質量手冊:文件和資料控制程序

1、目的

對與本公司質量體系提供的有關的文件和資料進行控制,確保與質量有影響的各場所使用的文件和資料為有效版本。

2、范圍

本程序適用于質量體系文件和資料的控制,包括有關外來文件。

3、定義

3.1質量體系文件:質量手冊(包含程序文件)、工作手冊(包括制度和規程)及表單記錄。

3.2內部文件:指本公司內部自行制定的文件。

3.3外來文件:指非本公司自行制定,而是由外部提供的文件,如《物業管理條例》、《消防法》、《勞動法》等;

3.4非受控場所:本公司質量體系運行以外的所有場所,如:業主、認證機構。

3.5技術文件:設計圖紙、使用說明書、技術條件等文件。

4職責

4.1管理部:負責公司內部文件的發行、回收、原件保存及銷毀工作,制定有關控制規定與辦法;負責外來文件的受控、發放及回收等管理工作。

4.2各部門:負責責任范圍內的文件和資料的編制及修訂。

5內容

5.1文件新訂

制定新文件時,由制定者將新訂文件呈相應審核人和批準人員簽字同意后,將文件交管理部發行。

5.2文件發行

5.2.1質量手冊和第三層次文件的發放直接由管理部根椐各部門實際需要的數量填寫《文件發放登記表》,經管理者代表審批后進行發放。

5.2.2文件領用人在《文件發放登記表》上簽名領取注有分發號和加蓋"受控文件"印章的文件。每份文件都有不同的分發號,便于換版時回收。

5.2.3管理部在發放文件后,將全公司的受控文件列入《受控文件清單》。

5.2.4當文件使用人的文件破損嚴重影響使用時,應到文件資料中心辦理更換手續,交回破損文件;文件管理員將破損文件銷毀。

5.2.5當文件丟失后或其它原因需補發新文件時,由文件使用部門填寫《文件領用申請表》,再由原批準單位批準后,管理部重編新文件的分發號。

5.3文件的更改

5.3.1文件發行實施后須更改的,原則上由制訂部門填寫《文件更改申請單》,說明修訂原因,經原批準單位批準后,由管理部按5.2項規定程序進行更改審批與發行。

5.3.2文件進行修訂時,對某一頁或某幾頁進行修訂,只須更改該頁內容和修訂次數,其修訂次數按前一次修訂次數+1來計數。文件通過更換時,頁數為修訂后不含"文件封面"的實際總頁數。

5.3.3更改文件時,使用部門應將更改前文件交管理部或本部門文件管理人員,由管理部或本部門的文件管理人員對更改前文件進行換頁或手寫修改。當采用手寫方式對文件進行更改時,應將更改前內容用"--"劃去,手寫上新的內容,并應在更改處加蓋"更改"印章,然后發還使用部門或相關人員,對《質量手冊》等受控文件的更改,管理部及各部門文件管理人員還應在文件中相應的"修改記錄"欄和[受控文件清單]中的"修訂狀態"欄標明文件更改情況。

5.3.4經審批的《文件更改申請單》與該文件的原件及更改后的文件一起存檔。

5.3.5文件更改后,管理部要將文件更改情況列入[受控文件清單]中的"修訂狀態"欄。

5.4文件的換版與作廢

5.4.1同一份文件某頁或表單經過九次修訂后,該頁或表單需再修訂是整份文件以新版發行,如:第1版、第0次修訂。其某一頁經過第9次修訂后,再修訂時整份文件即為第2版、第0次修訂。舊版文件回收處理,換發新版本,"非受控文件"和"參考文件"不辦理更改和換版。

5.4.2換版后的文件發放按5.2條程序執行。

5.4.3舊版文件由文件管理員按《文件發放登記表》收回并記錄,需作資料保留的該版文件,經文件原核準人核準后,由文件管理員加蓋"參考文件"印章方可留用,其余該版文件蓋"作廢文件"章或銷毀。

5.5文件的管理

5.5.1文件擬制、審核、核準后,原版文件及其副本由管理部實行統一管理,填寫《受控文件清單》。存軟盤的受控文件均應有備份;軟盤儲存的文件應進行文件狀態標識。

5.5.2受控文件發放后,文件領用人須嚴格管理,不得任意復印、轉借、損壞、涂改文件及內容。

文件持有人應確保文件清晰、易于識別。

5.5.3文件管理員應全面檢查各類文件的有效性,查核各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.6外部文件控制

