中國建筑第三工程局程序文件

采購管理程序

1目的

確保采購過程處于受控狀態,保證所有的采購物資符合規定的采購要求。

2適用范圍

本程序規定了物資的分類、各類物資供方的評價、選擇和控制、采購計劃和采購合同的內容要求、對采購物資的驗證要求等,適用于工程局承建工程所需的材料、半成品、設備等物資的采購工作。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《質量手冊》

3.2中建三局ZJS.QM201《質量策劃程序》

3.3中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM203《記錄控制程序》

3.5中建三局ZJS.QM215《產品的監視和測量控制程序》

3.6中建三局ZJS.QM216《不合格品控制程序》

4術語和定義

本程序采用GB/T19000-2000《質量管理體系基礎和術語》標準和局《質量手冊》中的術語和以下定義。

4.1土建工程物資的分類:

a)A類物資:構成建筑物或對建筑物土建工程質量有重大影響的物資,包括:鋼材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌塊、保溫材料、防水材料、預制構件、裝飾材料、門、窗、鋼構件、半成品等。

b)B類物資:除A類物資以外的其他物資,包括:工用具、安全勞保用品、機械設備、機配件、電器、電料、油料、化雜、小五金等。

4.2安裝工程物資的分類

a)A類物資:包括電器電路、燈具、橋架、母線、電線電纜、儀器儀表、閥門、給排水管件、消防、空調、暖通、電梯等物資和設備;

b)B類物資:除A類安裝工程物資以外物資,包括:焊接材料、工用具、電焊機等。

4.3供方:物資設備的提供者(包括生產廠家和中間供應商)

5職責

5.1生產副局長、局工程部和科技部負責對本程序在公司物資系統執行過程中的檢查與指導工作。

5.2公司物資部

5.2.1負責公司物資采購管理工作,負責全公司建筑物資(動力用物

資設備除外)的采購權限的確定及自身權限內的物資采購實施,確保

各分公司、項目經理部、安裝部物資采購管理工作處于受控狀態。

5.2.2組織對供方的選擇、評價和控制,編制、發布合格供方名冊,

組織對供方的重新評價。

5.2.3負責公司采購文件的編制、修訂和組織實施。

5.3公司經營部負責向公司物資部提供所需物資的預算數據。

5.4公司工程部必要時參與物資供方的評價及采購物資的驗證工作。

5.5公司動力部動力用物資設備的采購管理工作可參照本程序執

行。

5.6公司安裝部

5.6.1組織對安裝工程物資供方的選擇、評價和控制以及對供方的重

新評價。

5.6.2負責安裝工程物資的采購、驗證、標識、保存等實施工作。

5.7項目經理部

5.7.1負責編制、審批、報送物資設備需用計劃。

5.7.2負責進場物資設備的搬運、檢測、驗收、標識、堆放儲存、保

管、使用以及回收處理等。

5.7.3負責物資部授權范圍內的物資采購工作。

6措施和方法

6.1供方的評價。

6.1.1A類土建、安裝工程物資供方必須進行評價,B類物資中總價

值超過2000元以上的物資供方也必須進行評價,其他B類物資的供

方提供的產品只需進行現場驗證。

6.1.2對供方評價的內容:

a)采購員在采購前收集供方相關資料:供方的營業執照、生產許

可證、產品準用證、質量體系認證證書、產品質量證明書、樣品及其

檢測報告等質量活動相關文件和信息資料;

b)供方為生產廠家時的評價主要針對其生產規模、生產能力、質

量保證能力、信譽、服務能力等;

c)供方為流通企業時的評價主要針對其供應物資的來源及能力、

以往業績、信譽、服務能力等。

6.1.3供方評價的方式:

a)要求供方提供與6.1.2條內容相關的證明文件和資料;

b)對供方提供的樣品進行檢驗或驗證;

c)供方以往提供類似物資的供貨歷史、業績、信譽、服務等;

d)對供方生產或倉儲實地進行考察評價;

