成本管理體系文件控制程序

1、目的

文件是實(shí)施并保持成本管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù),對文件進(jìn)行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進(jìn)成本管理體系的有效運(yùn)行。

2、范圍

本程序適用于本公司成本管理體系要求有關(guān)的所有文件。

3、職責(zé)

3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司體系文件的控制與管理。

3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。

3.3各類文件的使用人員負(fù)責(zé)正確使用和維護(hù)文件。

4、工作程序

4.1文件的分類:

成本管理體系文件包括:

a)綱領(lǐng)性文件:成本管理手冊;

b)程序性文件:各種控制程序;

c)控制成本水平和發(fā)生過程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標(biāo)準(zhǔn)成本、成本預(yù)算、成本計(jì)劃、成本控制方案等。

上述三個(gè)層次文件的關(guān)系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。

4.2文件的編制

4.2.1文件的編制應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)進(jìn)行,成本管理體系綱領(lǐng)性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過程的文件由相應(yīng)的職能部門和單位負(fù)責(zé)編制。

4.2.2文件的編制應(yīng)注意:

a)與成本管理體系要求的其他文件相適應(yīng),注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;

b)所編制的文件內(nèi)容應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng),該說的一定要說到;

c)所編制的文件一定要結(jié)合本公司的實(shí)際情況,注意文件的可操作性;

d)所編制的文件,不得與成本管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī)相抵觸;

e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標(biāo)準(zhǔn);

f)文件作為成本管理活動的依據(jù),其內(nèi)容必須科學(xué)合理并確保文件的適用性。

4.3文件的評審

4.3.1文件的編寫完成后和在實(shí)施過程中必須進(jìn)行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應(yīng)由文件的批準(zhǔn)人或文件主管部門組織進(jìn)行,并做好《文件評審記錄》。

4.3.2對文件評審的結(jié)果,可確定是否需要修改和補(bǔ)充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準(zhǔn)。

4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。

4.4文件的批準(zhǔn)

4.4.1文件的批準(zhǔn)應(yīng)按授權(quán)范圍進(jìn)行,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《成本管理手冊》,體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過程的文件及其他文件應(yīng)由相應(yīng)層次的授權(quán)人批準(zhǔn)。

4.4.2未得到有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應(yīng)首先確認(rèn)文件批準(zhǔn)的有效性。

4.4.3文件批準(zhǔn)的方式應(yīng)以授權(quán)人員的簽字為準(zhǔn)。

4.4.4對外來文件,相關(guān)授權(quán)人員也應(yīng)進(jìn)行批準(zhǔn),批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)主要考慮文件的適用性。

4.5文件的發(fā)放

4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門進(jìn)行,其發(fā)放的范圍應(yīng)得到批準(zhǔn),并嚴(yán)格按已批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時(shí)得到文件的有效版本。

4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號,文件的領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》中簽字領(lǐng)取,便于追溯。

4.5.3文件代收人員領(lǐng)取文件后應(yīng)及時(shí)將文件送達(dá)到有關(guān)人員,以防止因文件影響成本管理活動。

4.6文件的使用

4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時(shí)應(yīng)全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范成本管理活動和成本管理行為的作用。

4.6.2文件在使用時(shí)各部門和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。

4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應(yīng)保護(hù)和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當(dāng)所使用的文件損壞嚴(yán)重,影響使用時(shí),文件持有人或文件管理員應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補(bǔ)發(fā)新文件,其分發(fā)號可繼續(xù)沿用原分發(fā)號,文件管理部門在補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。

4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。

4.6.5當(dāng)文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應(yīng)按4.6.3條有關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),但責(zé)任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),給出新的分發(fā)控制號,應(yīng)注明丟失文件的分發(fā)號作廢,必要時(shí)將丟失的文件通知有關(guān)部門和單位。

4.6.6文件在使用過程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時(shí),有關(guān)部門/單位和人員應(yīng)予以記錄,并與文件管理部門聯(lián)系更改,可按4.7條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.7文件的更改

