建筑公司體系文件控制程序

1目的

保證質量體系、職業健康安全和環境管理體系文件和資料處于受控狀態,及時獲取并使用所需文件的有效版本,防止文件丟失、誤傳,確保質量體系、職業健康安全和環境管理體系正常、有效運行。

2范圍

適用于公司質量、職業健康安全和環境管理體系文件和資料,包括相應外來文件的控制。

3職責

3.1綜合管理部負責制訂、修改和組織實施本程序,并負責管理體系文件的出版、發放等日常管理工作,并負責監督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。

3.2綜合管理部負責轉發政府主管部門、上級單位和本公司發布的文件以及人力資源文件資料的管理。

3.3綜合管理部負責內部審核管理方案的文件和歸檔管理。

3.4工程部負責應急預案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。

3.5工程部負責工程施工組織設計、重要施工方案、職業健康安全和環境控制措施等文件的審核以及相關文件的歸口管理。

3.6計劃部負責合同文件、工程勞務招標文件及其相關文件的歸口管理。

3.7物資部負責設備、物資招標、采購及相關文件的歸口管理。

3.8生產準備部負責生產準備、試運行規程、規范等相關作業文件的歸口管理。

3.9各有關部門負責本職能管理范圍內相關文件的獲取、編制、審批、發放、接收、評審、更改和保管等各環節的管理工作,并負責制定文件現行狀態的清單。

3.10各部門應設置專人負責質量、職業健康安全和環境管理體系文件、資料的收發、登記、標識、復制等工作。

4管理內容與方法

4.1文件的分類

--管理方針和管理目標;

--質量、職業健康安全和環境管理手冊;

--質量、職業健康安全和環境體系程序文件;

--為確保體系的有效策劃、運行和控制所需的作業性文件,包括技術性文件、管理標準、制度、規定、工作標準以及記錄表示等;

--質量、職業健康安全和環境記錄。

4.2文件的編制

文件由承擔其管理職能的部門組織編制。

4.3文件的審批和發布

4.3.1質量、職業健康安全和環境手冊由管理者代表審核,總經理批準發布。

4.3.2程序文件由綜合管理部組織審核,管理者代表批準和發布。

4.3.3技術文件由工程部、生產準備部分別組織各自職能范圍內的審核,主管副總經理批準和發布。

4.3.4管理文件由綜合管理部組織審核,主管副總經理批準和發布。

4.3.5對外簽訂的經濟合同按《合同管理辦法》進行審核后,由法定代表人或其授權人簽署。

4.3.6需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件,由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準,批準購買的文件經綜合管理部登記后分發。

4.4(受控)文件的編號、發放、更改、評審及存檔管理

4.4.1文件編號按《文件編號規定》附錄B執行。

4.4.2受控的文件應做好標識,標明文件歸口管理部門和分發號等。

4.4.3文件的發放由公司綜合管理部負責,其受控文件應填寫《內部文件發放登記表》,按批準的發放范圍發放;非受控文件的發放按相應的規定發放。文件的發放應做好記錄。

4.4.4文件領用人在《內部文件發放登記表》上簽名后領取。

4.4.5受控的工程施工圖紙、資料的領取、分發及收回按《工程圖紙、資料的管理規定》執行。

4.4.6文件領用人應對受控文件妥善保管和使用,防止污損和遺失。當使用的受控文件嚴重破損時,應到綜合管理部辦理文件更換手續,交回原文件,換發新文件,并仍沿用原文件分發號。

4.4.7當受控文件丟失后,應到綜合管理部重新辦理申請領用手續,并做出說明,文件補發后,要注明丟失文件作廢。

4.4.8當受控文件使用人調離該崗位時,應將文件移交崗位接替人或上交文件發放部門。

4.4.9受控文件的更改審批及發放管理按原文件的管理程序辦理,并填寫《文件更改申請表》,當采用新文件時應將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋"作廢"標志。

作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置,作廢文件的銷毀應批準,并有人監督:

--文件的管理部門將作廢文件統一收回,做好作廢標識后封存或銷毀記錄;