e)從其他單位了解該供方提供同類物資的使用情況。

6.1.4對A類物資的評價必須采取6.1.3.a)條及b、c、d條中的任

意一條進行,對B類物資的評價可采取6.1.3條中的任意一條進行。

6.1.5根據評價結果填寫《物資供方評價表》。

6.2供方的選擇

6.2.1相關物資部門依據《物資供方評價表》,選擇其中合格供方,

進入《合格物資供方名冊》,公司物資部合格供方名冊須經物資部經

理審批后執行,公司安裝部合格供方名冊須經安裝部材料科長審核,

物資部經理審批后執行,區域分公司合格供方名冊須經分公司材料科

長審核,物資部經理批準后執行。

6.2.2凡進入《合格物資供方名冊》中的供方,其生產或供應的物資

設備,各需用單位、部門可直接按各自的采購權限從中選擇供方進行

采購。

6.2.3正在評價過程中還未進入合格物資供方名冊的供方,經物資部

經理審批后可進行采購,采購完成或一段時間后經評價合格可進入合

格供方名冊。

6.2.4對B類物資中數量較小、且不直接影響工程質量的物資,可直

接進行市場采購,而無須對供方進行評價,但要進行相應的驗證或檢

驗。

6.3供方的控制

6.3.1物資設備進場后必須填寫供方供貨

記錄,內容應包括:生產廠

家、供應單位、物資設備名稱、規格型號、計劃進場時間、數量、實

際進場時間、數量、提單號、運輸車號、爐/批號、質量證明單號、

檢驗狀況及報告單號、使用工程或部位等。

6.3.2采取與供方溝通、與顧客溝通、現場驗證、檢驗等跟蹤措施,

確保提供的物資設備持續符合規定要求。如合格供方在合作中出現供

貨質量不合格,全年累計達三次以上者,將取消合格供方資格;如供

貨不及時、服務不到位且情況嚴重,連續達三次以上者或全年累計達

六次以上者將取消合格供方資格。

6.3.3每年年底,由相關物資部門對分別所管理的合格供方進行重新

評價,填寫《物資供方評價表》,當出現6.3.2條情況時,被除名的

供方1年內不得進入合格物資供方名冊。

6.3.41年內沒有進行采購或使用其物資的合格供方,在采購前須

按照6.1、6.2條對其進行重新評價、選擇。

6.3.5每年初,必須對《合格物資供方名冊》更新調整并及時下發新

的名冊。

6.4采購信息

6.4.1采購計劃

6.4.1.1項目經理部工程技術部門根據施工生產計劃安排、施工組織設計和施工方案的要求等編制物資需用計劃,經項目經理或分公司經理審批后分別報送各采購權限部門實施采購;

6.4.1.2采購計劃中應清楚地說明采購物資的要求,包括:工程項目名稱、規格型號、數量、計量單位、質量要求、進場時間等。

6.4.2采購合同

6.4.2.1A類物資的采購必須訂立書面合同,B類物資必要時也訂立書面合同;

6.4.2.2采購合同中應對所要采購的物資有清楚的說明,包括:物資的名稱、商標牌號、規格、型號、生產廠家、計量單位、質量要求、驗收標準、交貨地點等。

6.5采購物資設備的驗證

6.5.1采購物資設備驗證的內容:

a)物資設備的名稱、數量、規格型號、生產廠家等;

b)物資設備的質量證明文件(材質書、爐批號、合格證、檢驗報告等);

c)物資設備的外觀、幾何尺寸等。

6.5.2物資設備的驗證方式:

a)依據采購計劃、采購合同要求或提供樣品進行核查;

b)檢測、測量、度量;

c)抽樣送檢;

d)小批量試用、設備試運行;

e)設備開箱驗證。

6.5.3對采購物資設備進行驗證時,至少要兩人或兩部門同時進行,如采購員和庫管員、采購部門和技術部門等。對外觀質量有特殊要求的物資,驗證時采購員必須做好物資外觀驗證記錄。

