物業(yè)公司程序文件的控制程序

1.目的:

建立程序文件控制系統(tǒng),明確文件的審批、分發(fā)、更改、借閱的程序。

2.適用范圍:

適用于公司程序文件的控制。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.5章

3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)第4.5章

4.職責(zé):

4.1公司"推行ISO9002標(biāo)準(zhǔn)工作小組"負(fù)責(zé)編寫(xiě)程序文件,由副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2綜合辦公室負(fù)責(zé)程序文件整理歸檔和日常借閱的管理。

4.3由綜合辦公室負(fù)責(zé)程序的發(fā)放,各部門(mén)存放一份相關(guān)的程序文件副本并遵照?qǐng)?zhí)行,并由各部門(mén)主任負(fù)責(zé)文件的保管。

4.4公司程序文件的更改必須經(jīng)過(guò)副總經(jīng)理簽字認(rèn)可,才能執(zhí)行,綜合辦公室負(fù)責(zé)文件更改的換版。

5.工作程序:

5.1文件標(biāo)識(shí):

5.1.1所有程序文件應(yīng)有以下標(biāo)識(shí):公司名稱、標(biāo)準(zhǔn)、文件號(hào)、文件名、版號(hào)、發(fā)放編號(hào)、修改記錄。

5.2文件的發(fā)布:

5.2.1公司各部門(mén)可根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際需要建議發(fā)布新文件。公司各部門(mén)也可根據(jù)所使用文件在實(shí)際工作的應(yīng)用情況,及時(shí)記錄文件與實(shí)際工作不適的方面并提出改進(jìn)意見(jiàn)。

5.2.2凡屬本公司的員工都可以根據(jù)實(shí)際工作需要提出發(fā)布一個(gè)新程序文件,或改版某個(gè)已發(fā)布程序文件的要求,由部門(mén)負(fù)責(zé)人將草案上報(bào)管理者副代表審核,管理者代表批準(zhǔn)。

5.3首版文件發(fā)布前,每一個(gè)文件必須進(jìn)行校對(duì),并審查文件是否合理及是否符合質(zhì)量方針要求,只有經(jīng)管理者副代表審核,管理者代表批準(zhǔn)后,才能確認(rèn)是正式頒布。

5.4程序文件的借閱:

5.4.1公司所有程序文件的借閱都應(yīng)經(jīng)過(guò)管理者副代表批準(zhǔn),并在綜合辦公室填寫(xiě)《文件/資料借閱登記表》,方可借閱。

5.5程序文件的修改:

5.5.1程序文件的修改必須由申請(qǐng)人提出《文件修改報(bào)批單》,經(jīng)過(guò)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。修改文件的發(fā)布程序同首版文件發(fā)布程序。

5.5.2修改文件只有經(jīng)過(guò)管理者副代表審核,管理者代表批準(zhǔn)后,才能被認(rèn)為已正式發(fā)布并生效。

5.6首版文件和修改文件的發(fā)放:

5.6.1程序文件必須建立一個(gè)發(fā)放文件的主清單,主清單中應(yīng)包括有發(fā)布文件的文件名、編號(hào)、發(fā)布日期、最新版本和分布發(fā)放范圍,交副總經(jīng)理審批。

5.6.2綜合辦公室主任依據(jù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)的《程序文件主清單》,將程序文件副本蓋受控文件專用章后分發(fā)到需要執(zhí)行使用的部門(mén),并要求收領(lǐng)文件人在《文件/資料發(fā)放登記表》上簽字。

5.6.3部門(mén)負(fù)責(zé)人持有指導(dǎo)其部門(mén)工作的相關(guān)程序文件。

5.6.4改版程序文件由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)在批準(zhǔn)后三天內(nèi)發(fā)放到原首版文件持有人或部門(mén)。

5.6.5所有程序文件必須加蓋公司受控文件專用章后即視為有效文件,未加蓋受控章和復(fù)印受控章文件為無(wú)效文件,無(wú)執(zhí)行依據(jù)。

5.7作廢程序文件的處理:

5.7.1作廢程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版發(fā)放時(shí),由發(fā)放部門(mén)綜合辦公室統(tǒng)一收回,并建立《過(guò)期文件/資料清單》。

5.7.2作廢程序文件的正本及副本應(yīng)由綜合辦公室統(tǒng)一銷毀,如因積累資料或法規(guī)需要加以保存的,必須作出"作廢"或"僅供參考"標(biāo)識(shí),并與現(xiàn)行有效程序文件隔離存放。

6.支持文件與質(zhì)量記錄:

