物業(yè)管理手冊:信息交流控制程序

1、目的

為保證環(huán)境管理體系內(nèi)、外部信息交流渠道的暢通,及時答復(fù)和處理涉及重要環(huán)境因素的外部信息,特制定本程序。

2、范圍

本程序適用于公司的內(nèi)、外部各類環(huán)境信息的傳遞和處理。

3、職責(zé)

3.1品質(zhì)部是環(huán)境信息管理的歸口部門,負(fù)責(zé)內(nèi)、外環(huán)境信息的傳遞與處理。

3.2品質(zhì)部及各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對相關(guān)方環(huán)境信息的收集和處理。

3.3各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)環(huán)境信息的傳遞和交流。

4、程序

4.1環(huán)境信息內(nèi)容與分類

4.1.1內(nèi)部信息

a)正常環(huán)境信息,如環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測量、環(huán)境管理體系審核、管理評審以及體系正常運行時的信息;

b)環(huán)境因素更新信息;

c)法律法規(guī)跟蹤信息;

d)不符合糾正信息;

e)環(huán)境事故或緊急情況信息;

f)其它內(nèi)部信息,如員工的建議和抱怨等。

4.1.2外部信息

a)地方環(huán)保局和環(huán)保監(jiān)測機構(gòu)檢查或監(jiān)測結(jié)果;

b)相關(guān)方反饋的信息及其投訴;

c)認(rèn)證機構(gòu)審核信息;

d)同行業(yè)環(huán)境和技術(shù)方面的信息;

e)就重要環(huán)境因素與外界交流的信息;

f)其它外部信息,如環(huán)境管理和環(huán)保治理技術(shù)等方面的信息。

4.2內(nèi)部信息的收集與處理

4.2.1正常信息的交流

a)品質(zhì)部按照程序文件的有關(guān)規(guī)定傳遞環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測量、環(huán)境管理體系審核和管理評審等信息。

b)各部門依據(jù)相關(guān)文件規(guī)定收集并傳遞正常信息。

4.2.2環(huán)境因素更新信息的交流,執(zhí)行《環(huán)境因素識別和評價控制程序》。

4.2.3法律法規(guī)跟蹤信息的交流,執(zhí)行《法律法規(guī)和其他要求控制程序》。

4.2.4不符合糾正信息的交流,執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

4.2.5環(huán)境事故或緊急情況由發(fā)現(xiàn)部門及時傳遞給品質(zhì)部或禮兵部,應(yīng)急處理執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》。

4.3外部信息的收集與處理

4.3.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)接待地方環(huán)保局、監(jiān)測站和其它上級單位的環(huán)境檢查,收集有關(guān)信息,并傳遞給相關(guān)部門;當(dāng)檢查或監(jiān)測結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時,執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

4.3.2各部門收到相關(guān)方環(huán)境信息后,進行登記并落實。

4.3.3涉及相關(guān)方環(huán)境方面的投訴應(yīng)填寫《業(yè)主投訴處置單》及時反饋到各相關(guān)責(zé)任部門,責(zé)任部門要及時處理并填寫《業(yè)主投訴處置單》;如不能處理,及時報告給品質(zhì)部,品質(zhì)部應(yīng)在2個工作日內(nèi)提出處理意見,處理后,責(zé)任部門和品質(zhì)部要做好記錄,并執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。

4.3.4各部門從外部獲得的其他類環(huán)境信息如“三廢”治理技術(shù)、節(jié)能降耗措施等,要及時傳遞給品質(zhì)部或職責(zé)管理部門,經(jīng)過分類、整理后,根據(jù)需要傳遞給相關(guān)部門。

4.4環(huán)境信息傳遞方式與記錄

4.4.1環(huán)境信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式進行傳遞。

4.4.2各部門對接收、傳遞的環(huán)境信息予以記錄。

4.4.3全公司環(huán)境信息交流框圖如下:

