成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實(shí)成本管理、成本水平和成本發(fā)生過程符合要求及成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)性文件,對(duì)記錄進(jìn)行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進(jìn)成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運(yùn)行和成本水平、成本發(fā)生過程的控制有關(guān)的所有記錄。

3、職責(zé)

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)全公司成本記錄的策劃、建立以及對(duì)各部門和單位記錄的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的管理與控制。

3.2各部門和單位負(fù)責(zé)本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實(shí)施記錄的有關(guān)人員應(yīng)按規(guī)定填寫記錄,并對(duì)記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、充分性負(fù)責(zé)。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄;

b)與成本水平和成本發(fā)生過程控制有關(guān)的記錄。

4.2記錄表格的設(shè)計(jì)

4.2.1成本部應(yīng)組織有關(guān)部門和單位對(duì)本公司成本管理體系運(yùn)行和成本水平以及成本發(fā)生過程的控制都需要建立哪些記錄進(jìn)行識(shí)別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負(fù)責(zé)制定《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》以確保全公司所有記錄表格的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

4.2.3各部門和單位應(yīng)依據(jù)《記錄表格清單》,結(jié)合本部門或本單位、本專業(yè)和成本管理活動(dòng)實(shí)際的情況,按照《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》,自行設(shè)計(jì)記錄表格。表格設(shè)計(jì)完成后,其表格的形式及內(nèi)容應(yīng)報(bào)成本部進(jìn)行審查,經(jīng)審查通過后,成本部應(yīng)形成全公司的《記錄表格樣冊(cè)》,各部門和單位應(yīng)按樣冊(cè)規(guī)定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應(yīng)執(zhí)行4.2.3條規(guī)定,并調(diào)整《記錄表格樣冊(cè)》,作廢的記錄表格應(yīng)全部收回。

4.3記錄的標(biāo)識(shí)

4.3.1記錄應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識(shí),以保持可追溯性。各部門和單位應(yīng)按以下編號(hào)規(guī)則正確實(shí)施記錄的編號(hào):

例:《文件發(fā)放登記表》的編號(hào)為:××3.4.2-01其中:××――××機(jī)械制造有限公司;3.4.2――CCA2102:2005成本管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào);01――第1號(hào)記錄表。

4.3.2記錄的名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括其活動(dòng)內(nèi)容,不得重名,各部門和單位在策劃和設(shè)計(jì)表格時(shí)應(yīng)予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實(shí)施記錄的人員應(yīng)認(rèn)真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內(nèi)容,字跡應(yīng)清晰可辨,所記錄的活動(dòng)應(yīng)真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達(dá)和收取應(yīng)做到及時(shí)。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應(yīng)有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺(tái)帳》。

4.5.2記錄的貯存應(yīng)有防潮、防盜、防火、防霉?fàn)€、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對(duì)歸檔保存或以其他方式保存的記錄應(yīng)進(jìn)行編目和分類,便于檢索,查閱時(shí)應(yīng)易查找,借閱時(shí)應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

4.6.2當(dāng)公司外部組織(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)主管部門、顧客等)要求提供記錄時(shí),應(yīng)在商定的期限內(nèi)按時(shí)向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護(hù)

各部門和單位應(yīng)保護(hù)好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質(zhì)。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級(jí)有規(guī)定或有要求的按上級(jí)規(guī)定或要求的保存期限執(zhí)行。

4.8.2供方的評(píng)價(jià)記錄應(yīng)保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運(yùn)行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會(huì)計(jì)有關(guān)的記錄按會(huì)計(jì)制度執(zhí)行。

4.8.5記錄具體的保存限期應(yīng)由成本部根據(jù)本公司產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另行規(guī)定。

4.9記錄處置

成本部對(duì)已超過保存期限或已作廢的記錄,應(yīng)及時(shí)收回并銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)辦理審批手續(xù),做好記錄,按規(guī)定的方式和程序進(jìn)行銷毀,并注意防止保密內(nèi)容的泄露。

4.10國家及行業(yè)規(guī)定的記錄表格,應(yīng)按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺(tái)帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》

篇2:公司質(zhì)量記錄控制工作程序

公司質(zhì)量記錄控制程序

⒈目的:

對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理,提供產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

⒉范圍:

適用于質(zhì)量體系所有相關(guān)的記錄。

⒊職責(zé):

3.1資料員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系運(yùn)行所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的歸口管理。

3.2各職能部門負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的控制。

⒋工作程序:

4.1質(zhì)量記錄的傳遞與收集

4.1.1質(zhì)量記錄以書寫文件或表格形式傳遞、保管。責(zé)任人填寫質(zhì)量記錄,字跡須端正清晰,內(nèi)容真實(shí),數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,不得用鉛筆填寫。記錄必須有責(zé)任人簽名;有審批和批準(zhǔn)欄的,必須有主管領(lǐng)導(dǎo)簽名。

4.1.2如質(zhì)量記錄中涉及數(shù)據(jù)的更改,更改人應(yīng)在記錄單上簽署姓名或蓋章。

4.1.3質(zhì)量記錄每月底由各部門質(zhì)量記錄管理員按類別收集,作好標(biāo)識(shí),妥善保存。

4.2質(zhì)量記錄的編號(hào)

4.2.1質(zhì)量記錄的編號(hào)和表式更改根據(jù)《管理文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

4.2.2對(duì)于有規(guī)律性的質(zhì)量記錄,量大面廣,可通過日期追溯,只規(guī)定代號(hào)。

4.2.3對(duì)于不定期使用,用量小且無法按日期追溯控制的質(zhì)量記錄,除按規(guī)定的代號(hào)外,同時(shí)在記錄右上角手工編號(hào):二位阿拉伯?dāng)?shù)字ΧΧ-年代號(hào)。

