工廠品質(zhì)控制文件程序

1、目的

對質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件進(jìn)行有效管理和控制,防止文件和資料的丟失、誤用、損壞及不規(guī)范,確保文件在各相關(guān)場所使用文件的充分性和適宜性。

2、范圍

適用于與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)文件的控制管理。

3、職責(zé)

3.1品質(zhì)部是該程序的主管部門,負(fù)責(zé)組織管理體系文件的制定、修改、管理并監(jiān)督本程序的實施。

3.2各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)本部門所有與管理體系有關(guān)文件的控制管理,確保管理體系文件的有效控制。

4、工作程序

4.1文件的分類

4.1.1體系文件:管理手冊、程序文件和支持性文件。

4.1.2管理文件:與管理體系有關(guān)的行政管理文件。

4.1.3專業(yè)文件:各專業(yè)系統(tǒng)中與管理體系有關(guān)的文件和資料等。

4.1.4內(nèi)部文件:本公司內(nèi)上級下發(fā)和部門間互助協(xié)作的與管理體系有關(guān)的文件等。

4.1.5外來文件:國家和地方頒布的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙類文件、上級下發(fā)的與管理體系有關(guān)的文件等。

4.1.6對外文件:本公司根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖紙類文件、工作需要、上級要求的與管理體系有關(guān)的協(xié)調(diào)、答復(fù)及申請文件等。

4.2文件的編號及格式

4.2文件編號

公司品質(zhì)管理部門對評審合格的各過程的體系文件進(jìn)行編號,編號方法如下:

4.2.1程序文件、指導(dǎo)書、表格:

**-**-***-*

序號

文件類型代碼

項目名稱

過程名稱

其中:過程名稱及項目名稱用中文表示,若文件為公司通用則取消項目名稱;

文件類型代碼:C代表程序文件,Z代表指導(dǎo)書,B代表表格;

序號:按01,02……順序依次類推。

舉例:體系-C01表示綜合體系管理過程的第一個程序文件;

保安-燕清源-Z03表示方安項目保安管理過程的第三個指導(dǎo)書;

保潔-B02表示保潔管理過程的第二個表格。

4.2.2各過程名稱縮寫

行政管理―行政;品質(zhì)管理―品質(zhì);人力資源管理―人事;財務(wù)管理―財務(wù);客服管理―客服;工程管理―工程;保潔管理―保潔;綠化管理―綠化;保安管理―保安;消防管理―消防;會所服務(wù)―會所。

如有新增加過程仍然采用縮寫形式。

4.2.3文件修改狀態(tài)標(biāo)識

當(dāng)文件需要修改時,版本隨之升級,用1,2,3……來表示修訂次數(shù),修訂次數(shù)與版本一致。

4.3文件的狀態(tài)及標(biāo)識

4.3.1文件狀態(tài)分為受控和非受控兩種。

a)受控文件――指文件授權(quán)人對文件的形成、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢回收、歸檔等過程按體系管理規(guī)范要求予以控制。如:管理手冊、程序文件、管理方案、各部門支持性及其他體系運行文件等;

b)非受控文件――指非內(nèi)部使用的管理性文件及外來文件,各部門需對外來文件進(jìn)行登記、歸檔。

4.3.2文件的標(biāo)識

a)管理手冊、程序文件的受控文件,在受控狀態(tài)欄內(nèi)加蓋受控章并注明分發(fā)號(同一文件版本的發(fā)放順序號),并注意同一文件版本發(fā)放號不能重號;

b)非受控文件只做發(fā)放登記;

c)法律、法規(guī)、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件,以有效適用文件清單中確認(rèn)的文件號進(jìn)行控制;

d)其它受控文件以分發(fā)號進(jìn)行控制;

e)所有作廢文件須及時從工作場所撤出、銷毀,由品質(zhì)部按原件背面簽收份數(shù)逐一收回,并指派專人進(jìn)行文件銷毀工作,且須留有銷毀記錄;

f)因某種原因需保留的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表審批后保留,保留的作廢文件應(yīng)做相關(guān)登記蓋章“作廢保留”,并需責(zé)任人簽字。

