公司記錄控制程序(七)

1、目的

對記錄的標識、貯存、檢索、保護、保存期限和處置進行控制,提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。

2、適用范圍

適用于本公司質量管理體系及支持其運行過程的記錄控制。

3、職責

3.1****負責記錄的歸口管理。

3.2***負責檢驗和試驗記錄及供方提供質量記錄的控制管理。

3.3各職能部門負責本部門使用記錄的填報、檢查等管理工作。

4、工作程序

4.1記錄的編制和審批

4.1.1文件編制部門在編制文件的同時應編制相應所需的記錄表格附在文件之后,同時向辦公室領取記錄編號。

4.1.2批準后的記錄表格隨同文件送交辦公室備案。

4.2記錄的編號和登記

4.2.1記錄均應有統一的編號,編號規定如下:

WSH/B××-××

記錄順序號

記錄表所屬部門代號

表格漢語拼音第一個字母

公司名稱漢語拼音第一個字母

4.2.2***檔案管理員負責登記《記錄表格一覽表》,并復印一份待用。

4.2.3檔案管理員根據記錄表格的使用頻率,將平均每2天及以下使用一張的記錄表格復制一份送外大量印刷(數量視具體狀況而定),其他由使用部門在公司內自行復制。

4.3記錄的簽收、領用和填寫

4.3.1記錄表格收到后,由檔案管理員通知使用部門來領取,記錄表格由科長或科長以上人員領取并在《記錄表格領用單》上簽名。

4.3.2所有的記錄填寫應真實、清晰和完整,并有記錄人或操作者的簽名。

4.4記錄表格的更改

4.4.1記錄表格在使用過程中,若影響使用目的時,相關人員應對記錄表格提出更改。

4.4.2送外大量印刷的記錄表格由更改提出人向辦公室以《記錄表格更改申請單》的形式提出申請,申請單中應說明更改原因。

4.4.3辦公室收到申請單后,轉至編制部門或編制人進行審查、更改,經審查、更改后由原批準人負責審批,當原批準人不在時,由其授權人負責審批,剩余的記錄表格由辦公室統一另作他用。

4.4.4公司內復制的記錄表格由更改提出人直接向編制部門或編制人提出,由其進行審查、更改,并通知相關人員。

4.5記錄的收集和編目

4.5.1各職能部門負責本部門記錄的收集,并進行分類、匯總、整理及保管。

4.5.2供方提供的質量記錄(包括檢測儀器的檢定記錄)由質檢科收集整理及保管;與質量管理體系運行有關的由品質部收集保管。

4.5.3記錄由辦公室負責統一編目。

4.6記錄的歸檔、貯存和保護

4.6.1每年年底,各部門應將每年度的記錄分類整理成冊統一交辦公室歸檔處理。

4.6.2辦公室對移交來的記錄按《檔案管理制度》實施分類管理。

4.6.2對所有記錄有統一記錄編號的均進行貯存。

4.6.3編目并專柜存放便于檢索,保存環境應清潔干燥,有防蟲蛀措施。

4.6.4外來記錄的保存要求按公司記錄保存要求保存。

4.6.5記錄的借閱

a、所有記錄的原件一律不準外借。

b、當顧客或其他代表要求查閱記錄時,由辦公室人員陪同在檔案室內查閱;若需長期借閱的,經總經理批準后,由檔案管理員提供復印件,并登記《記錄借閱登記表》。

c、本公司內部人員確有需要可經辦公室主任同意后借閱相關記錄,并由檔案管理員登記《記錄借閱登記表》。

4.7記錄的保存期限和處置

4.7.1本公司質量管理體系運行記錄保存期限一般為三年,以滿足可追溯性要求。

4.7.2超過保存期限的記錄由保管人提出申請經管理者代表批準后方可進行,銷毀記錄需有二人在場,并在《記錄銷毀登記表》上簽字。

4.7.3為法律或積累知識為目的而保留的超過保存期限的記錄加蓋“作廢文件”印章。

5、相關/支持性文件

《檔案管理制度》

6、記錄

《記錄表格一覽表》

《記錄表格領用單》

《記錄表格更改申請單》

《記錄借閱登記表》

《記錄銷毀登記表》

表格編制

7、程序流程圖

篇2:公司質量記錄控制工作程序

公司質量記錄控制程序

⒈目的:

對質量記錄進行控制和管理,提供產品質量符合規定要求和質量體系有效運行的證據。

⒉范圍:

適用于質量體系所有相關的記錄。

⒊職責:

3.1資料員負責質量體系運行所產生的質量記錄的歸口管理。

3.2各職能部門負責本部門所產生的質量記錄的控制。

⒋工作程序:

4.1質量記錄的傳遞與收集

4.1.1質量記錄以書寫文件或表格形式傳遞、保管。責任人填寫質量記錄,字跡須端正清晰,內容真實,數據準確,不得用鉛筆填寫。記錄必須有責任人簽名;有審批和批準欄的,必須有主管領導簽名。

4.1.2如質量記錄中涉及數據的更改,更改人應在記錄單上簽署姓名或蓋章。

4.1.3質量記錄每月底由各部門質量記錄管理員按類別收集,作好標識,妥善保存。

4.2質量記錄的編號

4.2.1質量記錄的編號和表式更改根據《管理文件控制程序》規定執行。

4.2.2對于有規律性的質量記錄,量大面廣,可通過日期追溯,只規定代號。

4.2.3對于不定期使用,用量小且無法按日期追溯控制的質量記錄,除按規定的代號外,同時在記錄右上角手工編號:二位阿拉伯數字ΧΧ-年代號。

4.2.4對4.2.3中用量大的質量記錄,除按規定代號外,在該記錄右上角打印記錄本身流水號。

4.2.5如同一質量記錄同時有幾個職能部門使用,在該記錄右上角注明文件分發號。

4.3質量記錄的歸檔與貯存

4.3.1質量記錄由該記錄職能部門歸檔,發至其他部門的質量記錄由收文部門歸檔。

4.3.2質量記錄最短的貯存期限如下:

4.4質量記錄的保管和處理:

4.4.1相關質量記錄的格式裝訂成冊,統一存放。

4.4.2各部門應把質量記錄保存在干燥和安全的地方,避免損壞、變質或丟失。

4.4.3質量記錄可用磁盤、磁帶形式保存,但必須要有備份,作好標識,并異地妥善保存。

4.4.4質量記錄不外借,如顧客需要則按顧客要求經管理者代表審批才可提供原稿或復印件。

4.4.5保管期滿后的質量記錄由資料員填寫文件銷毀清單,經管理者代表審批后,由資料員負責銷毀。如需保留,須由該部門領導提出申清,經管理者代表審批后,由該部門質量記錄保管者在封面上標識"過期保存"字樣,予以保存。

4.5質量記錄如需換版,則在換版后的記錄上標識修改狀態,第一次修改為"1",以此類推,原質量記錄自然作廢,如需保留,則在該記錄上標識"作廢保留"字樣。

⒌相關文件:

5.1QS/TSB20501-20**《質量體系文件和資料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技術文件和資料控制程序》

⒍相關記錄:

見清單。

質量記錄保存規定表

職能部門質量記錄保存年限

質量管理體系QMS資料質量體系運行記錄5

統計技術5

質檢部檢驗和試驗/檢驗報告3/15

不合格品控制3

技術部技術文件和資料同技術檔案保存期限一致

設備有關資料與設備使用期限一致

工裝記錄現行生產服務期加一日歷

生產部生產計劃及生產有關報表3

采購部采購訂單及修訂單現行生產服務期加一日歷年

業務部銷售合同現行生產服務期加一日歷年

服務有關資料與業務關系保持一致

生產件批準文件現行生產服務期加一日歷年

計量室檢測設備記錄與檢測設備使用期限一致

財務部培訓記錄與職工在職期一致

篇3:化工公司質量記錄管理工作程序

化工公司質量記錄管理程序

1.目的

對質量記錄進行控制和管理,旨在提供產品質量或法律法規達到規定要求和質

量管理體系有效運行的證據。

2.適用范圍

適用于本公司質量管理體系有關的所有質量記錄的控制。

3.職責

ISO辦公室制定本程序,相關部門配合執行。

4.定義

4.1質量記錄:是指本公司質量管理體系有關的證據,如某產品的檢驗記錄等。

5.作業內容

5.1ISO辦公室負責建立"質量記錄一覽表",包括名稱、保存期限、保存地點等。

5.2質量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執行。

5.3質量記錄要求字跡端正清楚、內容詳盡真實、項目填寫齊全、數據可靠,各部門負責人應對本部門的質量記錄的真實性和完整性負責,且應指定專人負責本部門質量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質量記錄時,需經部門主管批準。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。

5.7質量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序