4.2.4對(duì)4.2.3中用量大的質(zhì)量記錄,除按規(guī)定代號(hào)外,在該記錄右上角打印記錄本身流水號(hào)。

4.2.5如同一質(zhì)量記錄同時(shí)有幾個(gè)職能部門使用,在該記錄右上角注明文件分發(fā)號(hào)。

4.3質(zhì)量記錄的歸檔與貯存

4.3.1質(zhì)量記錄由該記錄職能部門歸檔,發(fā)至其他部門的質(zhì)量記錄由收文部門歸檔。

4.3.2質(zhì)量記錄最短的貯存期限如下:

4.4質(zhì)量記錄的保管和處理:

4.4.1相關(guān)質(zhì)量記錄的格式裝訂成冊(cè),統(tǒng)一存放。

4.4.2各部門應(yīng)把質(zhì)量記錄保存在干燥和安全的地方,避免損壞、變質(zhì)或丟失。

4.4.3質(zhì)量記錄可用磁盤、磁帶形式保存,但必須要有備份,作好標(biāo)識(shí),并異地妥善保存。

4.4.4質(zhì)量記錄不外借,如顧客需要?jiǎng)t按顧客要求經(jīng)管理者代表審批才可提供原稿或復(fù)印件。

4.4.5保管期滿后的質(zhì)量記錄由資料員填寫文件銷毀清單,經(jīng)管理者代表審批后,由資料員負(fù)責(zé)銷毀。如需保留,須由該部門領(lǐng)導(dǎo)提出申清,經(jīng)管理者代表審批后,由該部門質(zhì)量記錄保管者在封面上標(biāo)識(shí)"過期保存"字樣,予以保存。

4.5質(zhì)量記錄如需換版,則在換版后的記錄上標(biāo)識(shí)修改狀態(tài),第一次修改為"1",以此類推,原質(zhì)量記錄自然作廢,如需保留,則在該記錄上標(biāo)識(shí)"作廢保留"字樣。

⒌相關(guān)文件:

5.1QS/TSB20501-20**《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技術(shù)文件和資料控制程序》

⒍相關(guān)記錄:

見清單。

質(zhì)量記錄保存規(guī)定表

職能部門質(zhì)量記錄保存年限

質(zhì)量管理體系QMS資料質(zhì)量體系運(yùn)行記錄5

統(tǒng)計(jì)技術(shù)5

質(zhì)檢部檢驗(yàn)和試驗(yàn)/檢驗(yàn)報(bào)告3/15

不合格品控制3

技術(shù)部技術(shù)文件和資料同技術(shù)檔案保存期限一致

設(shè)備有關(guān)資料與設(shè)備使用期限一致

工裝記錄現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷

生產(chǎn)部生產(chǎn)計(jì)劃及生產(chǎn)有關(guān)報(bào)表3

采購部采購訂單及修訂單現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

業(yè)務(wù)部銷售合同現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

服務(wù)有關(guān)資料與業(yè)務(wù)關(guān)系保持一致

生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)期加一日歷年

計(jì)量室檢測設(shè)備記錄與檢測設(shè)備使用期限一致

財(cái)務(wù)部培訓(xùn)記錄與職工在職期一致

篇3:精制加工公司程序文件:記錄控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

記錄控制程序

1目的

為了對(duì)體系運(yùn)行的有關(guān)記錄進(jìn)行有效的控制和管理,以證實(shí)產(chǎn)品的符合性、環(huán)境活動(dòng)及職業(yè)健康安全活動(dòng)符合法律、法規(guī)及相關(guān)要求,并為體系有效運(yùn)行提供證據(jù),特制定本程序。

2范圍

本程序適用于與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的所有的記錄的管理,包括來自相關(guān)方的記錄。

3職責(zé)

3.1IS0小組是記錄控制的主管部門。

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的控制和管理。

4程序要求

4.1記錄的要求

4.1.1記錄體系運(yùn)行過程和結(jié)果的記錄,可載于各種媒體。

4.1.2各部門填寫記錄時(shí),必須字跡清晰、內(nèi)容完整,不得隨意涂改記錄。如需修改,不得用修正液,改完后,加蓋修改人印章或簽名,并注明日期。不能空項(xiàng),無內(nèi)容時(shí)劃"杠線"。

4.1.3各部門的記錄,要及時(shí)收集、整理、歸類、裝訂成冊(cè),以便于檢索和保存。

4.2記錄的管理

4.2.1產(chǎn)生記錄的部門,應(yīng)按照《文件控制程序》的規(guī)定,對(duì)記錄編號(hào),并填寫《記錄一覽表》,交秘書科備案。

4.2.2各種記錄由各部門確定保存期。

4.2.3記錄必須存放于適宜的儲(chǔ)存環(huán)境和便于存取的場所,并防止在規(guī)定的保存期限內(nèi)損壞、變質(zhì)和丟失。

4.3記錄的查閱

4.3.1記錄在保存期內(nèi)不允許隨意借閱或外傳。

4.3.2本公司人員因工作需要查閱、借閱記錄時(shí),要經(jīng)記錄所屬部門主管同意。填寫《查(借)閱登記表》。

4.3.3公司外部人員要查閱記錄時(shí),應(yīng)經(jīng)管理者代表和記錄所屬部門主管同意,方可查閱。查閱者須填寫《查(借)閱登記表》。

4.4各部門每年應(yīng)定期對(duì)各類記錄進(jìn)行清查,對(duì)過期者要列出清單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核查,確無保留價(jià)值的,予以銷毀。同時(shí)填寫《記錄銷毀記錄》。

5相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》

5.2《記錄控制程序

6記錄

6.1《記錄一覽表》

6.2《記錄銷毀記錄》

6.3《查(借)閱登記表》