4.7.1文件的更改,應(yīng)由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體實(shí)施由文件的主管部門組織進(jìn)行,并做好《文件更改記錄》。

4.7.2文件更改的批準(zhǔn),原則上應(yīng)由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn),如原批準(zhǔn)人不在時(shí),可由接替其職務(wù)的人員進(jìn)行批準(zhǔn),但必須掌握原批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景資料。

4.7.3文件更改后,由文件管理員進(jìn)行換頁處理,并注明更改狀態(tài)標(biāo)識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議,闡明更改內(nèi)容和性質(zhì),并將更改后的精神層層傳達(dá)到各使用人。

4.7.4文件更改后,文件主管部門應(yīng)及時(shí)修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場合能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。

4.8文件的換版

4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度更改時(shí),應(yīng)進(jìn)行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。

4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進(jìn)行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.8.3換版后的文件發(fā)放時(shí),應(yīng)收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9文件的作廢與處理

4.9.1作廢的文件應(yīng)由文件管理部門按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或

作廢文件的非預(yù)期使用。

4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應(yīng)統(tǒng)一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。

4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進(jìn)行標(biāo)識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導(dǎo)成本管理活動和向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

4.10文件的管理

4.10.1文件應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識,以確保有效使用。各部門和單位應(yīng)按以下編號規(guī)則正確實(shí)施文件編號。

注:文件類號:SC――成本管理手冊

C*――程序文件

GZ――規(guī)章制度

YS――預(yù)算

DE――定額

JH――計(jì)劃

FA――方案

例:《文件控制程序》的編號為:××/C*-01-2006其中:××――××機(jī)械制造有限公司;C*――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。

4.10.2文件的底稿及打印件均應(yīng)歸檔保存,文件管理員應(yīng)填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應(yīng)有備份,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。

4.10.3使用文件的人員在借閱有關(guān)文件時(shí),應(yīng)辦理借閱手續(xù),經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應(yīng)由文件管理員負(fù)責(zé)收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。

4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實(shí)本公司成本管理和成本保證能力時(shí),文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時(shí),應(yīng)由體系負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。當(dāng)所提供的受控文件修改時(shí),也應(yīng)按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。

4.10.5各部門和單位應(yīng)建立本部門/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報(bào)成本部。成本部負(fù)責(zé)建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門和各類人員能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。

4.10.6受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”印章作為受控的標(biāo)識,非受控文件可不作非受控標(biāo)識,但仍然按規(guī)定進(jìn)行編號。

4.10.7文件復(fù)制(包括:復(fù)印、拷貝等),必須經(jīng)本部門/單位或文件主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并按批準(zhǔn)的份數(shù)復(fù)制。受控文件的復(fù)制必須重新加蓋“受控文件”印章,復(fù)制件的發(fā)放,也應(yīng)按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。

4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應(yīng)保持清晰可辯,標(biāo)識正確,易于識別,存貯應(yīng)便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進(jìn)行分類,確保使用時(shí)能快速查找。

4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應(yīng)按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理。

4.10.10各部門和單位對現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復(fù)制、銷毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應(yīng)注意文件的保密性,對文件的保密內(nèi)容不得向外透漏,必要時(shí)應(yīng)在文件上進(jìn)行密級標(biāo)識。

4.11外來文件的控制

文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應(yīng)確保識別外來文件,必要時(shí)對外來文件進(jìn)行標(biāo)識。直接引用的外來文件,如標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等,應(yīng)由文件歸口管理部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可使用。對外來文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。

4.12對提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應(yīng)按《記錄控制程序》執(zhí)行。

4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄控制程序》

6、記錄

6.1《文件發(fā)放登記表》

6.2《文件評審記錄》

6.3《現(xiàn)行受控文件清單》

6.4《文件更改記錄》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《作廢文件登記表》

6.7《文件歸檔登記表》

6.8《文件有效性檢查記錄》

6.9《文件更改申請單》

篇2:加工公司文件控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

文件控制程序

1目的

為對公司的文件進(jìn)行控制,確保其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性,公司制定并執(zhí)行《文件控制程序》

