BJVK城市花園物業管理公司質量體系

文件名稱:采購管理程序

1.目的

控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質量要求.

2.范圍

適用于公司內各類物資和服務的采購管理.

3.職責

3.1總經理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.

3.2品質管理部負責組織對分供方進行評定和控制.

3.3各部門質檢員或專業技術人員負責采購物資和服務的驗收.

4.程序

4.1根據采購物資對服務質量的影響程序,將采購物資分為三類:

A類:對服務質量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設備等.

B類:對服務質量有直接影響的物資.如:娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.

C類:對服務質量無明顯影響的物資.如:辦公文具等

4.2采購資料

4.2.1物資使用部門負責提供采購資料,包括:規格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業標準等.

4.2.2總經理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

4.3采購計劃審批

4.3.1各物資使用部門每月于25日前根據工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批.

4.3.2《物資申請單》包括:物資名稱、規格、型號、等級、數量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱.

4.3.3計劃審批后后勤主管安排倉管員根據庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

4.3.4后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經理或其授權人審批.

4.3.5審批工作在每月28日前完成.

4.3.6采購員根據審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

4.3.7后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

4.3.8應急物資的采購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準.

4.3.9固定資產和高額物資采購需加專項報告.

4.3.10各級管理采購物資審批權,按財務規定執行.

4.3.11需要采購服務的部門提出服務采購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批.

4.3.12按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.

4.3.13按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.

4.3.14嚴格履約.

4.4采購物資的驗證

4.4.1物資購進后,采購員應及時通知質檢員辦理入庫報檢手續;庫管員根據《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

4.4.2質檢員對物資進行驗收時,若發現物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫《物資驗收單》.

4.4.3如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯系,實施現場驗證,認真填寫《物資驗收單》.

4.4.4如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結果不能代替公司對采購物資的檢驗.

4.4.5機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等.

4.4.6使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求.

4.4.7服務質量驗收由服務申請部門負責.

4.4.8當出現不合格物資時,由質檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經理審批,由采購員按審批意見處理執行.

4.4.9對小批量采購的A、B類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

4.4.10采購完成后采購的有關文件由使用部門及后勤各自保存備份以備查閱.

4.4.11對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據合同等,要求分供方賠償或返工.

4.5物資的保管按《倉庫管理程序》執行.

5.監督執行

由總經理辦公室監督執行.

6.支持性和相關性文件

BVPQS4.6-01-01《A、B、C類物資合格供應商名單》

BVPQS4.15-01《倉庫管理程序》

BVPQS4.6-01-02《設備(服務)合格分供方名單》

7.質量記錄及表格

BVPQS4.6-01-F1-01《物資申請單》

BVPQS4.6-01-F2-01《入庫單》

BVPQS4.6-01-F3-01《物資驗收單》

BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》

篇2:化工公司采購管理程序

化工公司采購管理程序

1目的

為保證對供應商評估、考核有據可依,確保本公司采購的物品符合采購要求,更好地完善和規范日常的采購工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。

2適用范圍

本公司采購所采購的物品。

3職責

3.1采購:對供應商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作,并負責采購物品的到位跟蹤。

3.2物流部倉庫:收集采購需求申請,制定請購單。

4定義(無)

5作業內容

5.1采購作業流程(參見附件一)

5.2采購作業內容

5.2.1倉庫根據需要填寫物品填寫"請購單"交主管審批后交業務運作部采購。

5.2.2采購人員接到經核準的物品"請購單",于"合格供應商名錄"中選擇合適的供應商,編制"采購單",經業務運作部主管核準后進行采購。

5.2.5經核準后的采購單傳真給供應商,供應商接到傳真后進行電話或簽字后回傳確認。

5.2.6部分少量物品采購,可電話通知供應商,由供應商記錄后傳真我司采購部確認。

5.3采購物品跟蹤

5.3.1采購部負責對采購的物品進行跟蹤,必要時填寫"采購物品跟蹤表"。

5.4供應商評估及考核

5.4.1凡和公司有業務往來之供應商,采購部需向其發出"供應商評估表",對其公司之合法性、質量管理體系有無建立、公司概況及其經營規模等進行評估。

5.4.2通過本公司評估的供應商,經總經理核準后,列入"合格供應商名錄"中,以便采購人員采購物品時從中選擇供應商。

5.4.3新開發的供應商,與公司來往2個月后,對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.4在公司推行質量管理體系以前有來往之供應商,于公司推行質量管理體系2個月左右對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.5供應商之考核結果記錄于"供應商考核表"。

5.4.6根據考核結果劃分不同的等級,通過本公司考核的供應商,列入"合格供應商名錄"中,采購時根據其等級的不同作出優先選擇。

5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應商進行一次考核,并及時更新"合格供應商名錄"

5.5"采購物品跟蹤表""請購單""采購單"由采購部保存1年

6附件

6.1附件一采購作業流程

6.2附件二請購單

6.3附件三采購物品跟蹤表

6.4附件四供應商評估表

6.5附件五供應商考核表

6.5附件六合格供應商名錄

7參考文件

7.1文件管理程序

7.2質量記錄管理程序

附件一:采購作業流程

附件二:請購單

篇3:建筑公司采購管理控制工作程序

建筑公司采購管理控制程序

1目的

為確保對影響采購質量的關鍵環節實施控制,保證采購產品的質量、性能、交付和服務等各方面,符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求,并滿足公司工程建設和管理的需要,特制定本程序。

