公司文件控制程序(十三)

1.目的:

對文件進行控制,確保文件的使用場所使用有效文件,并及時從所有發放或使用場所撤回失效或作廢的文件,防止作廢文件被錯用、誤用,從而保證管理體系的有效運行。

2.范圍:

本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制,規定了文件的編寫、審批、發布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

3.職責:

3.1總裁負責管理文件的批準。

3.2管理者代表負責管理文件的審核。

3.3辦公室負責文件的管理和控制,包括外來文件的管理和控制。

3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

4.程序:

4.1文件的編寫、審批。

4.1.1公司文件根據文件的性質有相關部門起草。

a)管理體系文件由總裁批準。

b)行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草,辦公室主任審核,總裁批準。

c)作業性文件如產品標準圖樣、工藝、作業指導書、操作規程、檢驗規程、確認規定、規章制度等文件由各部門負責編制,經部門領導人審核后,由主管領導批準。

4.2文件的編號

所有文件都應有唯一的編號,以便區別、歸檔、保存。具體編號方法:

a)管理手冊的編號方法

SYMM****

年代號

管理手冊代號(MM―ManagementManual:管理手冊)

公司代號()

b)程序文件的編號方法

SYPF**

順序號

程序文件代號(PF―ProcedureFile:程序文件)

公司代號()

c)作業文件的編號方法

SYOF***

順序號

作業文件代號(OF―OperantionFile)

公司代號()

d)記錄文件的編號方法

RF****

順序號

程序文件順序號

記錄代號(RF―RecordFile:記錄文件)

e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

4.3文件的發布

4.3.1文件發放前應規定文件的發放范圍,經管理者代表審批,并填寫好《文件發放范圍簽收表》(QR0501)

4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業性文件(管理性)統一由辦公室發放。收件人需在簽收表上簽收。

4.3.3各部門內部文件由部門負責人發放。收件人需在簽收表上簽收。

4.4文件的標識

4.4.1管理手冊、程序文件、作業性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態、分發號、持有者。

4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽,標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

4.5文件的使用的實施

4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

4.5.2受控文件不可轉抄、外傳,管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

4.5.3工作場所如發現過期或作廢文件,應交辦公室處理,過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

4.5.4文件要完好保存,如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔,不可亂涂亂畫。

4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單,控制本部門文件使用情況。

4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查,以監督文件的完好保存及貫徹實施,并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

4.5.8文件在使用過程中發現有錯誤或操作性不強,可申請更改,更改程序按本程序4.6條執行。

4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄,并妥善保管。

4.6文件的更改

4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504),經審批后交原發放部門執行更改。

4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504),經管理者代表審核,總裁批準后,辦公室統一發放。

4.6.2文件更改方式

4.6.2.1筆誤可用劃改。

4.6.2.2文件只改動某頁內容時,可用換頁方式。

4.6.2.3文件內容多處或多次改動,可用改版方式。

4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態控制清單》(QR0509)并保存,以控制文件修改狀態。

4.6.4《文件更改申請單》(QR0504)應注冊更改性質:筆誤、更改、刪除、新增。

4.7作廢文件處置

4.7.1更改后的文件發放由原發放部門按原《文件發放范圍/簽收表》范圍發放,并從原使用場所收回失效文件。

4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505),經管理者代表審批后銷毀。

4.7.3因需要保留作廢文件,由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批,辦公室按4.4.4標識后方可繼續保留作廢文件。

4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

4.7.4.2經管理者代表審核,

總裁批準。

4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》,經總裁批準后自行銷毀。

4.8文件的歸檔

4.8.1文件經批準發布后,經批準人簽署的原件及打印件,由辦公室歸檔并登記。

4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查,再登記歸檔。需貫徹執行的外來文件,經審批后(審批手續按4.3)將復印件轉發到相關部門貫徹執行。

4.9文件和資料的借閱

4.9.1部門經理及以下人員借閱文件,應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507),在公司內閱覽由管理者代表審批,借出公司外由總裁審批,并登記。

4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱,并作好登記。

4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批,并作好登記。

4.9.4外來文件的管理控制:標準和法規、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制,并作好登記。

4.10行政文件由辦公室,管理體系文件由質管部,技術文件由技術部按本程序控制。

5.相關文件:

SYPF02《記錄控制程序》

6.記錄:

QR0501《文件發放范圍/簽收表》

QR0502《文件清單》

QR0503《文件檢查記錄表》

QR0504《文件更改申請單》

QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

QR0507《文件和資料借閱登記卡》

QR0508《文件和資料編號登記卡》

QR0509《文件和資料修改狀態控制清單》

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