6.5.4當需要在供方貨源處對所采購的物資進行驗證時,應在采購合同中加以說明,驗證工作由物資采購部門組織,由物資采購部門負責填寫《采購物資驗證報告》。

6.5.5當顧客要求對供方的物資進行驗證時,物資采購部門應與供方進行聯系,并協助顧客實施驗證,即使經顧客驗證合格,采購部門仍將對其質量負責。此驗證活動不得取代采購物資交付時的質量驗證活動。

6.5.6物資設備進場后需要進行檢驗和試驗時執行《產品的監視和測量控制程序》。

6.5.7物資設備進場后經檢驗或驗證不合格時,執行《不合格品控制程序》。

6.6監管和控制

6.6.1安裝部、區域分公司將自行發布的《合格物資供方名冊》報公司物資部一份備案。

6.6.2直屬項目經理部的采購合同報公司物資部一份備案。

6.6.3公司物資部每半年對公司所有物資采購管理工作進行一次檢查。安裝部、分公司每月對其所屬單位實施檢查。

6.6.4每次檢查應有檢查記錄,檢查中發現物資采購管理工作中對工程質量有影響的問題要有跟蹤檢查措施。

7支持性文件

7.1《合格物資供方名冊》

7.2《物資采購合同管理規定》

7.3《物資采購工作實施細則》

8記錄

8.1表209-01《物資供方首次/再次評價表》

8.2表209-02《物資進場計劃》

8.3表209-03《采購合同》

8.4表209-04《物資進場記錄》

8.5表209-05《采購物資驗證報告》

8.6表209-06《物資采購工作檢查表》

篇2:化工公司采購管理程序

化工公司采購管理程序

1目的

為保證對供應商評估、考核有據可依,確保本公司采購的物品符合采購要求,更好地完善和規范日常的采購工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。

2適用范圍

本公司采購所采購的物品。

3職責

3.1采購:對供應商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作,并負責采購物品的到位跟蹤。

3.2物流部倉庫:收集采購需求申請,制定請購單。

4定義(無)

5作業內容

5.1采購作業流程(參見附件一)

5.2采購作業內容

5.2.1倉庫根據需要填寫物品填寫"請購單"交主管審批后交業務運作部采購。

5.2.2采購人員接到經核準的物品"請購單",于"合格供應商名錄"中選擇合適的供應商,編制"采購單",經業務運作部主管核準后進行采購。

5.2.5經核準后的采購單傳真給供應商,供應商接到傳真后進行電話或簽字后回傳確認。

5.2.6部分少量物品采購,可電話通知供應商,由供應商記錄后傳真我司采購部確認。

5.3采購物品跟蹤

5.3.1采購部負責對采購的物品進行跟蹤,必要時填寫"采購物品跟蹤表"。

5.4供應商評估及考核

5.4.1凡和公司有業務往來之供應商,采購部需向其發出"供應商評估表",對其公司之合法性、質量管理體系有無建立、公司概況及其經營規模等進行評估。

5.4.2通過本公司評估的供應商,經總經理核準后,列入"合格供應商名錄"中,以便采購人員采購物品時從中選擇供應商。

5.4.3新開發的供應商,與公司來往2個月后,對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.4在公司推行質量管理體系以前有來往之供應商,于公司推行質量管理體系2個月左右對其交期、品質、服務及配合性等進行考核。

5.4.5供應商之考核結果記錄于"供應商考核表"。

5.4.6根據考核結果劃分不同的等級,通過本公司考核的供應商,列入"合格供應商名錄"中,采購時根據其等級的不同作出優先選擇。

5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應商進行一次考核,并及時更新"合格供應商名錄"

5.5"采購物品跟蹤表""請購單""采購單"由采購部保存1年

6附件

6.1附件一采購作業流程

6.2附件二請購單

6.3附件三采購物品跟蹤表

6.4附件四供應商評估表

6.5附件五供應商考核表

6.5附件六合格供應商名錄

7參考文件

7.1文件管理程序

7.2質量記錄管理程序

附件一:采購作業流程

附件二:請購單

篇3:建筑公司采購管理控制工作程序

建筑公司采購管理控制程序

1目的

為確保對影響采購質量的關鍵環節實施控制,保證采購產品的質量、性能、交付和服務等各方面,符合顧客、法律法規、職業健康安全和環境的要求,并滿足公司工程建設和管理的需要,特制定本程序。

