公司質量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有質量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質量體系文件的內容進行必要的協調與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經理批準。

3.3各相關部門負責各部門的質量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質量體系文件資料的分發、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內發放的質量手冊為受控文件,由管理者代表批準發放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質量手冊》各個章節,手冊內容應相互協調,避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關部門人員根據《質量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經理批準。

4.3.3審批主要內容:

①內容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協調;

③與上級政策法規是否一致。

4.3.4部門業務范圍的作業文件和第四層次質量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發放

4.4.1質量手冊與程序文件由總經理批準后的五天內發放,使用人在文件領用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質量手冊和程序文件發放范圍:

①總經理、管理者代表、副總經理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據文件內容發放至相關部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質量文件由文件制訂部門根據文件內容發放給相關部門,領用人在文件領用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發生破損,由文件執行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質量手冊與程序文件結合內部質量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經原審批人員或經授權人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發布后5天內通知有關部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發登記表統一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存備查,并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經審核批準后,原版文件由資料員統一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經總經理批準,并填寫文件收/發登記表。任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關文件:

無。

⒍相關表單:

見清單。

篇2:會計交接工作程序注意事項

會計交接工作的程序、注意事項

會計交接工作的程序

1、交接前的準備工作。

會計人員在辦理會計工作交接前,必須做好以下準備工作:

①已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的應當填制完畢。

②尚未登記的賬目應當登記完畢,結出余額,并在最后一筆余額后加蓋經辦人印章。

③整理好應該移交的各項資料,對未了事項和遺留問題要寫出書面說明材料。

④編制移交清冊,列明應該移交的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、公章、現金、有價證券、支票薄、發票、文件、其他會計資料和物品等內容;實行會計電算化的單位,從事該項工作的移交人員應在移交清冊上列明會計軟件及密碼、會計軟件數據盤、磁帶等內容。

⑤會計機構負責人(會計主管人員)移交時,應將財務會計工作、重大財務收支問題和會計人員的情況等向接替人員介紹清楚。

2、移交點收。

移交人員離職前,必須將本人經管的會計工作,在規定的期限內,全部向接管人員移交清楚。接管人員應認真按照移交清冊逐項點收。

具體要求是:

①現金要根據會計賬簿記錄余額進行當面點交,不得短缺,接替人員發現不一致或"白條抵庫"現象時,移交人員在規定期限內負責查清處理。

②有價證券的數量要與會計賬簿記錄一致,有價證券面額與發行價不一致時,按照會計賬簿余額交接。

③會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須完整無缺,不得遺漏。如有短缺,必須查清原因,并在移交清冊中加以說明,由移交人負責。

④銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對相符,如有未達賬項,應編制銀行存款余額調節表調節相符;各種財產物資和債權債務的明細賬戶余額,要與總賬有關賬戶的余額核對相符;對重要實物要實地盤點,對余額較大的往來賬戶要與往來單位、個人核對。

⑤公章、收據、空白支票、發票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。

⑥實行會計電算化的單位,交接雙方應在電子計算機上對有關數據進行實際操作,確認有關數字正確無誤后,方可交接。

3、專人負責監交。

為了明確責任,會計人員辦理工作交接時,必須有專人負責監交。通過監交,保證雙方都按照國家有關規定認真辦理交接手續,防止流于形式,保證會計工作不因人員變動而受影響;保證交接雙方處在平等的法律地位上享有權利和承擔義務,不允許任何一方以大壓小,以強凌弱,或采取非法手段進行威脅。

移交清冊應當經過監交人員審查和簽名、蓋章,作為交接雙方明確責任的證件。

對監交的具體要求是:

①一般會計人員辦理交接手續,由會計機構負責人(會計主管人員)監交。

②會計機構負責人(會計主管人員)辦理交接手續,由單位負責人監交,必要時主管單位可以派人會同監交。

所謂必要時由主管部門派人會同監交,是指有些交接需要主管單位監交或者主管單位認為需要參與監交。

通常有三種情況:

一是所屬單位負責人不能監交,需要由主管單位派人代表主管單位監交。如因單位撤并而辦理交接手續等。

二是所屬單位負責人不能盡快監交,需要由主管單位派人督促監交。如主管單位責成所屬單位撤換不合格的會計機構負責人(會計主管人員),所屬單位負責人卻以種種借口拖延不辦交接手續時,主管單位就應派人督促會同監交等。

三是不宜由所屬單位負責人單獨監交,而需要主管單位會同監交。如所屬單位負責人與辦理交接手續的會計機構負責人(會計主管人員)有矛盾,交接時需要主管單位派人會同監交,以防可能發生單位負責人借機刁難等。此外,主管單位認為交接中存在某種問題需要派人監交時,也可派人會同監交。

4、交接后的有關事宜:

①會計工作交接完畢后,交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章,并應在移交清冊上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監交人的職務、姓名,移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。

②接管人員應繼續使用移交前的賬簿,不得擅自另立賬簿,以保證會計記錄前后銜接,內容完整。

③移交清冊一般應填制一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

會計交接注意事項:

第一:交接表要寫清楚。看交接表上的內容與事實是否相符。

第二:發票要看仔細。發票本數與事實相符。企業帳要與銀行帳相符。現實和實務往來是否相符。保管帳與實務是否相符。要清點倉庫。固定資產也要盤點。

第三:有時間的話,單位往來帳要相核對。個人帳要核對。

總之會計交接一定要注意。否則后果自負。所以不要怕麻煩。涉及會計方方面面一定要核實。前任會計交接后沒有責任的。

篇3:酒店廳面收銀工作程序

酒店廳面收銀工作程序

餐廳收銀工作是記錄餐飲營業收入的第一步,也是財務管理的重要環節之一。它要求每一名收銀員熟練地掌握自己的工作內容及工作程序,并運用于工作中,真正地起到監督、把關的職能作用,為下一步的財務核算奠定良好的基礎。其工作內容主要包括:

(一)酒店管理流程班前準備工作

1、餐廳酒店管理流程收銀員依照排班表的班次于上崗前需簽到,由餐廳收銀領班監督執行,并編排報表。

2、收銀員與領班或主管一起清點周轉金,無誤后在登記簿上簽收,班次之間必須辦理周轉金交接手續,并在餐廳收銀員周轉金交接登記簿上簽字。

3、領取該班次所需使用的帳單及收據,檢查帳單及收據是否順號,如有缺號、短聯應立即退回,下班時將未使用的帳單及收據辦理退回手續,酒店管理流程并在帳單領用登記簿上簽字,餐廳帳單由主管管理,并由主管監督執行。

4、檢查電腦系統的日期、時間是否正確,如有日期不對或時間不準時,應及時通知領班進行調整,并檢查色帶、紙帶是否足夠。

5、查閱餐廳收銀員交接記事本,了解上班遺留問題,以便及時處理。

(二)酒店管理流程正常操作工作程序

1、當服務員把點菜單交到收銀臺時,收銀員應首先檢查點菜單上人數、臺號是否記錄齊全,如記錄不全則退回服務員。

2、當酒店管理流程點菜單人數、臺號記錄齊全后,開始正式輸入菜單,首先將客帳單號碼輸入電腦內,收銀機將自動編制該帳單號,待客人結帳時使用;然后將客人人數、臺號以及客人所點的食品、飲料內容及數量依照電腦菜單鍵輸入。輸入完畢后即可等待客人結帳。

(三)結帳工作流程

1、餐廳結帳單一式二聯:第一聯為財務聯、第二聯為客人聯。

2、客人要求結帳時,收銀員根據廳面人員報結的臺號打印出暫結單,廳面人員應先將帳單核對后簽上姓名,然后憑帳單與客人結帳。如果廳面人員沒簽名,收銀員應提醒其簽名。

3、客人結帳現付的,廳面人員應將兩聯帳單拿回交收銀員總結后,將第二聯結帳單交回客人,第一聯結帳單則留存收銀員。

4、客人結帳是掛帳的,則由廳面人員將客人掛帳憑據交收銀員辦理掛帳手續后,兩聯帳單都交收銀員處理。