4.4文件的批準(zhǔn)和印發(fā)

公司品質(zhì)部將評審合格的文件送交公司總經(jīng)理進(jìn)行審批,并在《體系文件評審表》中簽署意見。具體編制/修改、評審、批準(zhǔn)權(quán)限詳見下表:

文件類別

編制審核批準(zhǔn)方針、目標(biāo)

總經(jīng)理管理手冊

品質(zhì)管理部門總經(jīng)理

程序文件/指導(dǎo)書/表格

各過程負(fù)責(zé)人品質(zhì)管理部門管理者代表

4.4.1公司文件(包括管理體系文件)由品質(zhì)部按公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放,并辦理文件的發(fā)放、登記手續(xù)。

4.4.2公司各部門均應(yīng)設(shè)專人(兼職)負(fù)責(zé)各類文件的簽收、登記、標(biāo)識、傳遞、存放,并負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)文件的收發(fā),使文件始終保持受控狀態(tài)。

4.4.3體系文件印制數(shù)量,發(fā)放范圍由總經(jīng)理審批。

4.5文件管理

4.5.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立公司管理體系總《適用文件清單》。

4.5.2公司各部門負(fù)責(zé)建立本部門的《適用文件清單》,設(shè)專人收集、整理、保管并做好相應(yīng)記錄。

4.5.3體系文件借閱需由借閱部門在公司品質(zhì)部登記借閱,并填寫《借閱記錄表》。

4.5.4文件的拷貝須進(jìn)行編號、登記并予以控制。

4.5.5所有聲光軟件(軟盤、軟件、錄相帶、圖片)等與書面文件一樣,嚴(yán)格控制其發(fā)放、復(fù)印、修改等。

4.5.6外來文件控制

a)外來指導(dǎo)性、政策性、法規(guī)性及其它公司文件,應(yīng)及時轉(zhuǎn)交品質(zhì)部,由總經(jīng)理批準(zhǔn)抄送的部門,各相關(guān)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)落實;

b)品質(zhì)部負(fù)責(zé)識別、收集、法律、法規(guī)、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,確定其適應(yīng)性及有效性,并按控制要求發(fā)放相關(guān)部門;

c)為防止使用已失效的外來文件,品質(zhì)部協(xié)同相關(guān)部門每年負(fù)責(zé)檢查一次公司使用的外來文件的有效性,及時更換失效和作廢的文件版本。

4.6文件的評審與更改

4.6.1對管理體系文件可通過每年管理評審進(jìn)行適宜性評審,若需修改應(yīng)由提出部門申請,填寫《文件更改通知單》由品質(zhì)部匯總,經(jīng)原審批人審批后修改。

4.6.2其他文件的評審由文件編制部門根

據(jù)需要安排實施。

4.6.3手冊和程序文件更改有局部修改、換頁或更改版次等方式,選擇哪種方式視具體情況而定。

4.6.4各部門接到《文件更改通知單》后實施更改,并將其記錄在文件《文件修改控制頁》。

4.7文件資料的歸檔

4.7.1與管理體系相關(guān)的文件和資料由品質(zhì)部負(fù)責(zé)存檔。

4.7.2工程管理文件、保修、維修合同以及竣工資料的歸檔,由管理處工程組負(fù)責(zé)接收并移交管理處行政組保存。

4.7.3與經(jīng)營管理有關(guān)的文件、招投標(biāo)文件、行政管理文件、外來文件及各部門呈報或需各部門協(xié)調(diào)處理的文件,需由相關(guān)部門按照總經(jīng)理指示抄報部門跟進(jìn),各部門需做好文件登記及副本歸檔,原件交由品質(zhì)部保存。

4.8對非紙張承載媒體的文件控制,也應(yīng)按照以上規(guī)定執(zhí)行。

4.9作為記錄的文件,應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。

5、相關(guān)文件

5.1《記錄控制程序》

5.2《檔案管理辦法》

6、記錄

6.1《適用文件清單》

6.2《文件修改控制頁》

6.3《文件更改通知單》

6.4《文件借閱登記表》

6.5《文件銷毀記錄》

6.6《外來文件清單》

篇2:公司質(zhì)量體系文件和資料控制工作程序

公司質(zhì)量體系文件和資料控制程序

⒈目的:

對質(zhì)量體系文件和資料進(jìn)行控制,確保使用的文件和資料為有效版本。

⒉范圍:

適用于質(zhì)量體系運行中所有質(zhì)量文件和資料的控制。

⒊職責(zé):

3.1管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作,并對質(zhì)量體系文件的內(nèi)容進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)與控制。

3.2"手冊"和"程序文件"由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.3各相關(guān)部門負(fù)責(zé)各部門的質(zhì)量體系文件和資料的管理。

3.4資料員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件資料的分發(fā)、控制、保管、歸檔工作。

⒋工作程序:

4.1文件及資料的分類與編號

4.1.1文件和資料分為以下幾類:

①質(zhì)量手冊;

②程序文件;

③外來文件;

④其他質(zhì)量文件。

4.1.2文件和資料分為受控文件和非受控文件:

①公司內(nèi)發(fā)放的質(zhì)量手冊為受控文件,由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)放到公司外部的為非受控文件;

②程序文件為受控文件;

③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標(biāo)記。

4.2文件的編寫

4.2.1管理者代表負(fù)責(zé)編寫《質(zhì)量手冊》各個章節(jié),手冊內(nèi)容應(yīng)相互協(xié)調(diào),避免重復(fù)與漏寫。

4.2.2管理者代表組織有關(guān)部門人員根據(jù)《質(zhì)量手冊》的要求編寫程序文件。

4.2.3其他質(zhì)量文件按各職能部門的實際情況編寫。

4.3文件的審批

4.3.1質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.2程序文件由主管相應(yīng)要素的部門負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3.3審批主要內(nèi)容:

①內(nèi)容是否符合QS-9000標(biāo)準(zhǔn),職責(zé)是否明確、合理;

②各文件之間是否協(xié)調(diào);

③與上級政策法規(guī)是否一致。

4.3.4部門業(yè)務(wù)范圍的作業(yè)文件和第四層次質(zhì)量文件由各部門負(fù)責(zé)人會簽,管理者代表負(fù)責(zé)審批和控制。

4.4文件的發(fā)放

4.4.1質(zhì)量手冊與程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后的五天內(nèi)發(fā)放,使用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字,受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。

4.4.2質(zhì)量手冊和程序文件發(fā)放范圍:

①總經(jīng)理、管理者代表、副總經(jīng)理;

②各部門負(fù)責(zé)人。

4.4.3外來文件(包括顧客的圖紙、軟件)由文件接收部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放至相關(guān)部門,文件原稿由資料員保管,文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單,報管理者代表批準(zhǔn)后銷毀。

4.4.4其他質(zhì)量文件由文件制訂部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放給相關(guān)部門,領(lǐng)用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字。

4.4.5資料員編制和匯總公司質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單,各部門編制本部門的質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單。

4.4.6如文件發(fā)生破損,由文件執(zhí)行部門提出書面申請,由管理者代表批準(zhǔn)后由資料員發(fā)放、收回破損的文件,并在備注欄中注明"更換"字樣。

4.5文件的復(fù)審與更改

4.5.1質(zhì)量手冊與程序文件結(jié)合內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審,每年復(fù)審一次。對不合適的文件應(yīng)重新修訂,對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"****年確認(rèn)"印章。年份用公元紀(jì)年表示。

4.5.2文件如在條文上需要更改,由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單,經(jīng)原審批人員或經(jīng)授權(quán)人員審批實施更改,并在手冊/程序文件修改記錄表(見附錄A)上登記。

4.6文件的更換與作廢

4.6.1文件如不適合公司發(fā)展的需要應(yīng)重新修訂或更換,管理者代表在新文件發(fā)布后5天內(nèi)通知有關(guān)部門換用新文件。

4.6.2新版文件實施后,原文件自行作廢,由資料員按原文件收/發(fā)登記表統(tǒng)一收回,并填寫文件銷毀清單,原版文件及一份復(fù)印件封存?zhèn)洳?并加蓋紅色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后,原版文件由資料員統(tǒng)一歸檔保存,并填寫文件歸檔登記表。