2范圍:

2.1本程序規(guī)定了管理體系文件的控制原則和方法。

2.2本程序適用于與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全有關(guān)的所有文件,其中有公司自己制定的,也有引用的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),以及顧客提供的各種資料。

3職責(zé)

3.1ISO小組是文件控制的主管部門。

3.2秘書科對文件進(jìn)行管理。

3.3三層文件由各主管部門進(jìn)行控制。

4程序要求

4.1文件的分類:本公司文件分為5類

4.1.1手冊

文件類別代號:M(質(zhì)量手冊QM,環(huán)境手冊EM,職業(yè)健康安全手冊HM)

4.1.2程序文件

文件類別代號:P(共用程序P,質(zhì)量程序QP,環(huán)境程序EP,職業(yè)健康安全程序HP)

4.1.3作業(yè)性文件文件類別代號:O

4.1.4記錄文件類別代號:R

4.1.5技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件類別代號:S

4.2文件的編號規(guī)定

公司的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號,由4部分組成:公司代號;文件類別

代號;發(fā)布部門代號;部門流水號。

編號形式:JFQ.×(×)-×.××

abcd

a、公司代號:JFQ

b、文件類別代號:見4.1.1~4.1.5

c、部門代號:總務(wù)部A;營業(yè)部B;生產(chǎn)部C;工程部D;品質(zhì)保證部E;薄片部F;技術(shù)協(xié)作部G;ISO小組O。

d、部門流水號:由各部門經(jīng)理將編號分配給各科室,流水號自01起,各類文件(5類)分別編號。流水號允許不連續(xù)。

例:質(zhì)量手冊:JFQ.QM-O.01

文件控制程序:JFQ.P-O.01

合同評審控制程序:JFQ.QP-O.01

文件控制程序:JFQ.P-O.01

化驗(yàn)室管理規(guī)定:JFQ.O-E.02

4.3文件的編寫格式及內(nèi)容要點(diǎn)

4.3.1針對公司內(nèi)部的文件以中文編寫,對外發(fā)布的文件可根據(jù)需要以中文、英文或日文編寫。

4.3.2一般地,文件發(fā)布時(shí)采用書面形式,留檔保存的文件可采用磁盤硬拷貝。

4.3.3同類文件采用統(tǒng)一格式。

4.3.4程序文件應(yīng)包括以下內(nèi)容:封面、正文頁眉、目的、范圍、職責(zé)、程序要求、相關(guān)文件和記錄。

4.3.5作業(yè)文件、記錄可以包括以下內(nèi)容:封面、正文文件名稱、文件編號、范圍、正文、相關(guān)文件和記錄。

4.4文件的編制、審批

4.4.1手冊由管理者代表編寫審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.2程序文件由ISO小組組織各有關(guān)部門編制,由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4.3三層文件由各部門主管負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員編制,由部門主管審核,部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.5文件的發(fā)放

4.5.1手冊和程序文件的發(fā)放范圍由管理者代表批準(zhǔn);其它文件的發(fā)放范圍由各發(fā)布部門主管批準(zhǔn)。

4.5.2文件必須按確定的《文件發(fā)放范圍》發(fā)放,發(fā)放前進(jìn)行標(biāo)識、編號,并建立《文件發(fā)放記錄》。

4.5.3文件的發(fā)放必須在文件實(shí)施日期前進(jìn)行。

4.6文件的控制

4.6.1公司的文件分"受控"和"非受控"兩類,分別在其封面加蓋印章。受控文件受更改控制。

4.6.2文件的持有者應(yīng)妥善保管。受控文件不允許復(fù)制、外借、涂改,不得遺失、破損。

4.6.3受控文件如遺失、破損,應(yīng)及時(shí)向文件的管理部門說明情況,填寫《文件領(lǐng)用申請單》后給予補(bǔ)發(fā)。同時(shí)應(yīng)將破損不全的文件交回,由文件的管理部門銷毀,并填寫《文件銷毀記錄》。

