公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

六.信息交流溝通程序

1.目的與適用范圍

為規(guī)范環(huán)境信息溝通渠道,支持環(huán)境體系有效運(yùn)行,特制定本程序。

本程序適用于公司生產(chǎn)活動(dòng)中各類(lèi)環(huán)境信息的傳遞和處理工作。

2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―規(guī)范及使用指南》

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

3.職責(zé)

3.1推行辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部環(huán)境信息的綜合管理。

3.2各單位負(fù)責(zé)本單位、外部環(huán)境信息的收集、整理和反饋工作。

4.程序

4.1信息交流的分類(lèi)與形式

4.1.1信息交流分類(lèi)

a.內(nèi)部信息交流:在生產(chǎn)活動(dòng)中,與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的人員(部門(mén))之間的信息交流;

b.外部信息交流:與外部的組織、個(gè)人或第三方間的信息交流。

4.1.2信息交流可以是書(shū)面形式的,也可以是口頭形式的(如電話(huà)錄音),或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

4.1.3信息交流時(shí),其內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。

4.2信息交流與溝通內(nèi)容:

a.批評(píng):有關(guān)環(huán)境方針、管理方面、環(huán)境行為、對(duì)環(huán)境不安全的產(chǎn)品的抱怨;

b.建議:各種有關(guān)改善環(huán)境的觀點(diǎn);

c.提問(wèn):對(duì)環(huán)境方針、方案、要求、廢物利用及對(duì)環(huán)境安全的產(chǎn)品;

d.報(bào)告:向利益相關(guān)方報(bào)告公司的環(huán)境狀況。報(bào)告可來(lái)自公司內(nèi)部和外部;

e.宣傳/培訓(xùn):對(duì)于環(huán)境方針、體系要求、環(huán)境方案、環(huán)境行為狀態(tài)的內(nèi)、外部的培訓(xùn)、研討會(huì)、展示會(huì)和出版物。

4.3交流與溝通

4.3.1各單位建立環(huán)境信息臺(tái)帳,詳細(xì)記錄在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種內(nèi)、外部環(huán)境信息。

4.3.2生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)部產(chǎn)生的信息,應(yīng)由產(chǎn)生單位在當(dāng)日進(jìn)行傳遞。

4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦(管理責(zé)任者)或外部相關(guān)方。

4.3.4對(duì)于外部信息,各單位在接到該信息后,應(yīng)立即進(jìn)行記錄,并在當(dāng)日內(nèi)傳遞到推行辦。

4.3.5對(duì)于外部你方提出的抱怨和申述,推行辦會(huì)同相關(guān)部門(mén)提出處理意見(jiàn),報(bào)管理者代表后形成處理決定。

4.3.6需要回復(fù)的內(nèi)、外部信息,相關(guān)部門(mén)應(yīng)在合理期限內(nèi)予以書(shū)面答復(fù),并做好記錄。

5.支持性、作業(yè)文件

篇2:某酒店培訓(xùn)信息溝通反饋制度

酒店培訓(xùn)信息溝通反饋制度

培訓(xùn)活動(dòng)要真正產(chǎn)生培訓(xùn)效果,對(duì)經(jīng)營(yíng)起到推動(dòng)作用,其首要前提就是把握經(jīng)營(yíng)思路,找準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)中的薄弱環(huán)節(jié),以及時(shí)提供最需要的培訓(xùn)服務(wù)。而這一切必須建立在迅捷有效的信息溝通反饋渠道的基礎(chǔ)上,因此,行而有效的信息溝通反饋制度就成為培訓(xùn)工作成功的重要保障。

1.建立人力資源部與其他部室的碰頭會(huì)制度,定期與有關(guān)部室舉行座談,從中了解部門(mén)的經(jīng)營(yíng)情況和部門(mén)對(duì)培訓(xùn)的真正需求,征求部門(mén)對(duì)培訓(xùn)工作的意見(jiàn)。

2.定期與一線部室班組長(zhǎng)及員工代表舉行座談,了解員工對(duì)培訓(xùn)的真正需求及在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題,從培訓(xùn)角度加以分析和解決。

3.不定期深入部門(mén),到員工實(shí)際工作中去調(diào)查研究,主動(dòng)獲取第一手資料。

4.對(duì)經(jīng)營(yíng)管理中的突發(fā)性事件做好個(gè)案分析,對(duì)于典型案例要深入剖析,并編入教案,立案歸檔。

5.一線部室要定期將賓客意見(jiàn)匯總和部門(mén)培訓(xùn)活動(dòng)記錄送達(dá)人力資源部,保證人力資源部掌握賓客需求和部門(mén)培訓(xùn)動(dòng)態(tài),不斷調(diào)整工作重點(diǎn)以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化。

篇3:工程管理信息溝通管理制度

第一章?總則

第1條為了促進(jìn)工程管理信息在集團(tuán)工程管理中心、區(qū)域公司、項(xiàng)目部以及集團(tuán)總部各職能部門(mén)之間的溝通交流,同時(shí)加強(qiáng)與外部相關(guān)方的溝通,制定本辦法。

