建筑公司協商、溝通與信息交流控制程序

1目的

通過與相關方及公司員工的協商、溝通與信息交流,確保有關質量、職業健康安全和環境的信息溝通,使所有受到質量、職業健康安全和環境影響的員工及其他相關方參與和支持公司的質量、職業健康安全和環境方針和目標的實現,并吸取相關方的合理建議和意見,進一步改進公司的質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系。

2范圍

適用于公司質量管理、職業健康安全和環境管理體系的協商、溝通與信息交流管理。

3職責

3.1最高管理者負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的決策。

3.2管理者代表負責對重大質量、職業健康安全和環境信息的處理。

3.3綜合管理部負責與上級主管部門、行業主管部門、其他相關方及公司內部的信息交流、傳遞和處理。

3.4工會代表員工參與職業健康安全和環境管理事務。參與有關職業健康安全和環境方針、程序等的討論、決策。

3.5各有關部門負責與相關方進行信息交流、傳遞和處理,并向綜合管理部或管理者代表通報傳遞和處理情況。

3.6各有關部門負責相應職能范圍內的質量、職業健康安全和環境信息交流。

4管理內容與方法

4.1內部信息

4.1.1內部信息內容包括:

--質量、職業健康安全和環境方針、目標的實現情況;

--法律、法規、規范、標準及其他要求;

--顧客要求過程、危險源和環境因素調查、評價及更改信息;

--企業質量、職業健康安全和環境目標、指標及質量、職業健康安全和環境管理方案;

--各部門的質量、職業健康安全和環境職責:

--質量、職業健康安全和環境培訓的信息;

--監測、測量結果;

--不符合與預防糾正措施的信息;

--質量管理體系、職業健康安全和環境管理體系內部審核結果的信息;

--管理評審結果的信息;

--員工的建議與意見。

4.1.2綜合管理部負責按規定要求將所要傳達的企業質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中的上述各種信息及時、準確地傳達至各部門主管。

4.1.3工會作為員工代表機構,負責組織員工積極參與管理體系的有關事務,負責收集員工的意見和建議,并在員工與行政中建立溝通、協商交流的橋梁和渠道。

4.1.4部門的質量、職業健康安全和環境信息由各部門主管按規定要求負責將其匯總至綜合管理部,各部門之間的質量、職業健康安全和環境信息交流由各部門間相互傳達。

4.1.5內部信息的接收和處理

4.1.5.1體系運行信息,包括企業的質量、職業健康安全和環境方針、目標、指標、管理方案等,由最高管理者公布或授權管理者代表公布,綜合管理部向各部門發布,再由各部門傳達。

4.1.5.2由下往上傳遞的信息,包括員工的意見、建議及投訴等,接收和處理的方式為:

--有關人員向各部門的主管匯報,將質量、職業健康安全和環境保護方面的信息轉交至綜合管理部,員工的建議與意見經研討后,由綜合管理部通過所在部門給予答復;

--員工向其代表機構工會反映或工會召開員工座談會,收集有關意見、建議信息,向綜合管理部或其他相關部門反映。

4.1.5.3橫向傳遞的信息,包括法律、法規、及其他要求,質量因素、危險源和環境因素的識別、評價與更改、監測測量的結果、不符合糾正措施等,由各部門與綜合管理部之間進行信息傳遞。

4.1.5.4對信息交流中涉及的質量、環境和職業健康安全的重要問題要采取對策并及時傳達到員工。

4.1.5.5全體員工應參與質量方針、職業健康安全和環境方針的制定、評審,工會作為員工代表,參與制定決策。

4.1.5.6全體員工應接受適宜的培訓,了解掌握相應的質量管理、職業健康安全和環境管理技術、方法。

4.2外部信息

4.2.1外部信息內容包括:

--質量方針、職業健康安全和環境方針的公開;

--與相關方溝通的信息,對合同方施加影響、控制、管理或進行調查的信息;

--質量、職業健康安全和環境法律法規獲取或變更的信息;

--應急準備與響應的信息;

--相關方的投訴,包括周圍居民、上級主管部門、新聞媒體及質量監督、職業健康安全和環境保護主管部門。

4.2.2外部信息的傳達方式:

4.2.2.1質量方針、職業健康安全和環境方針:

由綜合管理部負責提供質量方針、職業健康安全和環境方針樣稿、登記備案并對外公布,同時作好發放記錄;

4.2.2.2與相關方建立聯絡:

各職能部門負責各自職能范圍內的與相關方聯絡。

4.2.3外部投訴的接收與處理:

4.2.3.1當外部信息涉及對公司的重大質量事故、職業健康安全和環境事故或施工影響投訴時、或政府部門通過現場檢查而提出的強制性要求,直接向公司投訴的,由綜合管理部填寫《信息交流表》,并調查核實,由管理者代表提出處理意見,責成責任部門或相關供方采取相應緩解措施,以削減由于事故或施工而造成的質量、職業健康安全和環境影響,并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。

4.2.3.2直接向供方投訴的,供方應向綜合管理部或工程部匯報,并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》,負責調查核實,提出糾正措施,并由責任部門向外部相關方就投訴的處理實施情況進行書面回復。同時,應將有關處理情況向綜合管理部通報。

4.2.3.3綜合管理部可視情況的嚴重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報告。管理者代表負責投訴實施過程中的協調工作。

對于因技術、資金等問題一時無法落實措施的,由整改部門提出書面意見,經管理者代表批準、并根據情況將其轉化為目標與指標。

4.3各類信息的傳遞方式

4.3.1有關相關方的投訴及政府部門的要求,由有關部門作好記錄,并填寫《信息記錄表》,由綜合管理部負責管理。

4.3.2有關內部信息由發出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關表格上進行傳遞。

4.3.3各類信息也可由各部門通過文件、記錄、

電話、電于郵件等各種形式及時進行相互傳遞和溝通,但應確保信息傳達的準確性和及時性,在必要的情況下,應能夠出示信息傳遞的可追溯性證據。

4.4工作會議

公司每年召開質量、職業健康安全和環境工作會議,通過工程協調會協商、交流、通報有關質量、職業健康安全和環境的動態和要求。在特殊或必要的情況下,應及時召*議。對發生重大質量、安全和環境問題時,由管理者代表或總經理召集召開工作會議。

公司相關部門和工會的有關質量、職業健康安全和環境的工作會議,應形成和保持記錄。

5相關文件

《文件控制程序》

《法律、法規控制程序》

《記錄控制程序》

《危險源辯識、風險評價和環境因素識別和評價控制程序》

《事故、事件、不符合控制程序》

《糾正和預防措施控制程序》

《監測和測量控制程序》

《工程安全管理規定》

6相關記錄

《信息交流表》

《會議記錄》

7附錄

附錄A流程圖

附錄B《信息交流表》

附錄A(資料性附錄)流程圖

附錄B(規范性附錄)

信息交流表

篇2:公司信息交流控制程序

公司管理手冊:信息交流控制程序

1、目的

建立高效的多層次的信息交流渠道,確保公司內部以及與外部相關方之間及時互通信息加強溝通和協商。

2、范圍

適用于公司對內對外就質量、環境方面的信息進行溝通和聯系

3、職責

3.1辦公室負責明確溝通方式,并就管理信息與相關方進行交流

3.2營銷部負責與顧客就產品質量和服務信息進行交流溝通。

3.3管理者代表負責就重大信息進行處理和反饋。

4、程序

4.1溝通和協商的內部信息包括:

a)質量、環境管理策劃及體系有效運行的信息

b)環境因素的調查、識別和評價的信息;

c)與質量、環境有關的法律法規及其他要求的執行信息;

d)管理目標、指標、方案的完成情況和效果信息;

e)內審、管理評審、認證審核的信息;

f)監視和測量的結果信息;

g)環境事故、不符合、糾正和預防措施信息;

h)應急準備與響應控制信息;

i)培訓信息;

j)公司領導對質量、環境管理工作的指示、決定和要求信息;

4.2外部信息包括:

a)顧客及其他相關方的意見、投訴和有關機構的信息;

b)法律法規及其他要求得的信息;

c)市場的信息;

d)行業協會和主管部門的信息;

e)需要向外部傳遞的信息,如成果,業績等;

f)其他外部信息

4.3現階段公司決定不與外部進行重大環境因素的信息交流,以避免造成不必要的誤會,遇到緊急情況可能造成重大環境事故時,公司保證及時通知各相關方。

4.4信息交流的渠道

4.4.1外部信息交流的渠道

a)招投標文件和對外宣傳資料;

b)走訪和邀請;

c)電話、電子郵件、傳真和信函等

4.4.2內部信息交流的渠道

a)各種會議;

b)印發文件、報表和通知;

c)口頭傳遞、匯報

4.5信息的管理

4.5.1辦公室負責建立《內外部信息登記表》,及時匯總重大信息,傳遞并跟蹤信息的處置結果,涉及到相關方意見或投訴是要將處置結果及時通知相關人員。

4.5.2一般信息由各部門自行處理,必要時將處置結果報告辦公室或相關方。各部門之間應充分進行溝通和協商,以確保信息流通渠道通暢。

4.5.3辦公室應將重大信息作為管理評審的輸入資料。

5.相關記錄

5.1《內外部信息登記表》

北京***公司