直接引用的各類外來文件,由管理者代表核準后方可使用,文件的發放管理參照5.2執行。

5.7文件編碼規則

5.7.1質量手冊編號:

質量手冊編號為:QM001

5.7.2作業指導書編號:

WI***

該條款派生的第幾份文件

與ISO9001標準對應的條款

作業指導書代號

5.7.3表單編號:

FM--*--*--**

代表第幾個表單

該條款派生的第幾份文件

與ISO9001標準對應的條款

表單代號

5.7.4外來文件編號:

QE***

代表第幾個外來文件

代表年月

外來文件代號

6相關文件

無

7使用表格

7.1FM42-1-01文件發放登記表

7.2FM42-1-02文件更改申請表

7.3FM42-1-03文件領用申請表

7.4FM42-1-04受控文件清單

篇2:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規定了質量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質量體系運行的各場合都能得到和使用相應文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質量體系有關文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責

4.1質保部質管室負責質量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負責相關的管理性文件的編寫,并負責各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術類文件》、《作業指導書》等;

d.第四層次為《質量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質量手冊》在管理者代表領導下由質保部負責編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負責編制。

5.2.3《技術類文件》、《作業指導書》等由技術開發部或有關部門負責編制。

5.2.4《質量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關職能部門負責編制。

5.2.6《質量手冊》、《程序文件》、《技術類文件》、《作業指導書》、《質量記錄》的編制格式和標識按照《質量體系文件編寫導則》要求執行。

5.3文件的審批權限

5.3.1文件和資料在發布前由授權人員審批其適用性。

a.《質量手冊》由管理者代表審核、廠長批準;

b.《程序文件》由有關職能部門主管領導審核、管理者代表批準;

c.《技術類文件》、《作業指導書》等由有關職能部門主管領導審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領導批準,屬工廠級文件由部門領導審核、廠長批準。

5.3.2批準后的文件由質保部發布。

5.4文件的發放和使用

5.4.1文件管理部門負責文件的標識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準,受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發號。

5.4.2文件的發放

a.《質量手冊》按審批的范圍發放;

b.《程序文件》按審批的范圍發放;

c.其他文件的發放,按編制部門建議的范圍經批準發放。

d.文件的發放由文件管理人員填寫《文件發放領用登記表》,按批準發放范圍發放文件。

5.4.3文件領用人在《文件發放領用登記表》上簽名。領取具有唯一分發號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內不得使用擅自復印的文件,一經發現由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當文件嚴重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領用申請表》到文件管理部門辦理更新手續,文件管理員負責將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領出手續,但必須在領用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負責解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應由文件更改提出人或提出部門負責填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術參數)還應附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準應由原審批部門進行,若指定其他部門審批時,該部門應獲得審批所需依據的有關背景資料。

5.5.3文件更改申請批準后,由文件管理員根據批準的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發放領用登記表》的名單發放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進行,但必須在更改狀態欄中注明更改序號;文件需進行大幅度的修改,應進行換版,原版本文件作廢,換發新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發放領用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經文件管理部門負責人批準后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經編制審核批準后,由文件管理員列入《質量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經文件管理部門負責人批準可借閱文件,借閱者應在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負責人每年進行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術開發部負責)。文件管理員應每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發現問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規定的地點和方式有序存放,以便存取,質量文件的保存應嚴格管理,存放地點應具有防水、防火、防盜設施,以確保文件的完整性。

6.相關文件和記錄

QR/SH05.01-01《質量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發放領用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領用申請表》

篇3:某水泥廠文件資料控制程序

水泥廠文件資料控制程序

1.目的

建立公司文件和資料審核、分發及更新程序,使公司文件均能得到有效控制。

2.范圍

適用于涉及文件(含資料)編寫、審核、批準、發放、回收及更新的部門主管及個人。

3.定義

3.1質量體系所產生的受控文件共3類:

3.1.1《質量手冊》;

3.1.2程序文件;

3.1.3工作文件,包括如下:

A.崗位職責;

B.相關部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗標準、操作規程和管理規定等。

3.2外來文件:非本公司制訂的但用于本公司質量體系的文件,如法律、法規、標準、國際公約、慣例和顧客提供的文件等。

4.職責

4.1《質量手冊》:

4.1.1ISO推行小組負責編寫《質量手冊》及其更新版本;

