物業(yè)程序文件:基礎(chǔ)設(shè)施控制程序

1.0目的

通過對物業(yè)管理項目基礎(chǔ)設(shè)施的管理,可合理地利用設(shè)備、機具等各種資源,使所有設(shè)施在使用過程中能夠滿足提供服務的要求,并達到有效利用資源的目的。

2.0范圍

適用于公司管理范圍內(nèi)的場地、設(shè)施、設(shè)備及支持性服務等。

3職責

3.1物業(yè)部負責對公司的辦公場所、辦公設(shè)施設(shè)備、車輛等設(shè)施進行管理。

3.2物業(yè)部負責對電話、電腦網(wǎng)絡(luò)及對講機等通訊器材的管理。

3.3工程部負責管理項目全階段的水、電、氣等基礎(chǔ)設(shè)施的保證。

3.4相關(guān)部門負責按照文控要求對圖紙、標準、說明書等進行管理。

3.5管理處負責各自轄區(qū)的基礎(chǔ)設(shè)施的標識、維護和保養(yǎng)等管理工作。

3.6相關(guān)部門負責協(xié)助管理處進行場地維護和支持性服務的提供。

4.0程序

4.1辦公場所管理

4.1.1物業(yè)部負責公司辦公場所及部門位置的安排。各部門應在指定區(qū)域內(nèi)合理安排部門的人員、資料、設(shè)備等。

4.1.2按部門分布位置,每個片區(qū)由相關(guān)部門進行環(huán)境、秩序、衛(wèi)生、資源方面的管理。

4.1.3物業(yè)部對辦公設(shè)備進行編號,員工對責任于己的設(shè)備、設(shè)施、用具進行使用和保管。

4.2辦公車輛管理

4.2.1公司用車由辦公室統(tǒng)一安排,部門如需申請用車,應于事前向辦公室提出用車申請。

4.2.2辦公室同意用車后,派出車輛,車輛行車路線應遵守申請過程中的行程、目的、時間。

4.2.3對申請用車得到批準后,在非客觀原因或外來原因造成的延誤由用車部門主管負責。

4.3通訊工具管理

4.3.1辦公室負責對公司機關(guān)的電話、INTEL網(wǎng)絡(luò)使用進行管理。

4.3.2員工應遵守公司有關(guān)規(guī)定,直線電話禁撥聲訊臺,分機禁止上網(wǎng)。

4.3.3安保部負責公司內(nèi)對講機的管理,具體內(nèi)容見《安全保衛(wèi)管理手冊》。

4.4公共設(shè)施設(shè)備管理

4.4.1工程部按公司相關(guān)文件對管理項目各階段的公共設(shè)施設(shè)備進行管理,詳見《建筑/裝飾管理手冊》、《項目工作手冊》及《設(shè)備管理工作手冊》。

4.5管理處分別按照公司相關(guān)文件規(guī)定的內(nèi)容,分別對辦公場所、辦公車輛、通訊工具進行嚴格的管理,并對公共設(shè)施設(shè)備按照相關(guān)規(guī)定進行日常管理。

4.5.1管理處員工在離開工作崗位時,不得對其使用的電腦或內(nèi)容進行任何破壞行為,特別是管理處擁有的系統(tǒng)性軟件。由管理處經(jīng)理監(jiān)督。

4.6提供支持性服務

4.6.1各單位應在履行職責時完全遵守公司的規(guī)定,并能夠提供后延性支持服務。

4.6.2部門應通過對供方施加影響的使其對提供的服務或產(chǎn)品負責,并提供適當?shù)暮笱有苑铡?/p>

5.0相關(guān)文件與記錄

5.1《建筑/裝飾管理手冊》

5.2《項目工作手冊》

5.3《設(shè)備管理工作手冊》

5.4《安全保衛(wèi)管理手冊》

篇2:物業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

物業(yè)程序文件:基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

1.目的

加強對公司基礎(chǔ)設(shè)施的管理,充分發(fā)揮基礎(chǔ)設(shè)施的使用效能。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.定義

基礎(chǔ)設(shè)施包括:資產(chǎn)(辦公設(shè)備設(shè)施以及提供服務時使用的設(shè)備、設(shè)施、工具、檢測儀器儀表)、公章證照、圖紙資料等。

