物業程序文件:文件控制程序

1.0目的

通過對質量體系文件和資料的控制管理,確保其有嚴格的分類、編號、審核、批準、

發放、管理和更改的規定。

2.0范圍

適用于所有質量體系文件、資料的管理和控制。各單位是指各部門和各管理處的統稱。

3.0職責

3.1質管部對各單位質量體系文件的控制進行指導和監控。

3.2各單位文件管理員負責質量體系文件和資料的接收、分類、編號、整理、存檔、更改及發放等工作。

4.0程序

4.1質量體系文件和資料的制定、審核、批準

4.1.1公司所有質量體系文件和資料的制定、審核、批準按下列規定執行。

序號文件名稱文件級別制定及修改審核批準

1質量手冊一級質管部管理者代表總經理

2程序文件二級質管部質管部主管管理者代表

3作業指導書三級各部門部門主管主管領導

部門管理手冊三級各部門部門主管主管領導

管理處工作手冊三級各管理處管理處經理管理者代表

4質量記錄表格四級相關單位單位主管單位主管

5法規標準等外來文件五級外部機構單位主管單位主管

4.2質量體系文件和資料的發放

4.2.1質量手冊的《文件發放名單》由總經理審批,由質管部建立發放記錄。

4.2.2程序文件的發放名單由質管部確定,并建立發放記錄。

4.2.3作業指導書由相關制定單位確定發放名單,并建立發放記錄。

4.2.4工程類標準、技術圖樣等由工程部建檔、編號,設備標準、圖紙等由工程部負責管理。法規和條例由質管部控制,蓋受控章發放,文件管理人員建立文件發放的記錄。

4.2.5法律法規類文件由質管部負責收集,對收集到的文件組織相關人員進行識別,確定其時效性和發放范圍等。

4.2.6以上文件的發放情況應由相關單位人員填寫《發放記錄》,各部門只需在《發放記錄》上簽字即可,管理處應在收文后2日內填寫《收文記錄》。

4.2.7文件使用人員必須使用封面加蓋紅色受控章的受控文件。

4.3質量體系文件和資料的保管。

4.3.1質量手冊、程序文件、部門的工作手冊、項目管理方案、質量記錄表格及法規、國家及行業標準類(工程、設備標準類文件除外)文件的原件,由發出部門專人保存,并在質管部備案一份復印件。文件保管人與持有人應妥善保管文件,不得隨意損壞、復印、拷盤及丟失。

4.3.2對各級文件的管理,各單位均應建立相應的《文件清單》,其內容應及時更新。

4.3.3存檔作廢文件在封面加蓋"作廢章"。

4.4質量體系文件和資料的有效性控制

4.4.1為確保公司質量體系文件和資料的有效性能夠得到控制,對其采用版本號、修改狀態

號控制最新版本。版本號用A、B、C……表示第一、第二、第三版……;用0、1、2……

表示未經修改、第一、第二次修改……。當本冊內容有三分之二以上的章節發生修改

或運行三年后,在本冊文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次執行。

4.4.2相關部門在文件更改后,將最新更改頁及修改記錄發放至受控文件部門,并將原頁蓋作廢章收回,保留一份存檔,其余銷毀。

4.5質量體系文件和資料的更改

4.5.1文件的更改可由公司各級人員根據文件實施情況向有關部門提出更改意見,責任部門主管確定更改意見并執行,填寫《文件修改記錄》報主管領導審批。

4.5.2質量體系文件和資料的更改一般由原審批人批準,如因特殊情況必須獲得審批的需供依據的背景資料,以保證更改的適宜性。

4.6質量體系文件和資料的分類和編號

4.6.1質量手冊:STJT

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質量手冊文件控制程序

QMS質量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經理負責批準發布質量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質量管理體系有關的文件(本手冊已規定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質分類

a)質量手冊(含程序文件、形成文件的質量方針和質量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業指導書、操作規程、圖樣、技術文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規則》.

3.2.6技術圖樣和文件的編號按機構標準及設計文件完整性標準執行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經管理者代表審核,總經理批準。

3.3.2部門質量文件由相關部門編寫,部門經理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。

3.4文件的發放

3.4.1文件管理部門根據對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經主管領導審批后填寫《文件發放、回收記錄》,發放文件。

3.4.2文件發放時辦理登記手續,簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發放。

3.4.4公司范圍內發放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發放部門辦理更換手續,仍沿用原文件分發號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發放部門說明丟失原因,申請補發。補發的文件應給予新的分發號,并注明原文件分發號作廢。

3.4.7提供的認證機構和供方的文件,按內部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現有體系文件的適用性、協調性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據;

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據的有關材料;

3.6.3文件更改經批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發放時,應按《文件發放、回收記錄》的名單發放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發放部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發的部門或人員。綜合部負責分發并控制其版本。

3.8.2質量管理體系文件原稿由綜合部統一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》