4.5重要環(huán)境因素外部交流控制

4.5.1與業(yè)主就重要環(huán)境因素和對其的控制要求進行交流。

4.5.2與業(yè)主交流的內(nèi)容

a)了解建立環(huán)境管理體系的意義和內(nèi)涵;

b)參與社區(qū)環(huán)境保護預(yù)防污染目標(biāo)的制定和評審;

c)參與商討影響社區(qū)環(huán)境保護的任何變化;

d)參與社區(qū)環(huán)境保護事務(wù)。

4.5.3與業(yè)主交流的方式

a)座談會、培訓(xùn);

b)布告欄宣傳;

c)社區(qū)文化活動;

d)與業(yè)主/業(yè)主委員會/社區(qū)居委會協(xié)商與溝通。

4.5.4各物業(yè)服務(wù)中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內(nèi)容與業(yè)主/業(yè)主委員會/社區(qū)居委會建立長效協(xié)商與溝通機制,開展共創(chuàng)環(huán)保型社區(qū)活動,并做好記錄。

4.5.5各物業(yè)服務(wù)中心于每年管理評審前編制《社區(qū)環(huán)境保護年度總結(jié)》,提交業(yè)主委員會協(xié)商討論,并提出下年度改進要求。各物業(yè)服務(wù)中心將年度總結(jié)提交管理評審。

4.5.6各物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)保存與業(yè)主協(xié)商溝通結(jié)果的記錄和發(fā)布。

4.6本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。

5.相關(guān)文件

5.1《環(huán)境因素識別和評價控制程序》

5.2《不符合、糾正和預(yù)防措施控制程序》

5.3《法律法規(guī)和其他要求控制程序》

5.4《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》

5.5《記錄控制程序》

6.相關(guān)記錄

6.1《社區(qū)環(huán)境保護年度總結(jié)》JW/JL-5.5.4-001

6.2《業(yè)主投訴處置單》JW/JL-7.2-002

篇2:公司信息交流控制程序

公司管理手冊:信息交流控制程序

1、目的

建立高效的多層次的信息交流渠道,確保公司內(nèi)部以及與外部相關(guān)方之間及時互通信息加強溝通和協(xié)商。

2、范圍

適用于公司對內(nèi)對外就質(zhì)量、環(huán)境方面的信息進行溝通和聯(lián)系

3、職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)明確溝通方式,并就管理信息與相關(guān)方進行交流

3.2營銷部負(fù)責(zé)與顧客就產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)信息進行交流溝通。

3.3管理者代表負(fù)責(zé)就重大信息進行處理和反饋。

4、程序

4.1溝通和協(xié)商的內(nèi)部信息包括:

a)質(zhì)量、環(huán)境管理策劃及體系有效運行的信息

b)環(huán)境因素的調(diào)查、識別和評價的信息;

c)與質(zhì)量、環(huán)境有關(guān)的法律法規(guī)及其他要求的執(zhí)行信息;

d)管理目標(biāo)、指標(biāo)、方案的完成情況和效果信息;

e)內(nèi)審、管理評審、認(rèn)證審核的信息;

f)監(jiān)視和測量的結(jié)果信息;

g)環(huán)境事故、不符合、糾正和預(yù)防措施信息;

h)應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制信息;

i)培訓(xùn)信息;

j)公司領(lǐng)導(dǎo)對質(zhì)量、環(huán)境管理工作的指示、決定和要求信息;

4.2外部信息包括:

a)顧客及其他相關(guān)方的意見、投訴和有關(guān)機構(gòu)的信息;

b)法律法規(guī)及其他要求得的信息;

c)市場的信息;

d)行業(yè)協(xié)會和主管部門的信息;

e)需要向外部傳遞的信息,如成果,業(yè)績等;

f)其他外部信息

4.3現(xiàn)階段公司決定不與外部進行重大環(huán)境因素的信息交流,以避免造成不必要的誤會,遇到緊急情況可能造成重大環(huán)境事故時,公司保證及時通知各相關(guān)方。