--為任何原因而保留作廢文件時,應予以明顯標識,并與有效文件分開存放。。

4.4.10質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中,隨著質量、職業健康安全和環境方針、目標、法制法規要求、組織結構等引起管理體系變化時,應及時評審(間隔期不超過12個月),必要時予以更新,以確保文件的有效性,充分性和適宜性。

4.4.11更改后的文件應標明更改版次,并按原發放名單追蹤發放,文件的更改可采用換頁或升版的方式進行。

4.4.12外來的上級管理部門文件,其收發、傳閱等由公司綜合管理部實施管理。

4.4.13受控文件的存檔按《檔案管理規定》實施。

4.4.14文件需復制時,由使用部門提出申請,經文件的管理部門批準,由文件的發放部門辦理登記手續,與原件一樣實施控制。

4.4.15管理文件如有網絡版本,由文件管理部門提供只讀共享,網絡版以文件管理部門在網絡上公布的版本為準。

5相關文件

附錄B《文件記錄編號規定》

《工程圖紙、資料管理規定》

《檔案管理規定》

6相關記錄

《傳真樣式》

《簽報》

《會議辦理會簽單》

《發文稿紙》

《內部文件發放記錄表》

《文件更改申請表》

《文件收回登記表》

《文件銷毀申請表》

《文件銷毀登記表》

《收文登記》

《發文登記》

7附錄

附錄A流程圖

附錄B《文件記錄編號規定》

附錄C《傳真樣式》

附錄D

《簽報》

附錄E《會議辦理會簽單》

附錄F《發文稿紙》

附錄G《內部文件發放記錄表》

附錄H《文件更改申請表》

附錄I《文件收回登記表》

附錄J《文件銷毀申請表》

附錄K《文件銷毀登記表》

附錄L《收文登記》

附錄M《發文登記》

附錄A

(資料性附錄)

流程圖

A.1管理體系內部文件控制流程圖

A.2管理體系外部文件控制流程圖

附錄B

(規范性附錄)

文件記錄編號規定

B.1目的

為促進企業管理規范化、科學化、程序化,特制定本規定。

B.2范圍

適用于公司企業標準的編號。

B.3管理內容與方法

B.3.1企業標準文件記錄編號格式

Q/GDCF****.***

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:公司質量體系文件和資料控制工作程序

公司質量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質量體系文件和資料進行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質量體系運行中所有質量文件和資料的控制。

⒊職責:

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質量體系文件的內容進行必要的協調與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經理批準。

3.3各相關部門負責各部門的質量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負責質量體系文件資料的分發、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內發放的質量手冊為受控文件,由管理者代表批準發放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負責編寫《質量手冊》各個章節,手冊內容應相互協調,避免重復與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關部門人員根據《質量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

4.3.2程序文件由主管相應要素的部門負責人審核,總經理批準。

4.3.3審批主要內容:

①內容是否符合QS-9000標準,職責是否明確、合理;

②各文件之間是否協調;

③與上級政策法規是否一致。

4.3.4部門業務范圍的作業文件和第四層次質量文件由各部門負責人會簽,管理者代表負責審批和控制。

4.4文件的發放

4.4.1質量手冊與程序文件由總經理批準后的五天內發放,使用人在文件領用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質量手冊和程序文件發放范圍:

①總經理、管理者代表、副總經理;

②各部門負責人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據文件內容發放至相關部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準后銷毀。

4.4.4其他質量文件由文件制訂部門根據文件內容發放給相關部門,領用人在文件領用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發生破損,由文件執行部門提出書面申請,由管理者代表批準后由資料員發放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復審與更改

4.5.1質量手冊與程序文件結合內部質量審核、管理評審,每年復審一次。對不合適的文件應重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認"印章。年份用公元紀年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經原審批人員或經授權人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發展的需要應重新修訂或更換,管理者代表在新文件發布后5天內通知有關部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發登記表統一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復印件封存備查,并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經審核批準后,原版文件由資料員統一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結果紀錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應及時修補。

4.7.3文件原件一律不準外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復制件,若需復制,應經總經理批準,并填寫文件收/發登記表。任何部門未經批準,不準擅自復制受控文件。

⒌相關文件:

無。

⒍相關表單:

見清單。