第2條本程序適用于工程管理方面信息的溝通與交流。

第3條本辦法主要依據(jù)《信息、溝通、協(xié)商控制程序》(出自五洋《管理體系程序匯編》)。

第4條主要職責(zé)。

1.集團(tuán)工程管理中心:負(fù)責(zé)收集國(guó)家有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等,負(fù)責(zé)與集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、主管部門(mén)、甲方、各職能部門(mén)、區(qū)域公司之間的有效溝通。

2.區(qū)域公司:負(fù)責(zé)收集地方有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等,負(fù)責(zé)與集團(tuán)工程管理中心、地方主管部門(mén)、甲方、項(xiàng)目部之間的有效溝通。

3.項(xiàng)目部:負(fù)責(zé)收集與工程相關(guān)的信息,負(fù)責(zé)與區(qū)域公司、甲方、監(jiān)理之間的有效溝通。

第二章?外部溝通

第5條外部主管部門(mén)。溝通的內(nèi)容包括:

1.國(guó)家頒布的關(guān)于工程質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康安全方面的法律、法規(guī)、各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

2.安全標(biāo)化工地、創(chuàng)優(yōu)工程等創(chuàng)優(yōu)指標(biāo)的申報(bào)。

3.施工許可證、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)等手續(xù)辦理。

4.協(xié)助做好上級(jí)的專(zhuān)項(xiàng)檢查、臨時(shí)檢查等迎檢工作。

第6條行業(yè)協(xié)會(huì)。溝通的內(nèi)容包括行業(yè)主管部門(mén)(地方政府)關(guān)于工程質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康安全方面的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)文件及各種活動(dòng)信息和通知等。

第7條客戶(hù)。溝通的內(nèi)容包括客戶(hù)回訪、顧客投訴等。經(jīng)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)客戶(hù)回訪,顧客投訴可參看《客戶(hù)投訴管理辦法》。

第8條監(jiān)理。溝通的內(nèi)容包括工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等。

第三章?內(nèi)部溝通

第9條與上級(jí)溝通。溝通的內(nèi)容包括上級(jí)下達(dá)的指令、通知、文件等。

第10條與下級(jí)單位溝通。溝通的內(nèi)容包括下達(dá)的計(jì)劃、任務(wù)、安排等。

第11條與平級(jí)溝通。溝通的內(nèi)容包括協(xié)作的方案、事項(xiàng)、雜務(wù)等。

第12條單位內(nèi)部溝通。溝通的內(nèi)容包括工作的安排、組織、協(xié)調(diào)等。

第四章?溝通方式

第13條會(huì)議。包括定期會(huì)議和不定期會(huì)議,會(huì)議要做好會(huì)議記錄。

1.定期會(huì)議。包括年度質(zhì)安會(huì)議、季度檢查總結(jié)會(huì)議、區(qū)域公司月度檢查會(huì)議、定期培訓(xùn)會(huì)、項(xiàng)目部周例會(huì)等。

2.不定期會(huì)議。包括專(zhuān)項(xiàng)檢查會(huì)議、臨時(shí)協(xié)調(diào)會(huì)等。

第14條文字形式。包括制度文件、通知、報(bào)表、報(bào)告等。填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》。

第15條通訊工具。包括信息平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)、電話(huà)、傳真、快遞等。

第16條走訪。包括定期走訪和不定期走訪。

1.定期走訪。包括客戶(hù)回訪、例行檢查等。

2.不定期走訪。包括客戶(hù)投訴調(diào)解、關(guān)系協(xié)調(diào)等。

第五章?工作方法

第17條信息溝通專(zhuān)員。集團(tuán)公司與區(qū)域公司應(yīng)落實(shí)信息溝通專(zhuān)員,促進(jìn)建立信息溝通網(wǎng)絡(luò)。

第18條信息收集。由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集信息,填寫(xiě)《文件收集列表》。集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)收集國(guó)家、行業(yè)的法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)等,區(qū)域公司負(fù)責(zé)收集地方的相關(guān)規(guī)定,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集與工程相關(guān)的信息。區(qū)域公司與項(xiàng)目部將收集的內(nèi)容定期上報(bào)到集團(tuán)工程管理中心匯總存檔。

第19條信息分類(lèi)。收集到的信息按照質(zhì)量、安全、設(shè)備等進(jìn)行分類(lèi),分發(fā)到各職能模塊,以便信息能得到及時(shí)的處理與執(zhí)行,填寫(xiě)《文件發(fā)放列表》,發(fā)放文件的同時(shí)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》。

第20條信息溝通。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)信息的溝通順暢,包括外部、內(nèi)部的信息,建立信息發(fā)布、共享平臺(tái),由專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息的發(fā)布,確保發(fā)布的及時(shí)、準(zhǔn)確性。

第21條信息反饋。信息接收方由專(zhuān)人負(fù)責(zé)確認(rèn)信息的收到和反饋,反饋的信息由專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳遞到相關(guān)職能人員,以便能得到及時(shí)的處理。

第22條信息存檔。由專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息的整理和存檔,編訂成冊(cè),制成統(tǒng)一目錄,以便查閱。

第六章?附則

第23條本辦法由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。

第24條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò),自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第25條附件:(1)文件收集列表;(2)文件發(fā)放列表;(3)文件發(fā)放登記表。