4.6.4非受控的文件允許復(fù)制,不受更改控制。對外發(fā)放的非受控文件須經(jīng)發(fā)放范圍批準(zhǔn)人批準(zhǔn),并填寫發(fā)放記錄。

4.6.5文件一經(jīng)修改,文件管理部門應(yīng)立即將受控的作廢文件向所有文件持有者收回,所使用的文件和資料必須是有效版本。作廢的文件由文件管理部門集中銷毀,并填寫《文件銷毀記錄》。

4.6.6文件的管理部門應(yīng)將作廢文件的每一版本、每一次修改都保留一份,并加蓋"作廢"印章后存檔。

4.6.7文件的管理部門應(yīng)建立文件管理檔案,內(nèi)容包括:文件的每一版本(包括作廢版本)、文件更改申請單、文件更改狀況一覽表、文件銷毀記錄、文件發(fā)放范圍、文件發(fā)放記錄等。文件管理檔案由專人負(fù)責(zé)管理。

4.6.8如需要借閱時(shí),應(yīng)向文件的管理部門辦理借閱手續(xù),填寫《借閱記錄》。

4.7文件的更改

4.7.1文件更改及換版時(shí)應(yīng)填寫《文件更改申請單》,由原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后,由原編制部門進(jìn)行,如由其它部門進(jìn)行時(shí),該部門必須獲得原批準(zhǔn)時(shí)所依據(jù)的所有資料。更改后的文件由原文件審核崗位審核,原批準(zhǔn)崗位批準(zhǔn)后才能發(fā)布。

4.7.2文件更改后仍須執(zhí)行4.5和4.6條款。

4.7.3文件更改采用手寫劃改及換頁更改兩種方式:

a、改內(nèi)容較少時(shí),可采用手寫劃改,將原文劃掉,在行間填寫更改內(nèi)容并簽名。應(yīng)保證更改內(nèi)容有足夠的空間填寫。

b、同一頁上手寫更改達(dá)3處以上或更改內(nèi)容較多,不能保證清楚明了時(shí),應(yīng)采用換頁方式。

4.7.4當(dāng)出現(xiàn)下列情形之一時(shí),應(yīng)進(jìn)行換版

a、一次性修改過多或更改次數(shù)過多,影響使用。

B、體系發(fā)生重大變化或編制依據(jù)發(fā)生重大變化。

4.7.5手寫更改時(shí)應(yīng)將發(fā)放范圍內(nèi)的所有原文件都進(jìn)行更改;換頁更改或換版后的新文件仍按原發(fā)放范圍發(fā)放,同時(shí)收回作廢頁或作廢文件,保證所使用的文件為有效版本。

4.7.6文件的每次更改情況均應(yīng)記入《文件更改狀況一覽表》,注明有關(guān)內(nèi)容。

4.8外來文件的控制

4.8.1公司使用的外來文件,由各使用部門進(jìn)行控制,同時(shí)建立《外來文件及更新狀況明細(xì)表》。

4.8.2外來文件應(yīng)由其控制部門設(shè)專人每年進(jìn)行檢索,并在新版文件發(fā)布后及時(shí)進(jìn)行更新。外來文件的更換情況應(yīng)在《外來文件及更新狀況明細(xì)表》進(jìn)行記錄。

4.8.3對于適用的法律法規(guī)、行業(yè)

標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等,各部門應(yīng)按照《法律、法規(guī)及其他要求控制程序》予以控制。

4.9文件在控制過程中產(chǎn)生的記錄,由其控制部門整理,歸檔,保存。具體參見《記錄控制程序》。

5相關(guān)文件

5.1《記錄控制程序》

6記錄

6.1《文件發(fā)放范圍》

6.2《文件發(fā)放記錄》

6.3《文件領(lǐng)用申請單》

6.4《文件銷毀記錄》

6.5《借閱記錄》

6.6《文件更改申請單》

6.7《文件更改狀況一覽表》

6.8《外來文件及更新狀況明細(xì)表》