。

5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發時執行,回收完成時使用文件部門在《文件分發/回收記錄》上登記簽收。

5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準后封存,無保存價值的文件經文控中心整理后統一銷毀,并且在相對應的文件清單中詳細記錄。

5.6文件的保管和借閱

5.6.1文件的保管

5.6.1.1質量手冊、程序文件、作業指導文件(工作計劃、合同、清單、臨時通知除外)的受控原件由文控中心負責統一歸檔保管。相應的受控副本按《質量管理體系文件持有者清單》規定由各部門文件管理人員或持有人負責保管。

5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負責歸檔保管。

5.6.1.3人事文件、員工培訓記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應使用部門進行長期保管。

5.6.1.4其它各類文件的保管期限,依《質量記錄清單》所規定的保存期限進行處理。

5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置,并按放置的順序進行編目,在放置位置貼標簽,使文件便于識

別和檢索。

5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查,以達到對各部門文件管理實施監控的目的。

5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清晰、完整,不可隨意涂劃,如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴重破損等不可使用或不可被回收時,文控管理人員需如實記錄,并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理,處理后,補發新文件。

5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件”章并在《作廢文件登記表》中記錄,以避免各部門使用無效、作廢文件。

5.6.2文件的借閱

5.6.2.1如公司內部員工需要暫時借閱質量體系文件,應到文控中心或相關部門辦理借閱與歸還手續,并填寫《文件借閱/復制記錄》。

5.6.2.2公司文件在外部機構(顧客或供應商等)需要使用時,必須經過副總經理批準允許外傳后,并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。

5.7文件的評審和修訂

5.7.1文件的評審

5.7.1.1文件發布后,管理和使用部門須根據公司的實際運作情況對文件進行評審,對不適當之處提出更改申請。

5.7.1.2在每次內部質量管理體系審核前,審核組對文件進行評審,對不符合及不適當處提出更改申請。具體按《內部質量體系審核程序》實施。

5.7.2文件的修訂

5.7.2.1提出修訂部門填寫《文件修訂申請單》,部門負責人確認后,交文控中心,文控中心組織有關部門/人員對要求修訂內容進行評審,確保更改內容不背離標準和法規要求、與質量管理體系的其他相關文件與要求連貫一致、并要求修訂內容在公司的實際條件下是有效可行的。

5.7.2.2評審通過后,文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經理批準并依《質量管理體系文件持有者清單》將新版文件分發,同時回收相關舊版文件。

5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。

5.8文件的廢棄

5.8.1質量管理體系文件新版生效時,舊版同時作廢(有特殊說明的除外)。

5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關部門文件管理員統一收回并銷毀,也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章,將紙張留作其他用途。

5.9文件和記錄的管理

5.9.1公司內部所有運行文件,均按本程序的要求進行管理。

5.9.2所有質量記錄及部門自行發行與控制的作業指導文件均按《記錄控

制程序》進行管理。

6、0參考文件

6.1《內部質量審核程序》…………(QP-009)

6.2《記錄控制程序》…………(QP-003)

7、0相關記錄

7.1《外來文件登記表》…………(WF-HR-001-A)

7.2《文件借閱/復制記錄》…………(WF-HR-002-A)

7.3《文件修訂申請單》…………(WF-HR-003-A)

7.4《文件分發/回收記錄》…………(WF-HR-004-A)

7.5《作廢文件登記表》…………(WF-HR-005-A)

7.6《質量管理體系文件持有者清單》…………(WF-HR-006-A)

篇2:公司質量體系文件和資料控制工作程序

公司質量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有質量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質量體系文件的內容進行必要的協調與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經理批準。

3.3各相關部門負責各部門的質量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質量體系文件資料的分發、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內發放的質量手冊為受控文件,由管理者代表批準發放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質量手冊》各個章節,手冊內容應相互協調,避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關部門人員根據《質量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經理批準。

4.3.3審批主要內容:

①內容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協調;

③與上級政策法規是否一致。

4.3.4部門業務范圍的作業文件和第四層次質量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發放

4.4.1質量手冊與程序文件由總經理批準后的五天內發放,使用人在文件領用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質量手冊和程序文件發放范圍:

①總經理、管理者代表、副總經理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據文件內容發放至相關部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質量文件由文件制訂部門根據文件內容發放給相關部門,領用人在文件領用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發生破損,由文件執行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質量手冊與程序文件結合內部質量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經原審批人員或經授權人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發布后5天內通知有關部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發登記表統一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存備查,并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經審核批準后,原版文件由資料員統一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經總經理批準,并填寫文件收/發登記表。任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關文件:

無。

⒍相關表單:

見清單。