金屬制品公司程序文件:文件控制程序

1.目的:

對與質量體系有關的文件和資料進行控制,確保各相關場所使用的文件為有效版本。

2.適用范圍:

適用于與質量體系有關的文件和資料的控制。

3.職責:

3.1《質量手冊》由認證小組組織編寫,管理者代表審核,經總經理批準發布執行;

3.2《質量程序文件》由管理者代表負責組織編寫并審核,經總經理批準發布執行;

3.3其它質量體系文件由相關質量活動的主管部門組織編寫和審核,由管理者代表批準發執行;

3.4質量體系文件的發放、更改、回收和銷毀統一由工程部負責。

3.5各部門負責本部門外來文件的收發、保管;

3.6行政部做好質量體系文件的發放、借閱和保管工作。

4.定義:

文件和資料:是指本公司指導生產和管理活動的依據和證明材料。包括質量手冊、程序文件、作業指導書、技術標準、檢驗規范、工藝文件以及顧客提供的文件等。

5.工作程序:

5.1本公司文件和資料按照質量體系的結構要求分類如下:

BF/QM-01-2003:《質量手冊》

B類:《質量程序文件》

C類:質量文件,生產工藝文件,生產設備、檢驗設備操作規程,原材料、半成品及成品的檢驗標準,有關材料采購、生產安裝、銷售及服務的工作指引等。

QJ類:有關質量記錄及表格。

G類::管理制度。

5.2編寫的目的:

為貫徹本公司質量方針,建立和完善質量管理體系,促成質量目標的實現,針對公司各部門工作需要,制訂各類質量、技術文件用于指導生產,以控制產品的質量。

5.3文件編寫:

5.3.1A類《質量手冊》由認證小組組織編寫;

5.3.2B類、C類質量體系文件由相關質量活動的主管部門組織編寫;

5.3.3文件編寫部門訂出該文件編寫方案,包括題目、格式、文件提要等;

5.3.4文件編寫以"正確、全面、清晰、簡單"為原則,以保證文件的正確性和可操作性。

5.4文件審核

5.4.1A類、B類由管理者代表審核;

5.4.2C類的質量體系文件由編寫主管部門負責人組織審核;

5.4.3文件審核工作以該文件的上層文件或有關國家標準、法令為依據,審核人員由負責審核的領導人決定。

5.5文件批準

5.5.1A類、B類由總經理批準;

5.5.2C類文件由管理者代表批準;

5.6文件的編號:

5.6.1《質量手冊》編號:BF/QM-01-2003

BF:公司代號QM:質量手冊

01:序號2003:編制年份

5.6.2《質量程序文件》編號:Q/BFB-5.3-01-2003

Q:質量文件BF:公司代號

B:文件層次類別5:要素章號3:要素節號

01:序號2003:編制年份

5.6.3其它質量體系文件編號:Q/BFC-01-2003

Q:質量文件BF:公司代號

C:文件層次類別01:流水號2003:編制年份

5.6.4管理制度編號:Q/BFG-01-2003

Q:質量文件BF:公司代號

G:管理制度01:流水號2003:編制年份

5.7文件的版本號管理

5.7.1《質量手冊》有多處修改,應進行換版,并更改版本號;

5.7.2《質量程序文件》、C類質量體系文件參照《質量手冊》的換版辦法進行換版;

5.7.3版本號用英文字母大寫表示(如A、B、C),據更換次序類推。

5.8文件發放

5.8.1質量手冊由工程部負責發放到各部門負責人,并在《文件發放登記表》上登記,由領用人簽名;

5.8.2B、C、D類質量體系文件由編寫部門移交行政部,由行政部發放到相關責任部門,在《文件發放登記表》上登記,由領用人簽名;

5.8.3受控文件受控本在發放前,由工程部在該文件首頁上蓋上"受控文件"字樣的圖章,以便于控制。

5.9文件使用

5.9.1質量體系文件由領用人安排使用;

5.9.2領用人根據工作需要將質量體系文件發放給使用者,且保證文件為有效版本;

5.9.3質量體系文件使用者要妥善保管好文件,受控文件未經發放部門許可不得擅自復印、外借。有遺失及損壞情況應及時報發放部門辦理補發手續。

5.10文件更改

5.10.1文件的小部分更改(如幾個錯別字更改、一至兩句文字更改),由原文件編制部門或人員直接在文件上用紅色筆更改,并在更改處蓋上"更改"字樣圖章,注明日期,更改者簽名;

5.10.2文件的大部分更改(如整篇更改、一段文字的更改),由提出部門或人員填寫《文件更改申請表》,交原文件編制部門或人員;

5.10.3文件編制部門認為有更改必要時,根據有關標準及實際情況,對文件進行更改,并填寫《文件更改通知單》;

5.10.4《文件更改通知單》送原文件審批人批準,編制部門收回原已發放的文件,重新

更改后發放;

5.11文件作廢:

5.11.1對無使用及保存價值的文件,由文件主管部門審批后及時收回銷毀,并填寫《文件回收銷毀記錄》;

5.11.2對有參考價值的作廢文件,應在該文件上蓋上"作廢"字樣的圖章,并用專柜保存,以防誤用;

5.11.3對使用部門要求保存有參考價值的作廢文件,應在該文件封面上蓋上"參考"字樣的圖章,由使用部門保管;

5.12文件回收

對已使用完畢且有保存價值的文件,由發放部門及時收回存檔,并填寫《文件回收銷毀記錄》。

5.13文件存檔:

5.13.1行政部建立《受控文件一覽表》,統一登記全公司的受控文件的發放、使用情況;

5.13.2行政部負責對外來文件編上文件號、發放號,并負責外來文件的收發、保管。

5.14文件借閱

5.14.1借閱"受控文件"須經發放部門或有關領導批準,并在《文件借閱登記表》上做好記錄,由借閱人簽名。

6.相關文件和記錄:

6.1BF/QJ-001《文件發放登記表》

6.2BF/QJ-002《文件更改申請表》

6.3BF/QJ-003《文件更改通知單》

6.4BF/QJ-004《文件借閱登記表》

6.5BF/QJ-005《受控文件一覽表》

6.6BF/QJ-006《文件回收銷毀記錄》

批準審核編制

日期日期日期

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