2適用范圍

適用于公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的采購控制。

3職責

3.1采購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。

3.2總經理負責領導公司的采購管理,副總經理協助總經理負責領導公司的采購管理。

3.3物資部、綜合管理部以及計劃部是采購管理主要部門。

4管理內容與要求

4.1.1物資部負責與設備、材料等有關的采購管理工作,包括:

--設備、原輔材料;

--生產性低值易耗品;

--非標設備加工承攬;

--貨物倉儲保管;

--貨物運輸;

--貨物保險;

--行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。

4.1.2綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的采購管理工作,包括:

--人員聘用;

--培訓;

--法律咨詢;

--審計事務;

--廣告、宣傳;

--后勤管理;

--綠化維護;

--行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。

4.1.3計劃部負責與工程建設有關的勞務采購的采購管理工作,包括:

--建設工程(包括勘測設計、建筑安裝工程等);

--工程監理;

--技術引進;

--工程設備安裝調試;

--技術咨詢、評估監測及科學試驗;

--財產保險;

--財產租賃;

--其他與工程建設有關的采購。

4.2采購的申請

4.2.1工程項目(勞務)采購的申請

由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交計劃部,計劃部提出審核意見,報公司領導批準后備案并進行采購管理工作。

4.2.2物資采購申請

4.2.2.1工程用物資的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審核后,由物資使用部門主管提出初審意見,計劃部根據經批準采購申請的工程實際需要提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.2生產性低值易耗品的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,計劃部根據工程預算以及年度預算提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.3行政管理涉及的貨物采購申請

由使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后由物資部或綜合管理部進行貨物采購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的采購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的采購。

4.2.3培訓采購申請

由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后,由綜合管理部組織采購。

4.2.4其他采購申請

由需求部門填寫《簽報》提出申請,部門主管提出初審意見,提交相關采購主要管理部門,主要管理部門提出審核意見并會簽后報公司領導批準,由采購主要管理部門組織采購。

4.3潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立

4.3.1各管理部門應建立各職能范圍內的合格供方名錄,潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定:

--供方提供的產品已在公司使用的,使用部門反饋的信息;

--供方提供產品在同容量電廠的使用情況;

--供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;

--公司專業技術人員的推薦;

--承辦部門在市場上了解、收資的信息。

4.3.2確定潛在的合格供方后,由各管理部門負責組織各職能范圍內的潛在合格供方進行調查,進行資質審查。

4.3.3潛在合格供方的資質審查內容應包括:

--主體資格:具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;

--經營范圍:欲簽合同標的應復核當事人經營范圍,設計專營許可的,應具有相應的許可、等級及資質證書等;

--代理權限:由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委托書、代理人身份證明等;

--履約能力:具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;

--履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。

4.3.4潛在合格供方的資質審查經相關部門會簽后,并報分管副總經理批準后,納入合格供方名錄。

4.3.5相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。

4.4勞務、物資及服務的采購管理

4.4.1申請經公司領導批準后,物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能范圍內的采購管理。

4.4.2采購的標的金額按以下管理內容進行管理:

4.4.3預算金額在人民幣伍拾萬元以下的采購,管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方,報公司領導或授權人確定供方后實施采購。

4.4.4預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的采購,管理部門應選擇3家以上合格供方,作為潛在投標方,報招標領導小組確定投標方,在招標領導小組的領導下,由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標,確定供方后實施采購。

4.5招標管理

4.5.1公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。

4.5.2公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構,決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。

4.5.3招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成,負責招標的各項具體組織工作。

4.5.4招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。

4.6合同管理

4.6.1確定供方后,金額在1萬元以內的,由采購管理部門自行采購;金額在1萬元(含1萬元)以上的,由采購管理部門起草合同,按合同管理流程進行合同管理,具體按《合同管理辦法》執行。

4.7采購產品的驗證

4.7.1勞務采購的驗證

產品交付前,按《工程驗收管理規定》進行驗收,并根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務采購的驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.7.2物資采購的驗證

產品交付時,物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證,產品交付并投入使用一定時期后,由物資部可向產品使用部門發問卷調查,進行產品驗證,問卷調查可作為合格供方復評的輸入。

4.7.3服務采購的驗證

綜合管理部根據服務采購的協議或合同要求,對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息,實施驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.8對供方采購勞務、服務及物資的管理

4.8.1公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所采購的材料、設備及特種材料,必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案

4.8.2公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權,重大分包合同招標應邀請公司參加,勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。

5相關文件

《培訓控制程序》

《合同管理辦法》

《工程招標管理實施細則》

《物資招標管理實施細則》

《設備、物資材料質檢管理辦法》

《工程驗收管理規定》

6相關記錄

《工程項目(勞務)采購申請表》

《物資采購申請表》

7附錄

附錄A流程圖

附錄B《工程項目(勞務)采購申請表》

附錄C《物資采購申請表》

附錄A

(資料性附錄)

流程圖

A.1合格供方名錄建立流程圖

A.2

使用部門采購申請

采購管理控制流程圖

附錄B

(規范性附錄)

工程項目(勞務)采購申請表

附錄C

(規范性附錄)

物資采購申請表