4.4信息交流的渠道

4.4.1外部信息交流的渠道

a)招投標(biāo)文件和對外宣傳資料;

b)走訪和邀請;

c)電話、電子郵件、傳真和信函等

4.4.2內(nèi)部信息交流的渠道

a)各種會議;

b)印發(fā)文件、報表和通知;

c)口頭傳遞、匯報

4.5信息的管理

4.5.1辦公室負(fù)責(zé)建立《內(nèi)外部信息登記表》,及時匯總重大信息,傳遞并跟蹤信息的處置結(jié)果,涉及到相關(guān)方意見或投訴是要將處置結(jié)果及時通知相關(guān)人員。

4.5.2一般信息由各部門自行處理,必要時將處置結(jié)果報告辦公室或相關(guān)方。各部門之間應(yīng)充分進行溝通和協(xié)商,以確保信息流通渠道通暢。

4.5.3辦公室應(yīng)將重大信息作為管理評審的輸入資料。

5.相關(guān)記錄

5.1《內(nèi)外部信息登記表》

北京***公司

篇3:公司EMS程序文件:信息交流溝通程序

公司EMS程序文件范本:信息交流溝通程序

六.信息交流溝通程序

1.目的與適用范圍

為規(guī)范環(huán)境信息溝通渠道,支持環(huán)境體系有效運行,特制定本程序。

本程序適用于公司生產(chǎn)活動中各類環(huán)境信息的傳遞和處理工作。

2.引用標(biāo)準(zhǔn)和文件

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―規(guī)范及使用指南》

《ISO14000:1996環(huán)境管理體系―原則、體系和支持技術(shù)通用指南》

3.職責(zé)

3.1推行辦負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部環(huán)境信息的綜合管理。

3.2各單位負(fù)責(zé)本單位、外部環(huán)境信息的收集、整理和反饋工作。

4.程序

4.1信息交流的分類與形式

4.1.1信息交流分類

a.內(nèi)部信息交流:在生產(chǎn)活動中,與生產(chǎn)活動相關(guān)的人員(部門)之間的信息交流;

b.外部信息交流:與外部的組織、個人或第三方間的信息交流。

4.1.2信息交流可以是書面形式的,也可以是口頭形式的(如電話錄音),或是其他一切可利用的通訊及宣傳工具。

4.1.3信息交流時,其內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。

4.2信息交流與溝通內(nèi)容:

a.批評:有關(guān)環(huán)境方針、管理方面、環(huán)境行為、對環(huán)境不安全的產(chǎn)品的抱怨;

b.建議:各種有關(guān)改善環(huán)境的觀點;

c.提問:對環(huán)境方針、方案、要求、廢物利用及對環(huán)境安全的產(chǎn)品;

d.報告:向利益相關(guān)方報告公司的環(huán)境狀況。報告可來自公司內(nèi)部和外部;

e.宣傳/培訓(xùn):對于環(huán)境方針、體系要求、環(huán)境方案、環(huán)境行為狀態(tài)的內(nèi)、外部的培訓(xùn)、研討會、展示會和出版物。

4.3交流與溝通

4.3.1各單位建立環(huán)境信息臺帳,詳細(xì)記錄在生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的各種內(nèi)、外部環(huán)境信息。

4.3.2生產(chǎn)活動內(nèi)部產(chǎn)生的信息,應(yīng)由產(chǎn)生單位在當(dāng)日進行傳遞。

4.3.3緊急情況下的信息可直接傳遞到推行辦(管理責(zé)任者)或外部相關(guān)方。

4.3.4對于外部信息,各單位在接到該信息后,應(yīng)立即進行記錄,并在當(dāng)日內(nèi)傳遞到推行辦。

4.3.5對于外部你方提出的抱怨和申述,推行辦會同相關(guān)部門提出處理意見,報管理者代表后形成處理決定。

4.3.6需要回復(fù)的內(nèi)、外部信息,相關(guān)部門應(yīng)在合理期限內(nèi)予以書面答復(fù),并做好記錄。

5.支持性、作業(yè)文件