4.1.2管理者代表負責審核《質量手冊》的內容。

4.1.3總經理批準《質量手冊》。

4.1.4管理部負責:《質量手冊》的分發、原稿的存檔及作廢版本處理。

注:質量手冊的分發參照質量手冊控制分發名單。

4.2程序文件:

4.2.1各部門主管負責編寫與本部門相關的程序文件及其更新版本;

4.2.3管理者代表負責審核程序文件。

4.2.4總經理負責批準程序文件。

4.2.5管理部負責:分發程序文件;原稿的存檔及處理作廢版本。

注:程序文件的分發參照附錄"文件分發名單控制表",程序文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。

4.3工作文件:

4.3.1相關部門主管負責組織編寫本部門的"工作文件"及更新版本;

4.3.2公司管理者代表負責審核"工作文件"內容。

4.3.3總經理負責批準工作文件;

4.3.4管理部負責工作文件及更新版本的分發和原稿的存檔及處理作廢版本。

注:工作文件的分發參照附錄"文件分發名單控制表",工作文件涉及的班組依實際情況進行頒發控制。

4.4外來文件:

4.4.1管理部負責:控制、分發外來文件及更新版本和處理作廢版本;存檔外來文件。

4.4.2各部門主管負責存檔本部門使用的外來文件。

5.要求

5.1總則

受控文件的編寫、審核、批準、更改、發行、存檔、作廢等,按本程序職責說明執行。

5.2受控文件分發前準備:

5.2.1文件的編號和批準:文件在經相關部門或個人在編寫完成后進行如下處理:

A.編號:按照"5.12"的要求進行編號。

B.批準:按照本程序"4.職責"的要求由相應的批準人在文件上簽章使文件生效;

5.2.2受控文件的登記和標識:

A.文件批準后并登錄于"文件目錄"中;

B.交分發者的文件可以是原稿、復印件或傳真方式。

C.若以原稿或復印件交分發者,則在作為原稿/復印件的文件首頁背面蓋"受控"章以便識別。

D.若以傳真方式送分發者,分發者收到傳真后在首頁背面蓋"受控"章以便識別。

E.對于分發給使用部門的原稿或復印件,應由文件的分發部門在相應的文件的首頁正面加蓋紅色的"受控"章,以表明文件處于"受控"狀態。

F.對于非受控文件,如:用于教育培訓的文件等,應于首頁加蓋"參考文件"章,以便識別。

5.3受控文件分發:

5.3.1分發前,文件的批準人確定文件分發范圍,填寫"文件分發名單",文件分發名單確定的原則是:凡是與文件執行內容有關的部門均應得到相應文件的有效版本。

5.3.2文件分發者按批準人確定的"文件分發名單"復印文件,并將文件分發給相應的部門或個人。

5.3.3接受文件人在"文件分發記錄表"上簽章,作為文件接收的證據。

5.3.4如果分發的文件是更新版本,分發者應按照原分發范圍(即原有的"文件分發名單")要求文件的接收人出示失效文件,并蓋[作廢]章做作廢處理或當場銷毀,分發者在"文件分發記錄表"上簽章作已處理失效文件記錄,作廢文件的原稿需保留。

5.4受控文件的更改:

5.4.1《質量手冊》、程序文件及工作文件需更改時,如涉及文件內容的更改,由申請者填寫"文件更改申請"表,經管理者代表審核后經總經理批準,由管理部按照5.3節的規定分發至相關部門和個人。如果只是錯字或字數的刪減等的更改,則可由管理者代表認可后直接在文件上更改(含原件),并在更改處簽章。

5.4.2除非有特別指定,受控文件的更改應由管理者代表審核后經總經理批準。

5.4.3文件內容做小的改動時,須抽換更改的那一頁次及版本頁(首頁),其余頁次內容不作變更。

5.4.4更改版本號整數位或更改頁碼時,整份文件換為新版。

5.4.5文件版本更改準則

A.文件的首版,其起始版本號應為1.0。

B.凡是對文件中一般的非原則性差錯的更改,每更改一次應順次提升版本號小數點后面的一位數,如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。

C.凡是文件更改中涉及系統的主要內容或需要增、減頁次等,應更改版本號整數位,每更改一次順次提升整數位1.2改為2.0;2.4改為3.0等,每次更改后的新版本號的小數位應從*.0開始。

D.表格的版本、版次的更改與文件相同。

5.5受控文件存檔

參照質量記錄控制程序(QP420200)執行。

5.6受控文件控制:

5.6.1受控文件統一由管理部分發,其他部門未經授權不得分發。

5.6.2如確因實際需要增發文件,可以向文件批準者申請:

A.由批準人直接填寫在"文件分發名單"中,正式擁有受控文件。

B.要求一份復制版本,復制版本蓋[參考文件]章,以不列入更新控制范圍。

5.7《質量手冊》和程序文件的制作內容應包含如下幾個方面,工作文件可根據實際需要對以下內容做適當的選擇:

5.7.1目的:為了順利執行程序,先必須清晰地闡述編寫文件的出發點。

5.7.2范圍:對文件有影響的組織、功能、條款、范圍進行描述。

5.7.3定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號。

5.7.4職責:控制、權力和確保任務執行的責任。

5.7.5工作程序:通過特定的工作順序來完成特定的工作內容。

5.7.6參考資料:確定與程序有聯系的特定的文件、資料。

5.7.7報告和記錄:列出與程序有關的所有表單或報告。

5.8文件制作章節編號及規定:

5.8.1章節編號規定如下:

1.目的2.范圍3.定義4.職責4.14.25.工作程序5.15.25.2.2A.B.C.a.b.5.2.3A.5.36.參考資料7.報告和記錄

5.8.2.章節編號以不超過四位數為原則,超過時以A,B,C...表示,再次以a,b,c,...表示。

5.8.3.程序文件參考依"5.8.1."節的項目及順序編寫,若沒有參考資料或流程圖時,則在該項目填入"略"即可。

5.9.要求:以本規范字體(宋體標小四號字)為標準參考字體。

5.10文件編寫準則

5.10.1《質量手冊》

采用8位編碼,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②為《質量手冊》的別碼;⑥⑦為《質量手冊》的流水號代碼。

如:QM010000

┬┬┬

││└─《質量手冊》此四碼為0000

│└─流水號

└─《質量手冊》

5.10.2程序文件

采用8位編碼,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②為文件別代號,QP表示程序文件;

B.③對應ISO9001:2000項目(4~8)以4~8表示。

a.4質量管理體系

b.5管理職責

c.6資源管理

d.7產品和/或服務實現的過程

e.8測量、分析與改進

C.④為每大項的分項代號,以1~9表示,如:

a.4質量管理體系

41總要求

42文件要求

b.5管理職責

51管理層承諾

52以顧客為中心

53質量方針

54策劃

55職責、權限和溝通

56管理評審

c.6資源管理

61資源準備

62人力資源

63設施

64工作環境

d.7產品實現

71產品實現策劃

72與客戶相關的過程

73設計和開發

74采購

75生產和服務的運作

76測量和監控設備的控制

e.8測量、分析與改進

81策劃

82測量和監控

83不合格的控制

84資料分析

85改進

E.⑤⑥兩位為流水號,自01~99號由各部門依據需要以流水號方式編號,如:

QP420100

┬┬┬┬

│││└─QP文件此二碼為00

││└─流水號

│└─程序文件分項代號

└─程序文件

5.11表格編號準則

采用8位編號方法,其規定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

5.11.1①②為文件表單代號,FM表示表格/表單;

5.11.2③④⑤⑥為對應程序文件的編號(詳見5.10.2.D和5.10.2.E的規定)

5.11.3⑦⑧為為表格的流水號,自01~99號由各部門依據需要以流水號方式編號,如:

廈門×××制品有限公司文件目錄表(FM420101)

FM420101

┬┬┬┬

││││

│││└─文件目錄表(流水號)

││└─對應程序文件編號

│└─對應程序文件編號

└─代表表格

5.11.6、外來表單(如國家、行業、質檢站等統一制訂的表單)采用原編號。

5.12工作文件的編號準則,同程序文件編號準則,只是"QP"改為"WI",其他不變.

如:WI630100

┬┬┬

││└─工作文件流水號

│└─對應程序文件編號

└─工作文件代號

5.12.7外來文件延用原編號(如國家標準GB×××××、行業標準JC×××××等);若需要,可用本公司文件編號準則進行。

6.參考資料

6.1質量記錄控制程序(QP420200)

7.附件及表單

7.1文件目錄(FM420101)

7.2文件分發記錄(FM420102)

7.3文件更改申請單(FM420103)

7.4文件分發名單(FM420104)

附錄:文件分發名單控制表

持有者/部門對應分發編碼

總經理

×××-01管理者代表×××-02管理部

×××-03品管部

×××-04生產部

×××-05認證機構

×××-06