6.1《文件/資料借閱登記表》EJ-QR-QP6.1-01

6.2《程序文件主清單》EJ-QR-QP6.1-02

6.3《文件修改報(bào)批單》EJ-QR-QP6.1-03

6.4《文件/資料發(fā)放登記表》EJ-QR-QP6.1-04

6.5《過(guò)期文件/資料清單》EJ-QR-QP6.1-05

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項(xiàng)目應(yīng)對(duì)與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場(chǎng)所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項(xiàng)目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門(mén),負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項(xiàng)目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊(cè),作業(yè)指導(dǎo)書(shū),安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施組,各項(xiàng)施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識(shí)及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過(guò)受控標(biāo)識(shí),在項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項(xiàng)目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識(shí)

凡是文件都需標(biāo)識(shí),加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識(shí)。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識(shí)明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊(cè)由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報(bào)公司各部門(mén)審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計(jì),由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項(xiàng)目無(wú)權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門(mén)安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄

篇3:QMS質(zhì)量手冊(cè)文件控制程序

QMS質(zhì)量手冊(cè):文件控制程序

1目的和范圍

對(duì)文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進(jìn)行控制,確保相關(guān)部門(mén)及時(shí)得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制。

2職責(zé)

2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)(含程序文件);

2.2管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件(本手冊(cè)已規(guī)定的除外);

2.3綜合部負(fù)責(zé)體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負(fù)責(zé)公司對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審;

2.5各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質(zhì)分類

a)質(zhì)量手冊(cè)(含程序文件、形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的聲明);

b)公司為確保其過(guò)程有效策劃、運(yùn)行和控制所需的文件(如作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、圖樣、技術(shù)文件等);

c)標(biāo)準(zhǔn)要求的記錄;

e)外來(lái)文件(包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號(hào):見(jiàn)《文件和資料編號(hào)規(guī)則》.

3.2.6技術(shù)圖樣和文件的編號(hào)按機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)文件完整性標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.2.7外來(lái)文件編號(hào)按各自原來(lái)的編號(hào)。

3.3文件的編寫(xiě)和審批

3.3.1質(zhì)量手冊(cè)(含程序文件)由綜合部組織編寫(xiě),經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.3.2部門(mén)質(zhì)量文件由相關(guān)部門(mén)編寫(xiě),部門(mén)經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn)。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。

3.4文件的發(fā)放

3.4.1文件管理部門(mén)根據(jù)對(duì)體系有效運(yùn)行的需要填制《文件配備表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》,發(fā)放文件。

3.4.2文件發(fā)放時(shí)辦理登記手續(xù),簽字領(lǐng)用。

3.4.3文件在小范圍內(nèi)使用或臨時(shí)使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認(rèn),不用再發(fā)放。

3.4.4公司范圍內(nèi)發(fā)放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發(fā)號(hào)。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當(dāng)使用的文件嚴(yán)重破損并影響使用時(shí),應(yīng)到發(fā)放部門(mén)辦理更換手續(xù),仍沿用原文件分發(fā)號(hào),破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應(yīng)向發(fā)放部門(mén)說(shuō)明丟失原因,申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),并注明原文件分發(fā)號(hào)作廢。

3.4.7提供的認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件,按內(nèi)部受控文件處理。

3.5文件的評(píng)審

每年底由綜合部組織使用部門(mén)對(duì)現(xiàn)有體系文件的適用性、協(xié)調(diào)性進(jìn)行評(píng)審,必要時(shí)進(jìn)行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門(mén)的負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》,應(yīng)有更改理由與相應(yīng)的證據(jù);

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時(shí),該人員應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)材料;

3.6.3文件更改經(jīng)批準(zhǔn)后,由文件編寫(xiě)部門(mén)組織更改。文件更改時(shí)注明更改標(biāo)記和更改生效時(shí)間,更改文件發(fā)放時(shí),應(yīng)按《文件發(fā)放、回收記錄》的名單發(fā)放修改后的文件,同時(shí)收回作廢的文件。對(duì)不換頁(yè)或不換版的更改還應(yīng)發(fā)放《文件更改申請(qǐng)單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本,更換后的版本號(hào)以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請(qǐng)作廢部門(mén)填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)》,按要求審核、批準(zhǔn)后的文件按《文件發(fā)放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經(jīng)文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由各部門(mén)列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發(fā)的部門(mén)或人員。綜合部負(fù)責(zé)分發(fā)并控制其版本。

3.8.2質(zhì)量管理體系文件原稿由綜合部統(tǒng)一保存。各部門(mén)負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識(shí)的文件,文件應(yīng)有序、分類的加以保存以便于識(shí)別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準(zhǔn)私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時(shí)借閱或復(fù)制文件的人員,應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄》,由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理部門(mén)借閱、復(fù)制文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復(fù)制的受控文件必須由文件管理人登記編號(hào),并加蓋"受控"標(biāo)識(shí)。

3.9外部文件的控制

直接執(zhí)行的各類外部文件,由文件歸口批準(zhǔn)人員批準(zhǔn)后列入《受控文件清單》。

4.相關(guān)文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標(biāo)準(zhǔn)表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件更改申請(qǐng)》

6.4《文件銷毀申請(qǐng)表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復(fù)制登記表》