4.7.2文件應(yīng)妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次并將檢查結(jié)果紀(jì)錄在《文件保管檢查表》上,防止文件損壞。若有損壞應(yīng)及時修補(bǔ)。

4.7.3文件原件一律不準(zhǔn)外借,非本公司人員需借閱,由管理者代表審批后可借閱復(fù)制件,若需復(fù)制,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并填寫文件收/發(fā)登記表。任何部門未經(jīng)批準(zhǔn),不準(zhǔn)擅自復(fù)制受控文件。

⒌相關(guān)文件:

無。

⒍相關(guān)表單:

見清單。

篇3:化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等)及外來文件(相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動相關(guān)之文件均屬之)。

3.職責(zé)

3.1本程序由ISO辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?/p>

3.3文件的審查:質(zhì)量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準(zhǔn):

3.4.1質(zhì)量手冊、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.2三級文件(作業(yè)指導(dǎo)書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等),由管理者代表批準(zhǔn)。

4.定義

4.1質(zhì)量手冊:有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機(jī)能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業(yè)指導(dǎo)書:為執(zhí)行質(zhì)量要求,在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng),如作業(yè)指導(dǎo)書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號:

5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級:即一級為質(zhì)量手冊;二級為程序文件;三級為作業(yè)指導(dǎo)書等;四級為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號:

5.1.2.1質(zhì)量手冊的編號為QM01,其各代號是指:"QM"為手冊文件;"01"代表文件序號。

5.1.2.2程序文件的編號為QP□□,其各代號是指:"QP"代表二級質(zhì)量文件;其"□□"代表文件序號。

5.1.2.3三級文件的編號為WI□□,其各代號是指:"WI"代表三級質(zhì)量文件;其"□□"代表文件序號。

5.1.2.4外來文件的編號為WL□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:"WL"代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于"文件總覽表"并注明"外來文件"字樣(備注:該種序號可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。

5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準(zhǔn)分發(fā)單位

質(zhì)量手冊ISO辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人

程序文件各負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負(fù)責(zé)人

三級文件單位負(fù)責(zé)人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責(zé):說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊不需該項)。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細(xì)說明,有流程圖則依流程圖說明(質(zhì)量手冊的該項為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊不需該項)。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊的該項為5.)。

5.3.2一、二級文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。

5.3.3三級文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查,相關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn),由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫"文件變更申請表"說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn),將"文件變更申請表"交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明"作廢"字樣,必要時以相應(yīng)的"內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單"通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋"受控文件"章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé),接收方在"文件分發(fā)控制表"上簽名確認(rèn)。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋"文件作廢"章以做識別,保存期限視實際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上"文件作廢"章或?qū)懮?作廢"字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否,確定文件的分發(fā)范圍和對象。

5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要,需變更文件及編號。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用"文件變更申請表"的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應(yīng)的需修改頁的版次做升次即可(如"A0"變更為"A1";該變更只在內(nèi)頁換頁,"A9"后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為B0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如"A"版本大變更后變成"B"版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設(shè)版次。

5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫"文件變更申請表"說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后,將"文件變更申請表"交至文控,文控在接到有批準(zhǔn)之"文件變更申請表"后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在"文件分發(fā)控制表"中。

5.8文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā):

5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件,應(yīng)填寫"文件分發(fā)控制表",并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫"文件分發(fā)控制表"說明申領(lǐng)原因,并由相

關(guān)人員批準(zhǔn)后,攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在"文件分發(fā)控制表"中注明。

5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時由文控辦理相關(guān)手續(xù),并填寫"文件分發(fā)控制表"。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時應(yīng)與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報。

5.11文控須制訂"文件總覽表"控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。

5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領(lǐng)表、文件借用登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分發(fā)控制表

6.2附件二、文件變更申請表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件總覽表

7.參考文件

7.1質(zhì)量手冊

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案