2適用范圍

適用于公司在工程建設和生產準備過程中的所有產品或服務的采購控制。

3職責

3.1采購管理實行業務管理原則和法律歸口管理的原則。

3.2總經理負責領導公司的采購管理,副總經理協助總經理負責領導公司的采購管理。

3.3物資部、綜合管理部以及計劃部是采購管理主要部門。

4管理內容與要求

4.1.1物資部負責與設備、材料等有關的采購管理工作,包括:

--設備、原輔材料;

--生產性低值易耗品;

--非標設備加工承攬;

--貨物倉儲保管;

--貨物運輸;

--貨物保險;

--行政管理所涉及的形成固定資產的低值易耗品。

4.1.2綜合管理部負責與行政管理、基礎設施建設有關的采購管理工作,包括:

--人員聘用;

--培訓;

--法律咨詢;

--審計事務;

--廣告、宣傳;

--后勤管理;

--綠化維護;

--行政管理涉及的不形成固定資產的非生產性低值易耗品。

4.1.3計劃部負責與工程建設有關的勞務采購的采購管理工作,包括:

--建設工程(包括勘測設計、建筑安裝工程等);

--工程監理;

--技術引進;

--工程設備安裝調試;

--技術咨詢、評估監測及科學試驗;

--財產保險;

--財產租賃;

--其他與工程建設有關的采購。

4.2采購的申請

4.2.1工程項目(勞務)采購的申請

由工程項目涉及業務管理部門填寫《工程項目(勞務)采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交計劃部,計劃部提出審核意見,報公司領導批準后備案并進行采購管理工作。

4.2.2物資采購申請

4.2.2.1工程用物資的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,各專業(包括汽機、鍋爐、發電機、熱工以及土建專業)負責人對申請審核后,由物資使用部門主管提出初審意見,計劃部根據經批準采購申請的工程實際需要提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.2生產性低值易耗品的采購申請

由物資使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,計劃部根據工程預算以及年度預算提出審核意見,報公司領導批準后備案并提交物資部,物資部將已批準的采購申請的物資納入采購計劃,并進行物資采購管理工作。

4.2.2.3行政管理涉及的貨物采購申請

由使用部門填寫《物資采購申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后由物資部或綜合管理部進行貨物采購管理工作。物資部負責形成公司固定資產低值易耗品以及生產性低值易耗品的采購;綜合管理部負責不形成固定資產非生產性低值易耗品的采購。

4.2.3培訓采購申請

由需求部門提出填寫《培訓申請表》提出申請,部門主管提出初審意見,提交綜合管理部,綜合管理部提出審核意見并備案,報公司領導批準后,由綜合管理部組織采購。

4.2.4其他采購申請

由需求部門填寫《簽報》提出申請,部門主管提出初審意見,提交相關采購主要管理部門,主要管理部門提出審核意見并會簽后報公司領導批準,由采購主要管理部門組織采購。

4.3潛在合格供方的選擇以及合格供方名錄的建立

4.3.1各管理部門應建立各職能范圍內的合格供方名錄,潛在的合格供方的選擇應根據以下信息確定:

--供方提供的產品已在公司使用的,使用部門反饋的信息;

--供方提供產品在同容量電廠的使用情況;

--供方資質證明、質量、安全、環保業績以及遵循法律法規要求的符合情況;

--公司專業技術人員的推薦;

--承辦部門在市場上了解、收資的信息。

4.3.2確定潛在的合格供方后,由各管理部門負責組織各職能范圍內的潛在合格供方進行調查,進行資質審查。

4.3.3潛在合格供方的資質審查內容應包括:

--主體資格:具有經年檢的企業法人營業執照或營業執照;

--經營范圍:欲簽合同標的應復核當事人經營范圍,設計專營許可的,應具有相應的許可、等級及資質證書等;

--代理權限:由代理人代簽合同的,應出具真實、有效的法定代表人(主管)身份證明、授權委托書、代理人身份證明等;

--履約能力:具有支付能力、生產能力、運輸能力、技術能力。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件;

--履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現時未涉及重大經濟糾紛或重大犯罪案件。

4.3.4潛在合格供方的資質審查經相關部門會簽后,并報分管副總經理批準后,納入合格供方名錄。

4.3.5相關職能部門應每年定期對合格供方名錄進行復評。

4.4勞務、物資及服務的采購管理

4.4.1申請經公司領導批準后,物資部、綜合管理部及計劃部負責各自職能范圍內的采購管理。

4.4.2采購的標的金額按以下管理內容進行管理:

4.4.3預算金額在人民幣伍拾萬元以下的采購,管理部門應在合格供方名錄中選擇3家以上合格供方,報公司領導或授權人確定供方后實施采購。

4.4.4預算金額在人民幣伍拾萬元以上(含伍拾萬元)的采購,管理部門應選擇3家以上合格供方,作為潛在投標方,報招標領導小組確定投標方,在招標領導小組的領導下,由招標工作小組按《招標管理實施細則》進行招標,確定供方后實施采購。

4.5招標管理

4.5.1公司依法成立公司招標領導小組、招標工作小組。

4.5.2公司招標領導小組是公司招標的最高決策機構,決定公司招標的方針、政策、重大工程及物資的招標方案。

4.5.3招標工作小組由物資、工程兩個招標工作小組組成,負責招標的各項具體組織工作。

4.5.4招標管理工作具體按《招標管理實施細則》執行。

4.6合同管理

4.6.1確定供方后,金額在1萬元以內的,由采購管理部門自行采購;金額在1萬元(含1萬元)以上的,由采購管理部門起草合同,按合同管理流程進行合同管理,具體按《合同管理辦法》執行。

4.7采購產品的驗證

4.7.1勞務采購的驗證

產品交付前,按《工程驗收管理規定》進行驗收,并根據相關供方的施工工期、施工能力、安全、環境和服務進行勞務和服務采購的驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.7.2物資采購的驗證

產品交付時,物資部按《設備、物資材料質檢管理辦法》進行驗證,產品交付并投入使用一定時期后,由物資部可向產品使用部門發問卷調查,進行產品驗證,問卷調查可作為合格供方復評的輸入。

4.7.3服務采購的驗證

綜合管理部根據服務采購的協議或合同要求,對提供服務相關供方的服務態度、工作績效及需求部門反饋的信息,實施驗證,驗證結果可作為合格供方復評的輸入。

4.8對供方采購勞務、服務及物資的管理

4.8.1公司對相關供方擬選擇的設備、材料供應商有否決權。相關供方所采購的材料、設備及特種材料,必須由公司審定。相關供方應提供所有物資供應分供方名錄以及相應的資質資料報物資部備案

4.8.2公司對勞務供方擬選擇的勞務分供方有否決權,重大分包合同招標應邀請公司參加,勞務供方應提供所有勞務分供方名錄以及相應的資質資料報計劃部備案。

5相關文件

《培訓控制程序》

《合同管理辦法》

《工程招標管理實施細則》

《物資招標管理實施細則》

《設備、物資材料質檢管理辦法》

《工程驗收管理規定》

6相關記錄

《工程項目(勞務)采購申請表》

《物資采購申請表》

7附錄

附錄A流程圖

附錄B《工程項目(勞務)采購申請表》

附錄C《物資采購申請表》

附錄A

(資料性附錄)

流程圖

A.1合格供方名錄建立流程圖

A.2

使用部門采購申請

采購管理控制流程圖

附錄B

(規范性附錄)

工程項目(勞務)采購申請表

附錄C

(規范性附錄)

物資采購申請表