物業公司質量管理體系文件控制程序

1.目的

對質量管理體系的文件進行統一的管理與有效的控制,以確保使用質量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。

2.范圍

本程序適用于對公司質量管理體系文件的控制。

3.職責

3.1質量手冊、程序文件由總經理批準。

3.2管理者代表批準其他文件。

3.3全面質量管理辦公室組織人員進行質量管理體系文件的編寫。

3.4全面質量管理辦公室負責質量管理體系文件的歸口管理。

4.工作內容

4.1編寫與審批

4.1.1質量手冊,全面質量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質量手冊的審核,總經理負責質量手冊的批準。

4.1.2程序文件,管理者代表負責程序文件的審核,總經理負責程序文件的批準。

4.1.3服務工作規范,各部門負責審核,由管理者代表批準。

4.2文件的標識

4.2.1編號

4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標準要素號加"j"及序號,如《收發文登記表》4.2.3-j-01;

4.2.1.2程序文件和工作規范的編號直接寫上要素號;

4.2.1.3如某要素有多個文件時,在后面加注序號,如《裝修監管工作規范》7.5.1-04。

4.2.2封面標識

4.2.2.1版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下類推;

4.2.2.2分發號,分發文件時注明分發號碼。

4.2.3頁眉和頁腳

右邊:文件版本號+修改次數,如:A/0、A/1、B/0、B/1;左邊:

文件類型,如:質量手冊、程序文件、服務工作規范;頁面底端

居中:頁碼,如:1。

4.3文件受控

4.3.1受控文件,發給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋"受控文件"印章;

4.3.2非受控文件,發給本組織外的質量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。

4.4文件發放與回收

4.4.1文件的發放、回收都需要填寫《收發文件登記表》。

4.4.2如文件分為兩層發放,每一層都需要填寫《收發文件登記表》。

4.5文件保管與復印

4.5.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發。

4.5.2使用人一旦離開公司,應將其文件交回公司。

4.5.3分發給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規定做好部門內部文件發放范圍的控制,須復印文件時,必須經部門負責人同意后才可復印,并將分發號填寫在《收發文件登記表》中。

4.6文件評審與修改

4.6.1文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。

4.6.2文件需要更改時,應由部門負責人書面向全面質量管理辦公室反映。

4.6.3全面質量管理辦公室根據評審會決議及部門負責人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內容由管理者代表批準。

4.6.4修改方式

4.6.4.1大改,即絕大部分內容需要修改時,由全面質量管理辦公室組織相關人員進行換版修改;

4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數;

4.6.4.3小改,即原文件個別內容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.6.5小改與中改在文件發放時,需填寫《文件更改通知單》。

4.7文件作廢

4.7.1凡經修改后無效的文件一律作廢,由部門進行作廢處理。

4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上"作廢留用"章。

4.8外來文件

4.8.1全面質量管理辦公室負責收集物業管理的有關法律法規,進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.8.2全面質量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規文件編成《外來文件清單》,以提供員工借閱時的檢索,并以此作為有效版本的控制手段。

5.相關文件

無

6.記錄表格

6.1《收發文件登記表》(4.2.3-j-01)

6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)

6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