3.1根據(jù)物資的價值和使用期限,資產(chǎn)分為:固定資產(chǎn)、低值易耗品。

3.2固定資產(chǎn):單位價值2000元以上(含2000元),使用年限超過1年的有形資產(chǎn),均列為固定資產(chǎn)。

3.3低值易耗品:單位價值在200元及以上2000元以下,使用期限超過一年的各種用具物品(包括工具、管理用具、玻璃器皿、包裝容器等)列為低值易耗品;單位價值在200元以上2000元以下,使用期限超過一年的維修材料、電腦零配件、服裝不列為低值易耗品。

4.職責

4.1房產(chǎn)后勤管理部是公司資產(chǎn)管理的主管部門,負責對各部門資產(chǎn)的管理和每年年底的資產(chǎn)檢查。

4.2財務管理部是公司固定資產(chǎn)的帳務管理部門,著重從固定資產(chǎn)的原值、已

提折舊、凈值等方面對固定資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理;并在每年年底和房產(chǎn)后勤管理部聯(lián)合對各部門進行資產(chǎn)檢查。

4.3各部門經(jīng)理負責本部門資產(chǎn)管理的監(jiān)督和執(zhí)行,各部門資產(chǎn)管理員負責本部門資產(chǎn)的日常管理。

5.方法和過程控制

5.1資產(chǎn)來源

5.1.1新購買資產(chǎn)

5.1.2捐贈資產(chǎn)

5.1.3其它資產(chǎn)

5.2各類資產(chǎn)按以下類別建檔管理

5.2.1機械設(shè)備、維修、清潔綠化工具類;

5.2.2運輸工具類;

5.2.3家私類;

5.2.4網(wǎng)絡(luò)設(shè)備類;

5.2.5通訊設(shè)備類;

5.2.6保安消防器械類;

5.2.7電子、電器類;

5.2.8其它類。

5.3資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、借用及報廢

5.3.1資產(chǎn)的購置按照1《采購管理程序》執(zhí)行,資產(chǎn)購買后使用部門填寫《資

產(chǎn)情況審核單》,到房產(chǎn)后勤管理部辦理資產(chǎn)登記手續(xù)后,方可到財務管理部辦理報銷手續(xù)。部門《資產(chǎn)情況審核單》必須分年度裝訂永久保存。

5.3.2各部門之間發(fā)生的資產(chǎn)調(diào)撥和借用,必須經(jīng)雙方部門經(jīng)理的同意,資產(chǎn)調(diào)撥還需填寫《資產(chǎn)情況審核單》并由雙方部門經(jīng)理簽字確認后方可辦理調(diào)撥手續(xù),部門資產(chǎn)管理員根據(jù)《資產(chǎn)情況審核單》及時更改資產(chǎn)管理臺帳。

5.3.3資產(chǎn)經(jīng)專業(yè)人士確認已無法維修或維修費用超過原資產(chǎn)凈值時,需申請報廢并辦理相應手續(xù)。

5.3.4資產(chǎn)管理員填寫《資產(chǎn)情況審核單》根據(jù)資產(chǎn)分類報各級領(lǐng)導審批,報廢低值易耗品,由本部門經(jīng)理審批后,方可報廢;固定資產(chǎn)報廢須由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批后,方可報廢。

5.3.5資產(chǎn)報廢經(jīng)批準后,資產(chǎn)管理員根據(jù)《資產(chǎn)情況審核單》在《資產(chǎn)管理臺帳》進行銷帳。

5.3.6資產(chǎn)管理員須確保本部門資產(chǎn)管理手續(xù)的完善,負責操作資產(chǎn)管理臺帳,在所有資產(chǎn)發(fā)生變化時(新購、轉(zhuǎn)移、保養(yǎng)、維修、報廢)需及時錄入資產(chǎn)管理臺帳中。

5.4資產(chǎn)的盤點、檢查

5.4.1部門資產(chǎn)管理員負責本部門資產(chǎn)的自查和盤點,協(xié)助公司每年年底房產(chǎn)后勤管理部和財務管理部聯(lián)合組織的資產(chǎn)檢查及盤點,并編制本部門資產(chǎn)清單報房產(chǎn)后勤管理部。

5.4.2房產(chǎn)后勤管理部每年年底對各部門資產(chǎn)進行一次檢查,并通報結(jié)果。

5.4.3各部門根據(jù)年終資產(chǎn)檢查通報中的問題點,查找原因及責任人,報有關(guān)部門及領(lǐng)導批準后處理。如屬管理不善等人為因素造成,將追究當事人和管理者的責任,并視具體情況賠償損失。

5.5資產(chǎn)交接

5.5.1資產(chǎn)管理員進行工作交接時,須保證帳目與實物相符,并由部門經(jīng)理負責監(jiān)督。

5.5.2部門經(jīng)理新到崗時須對到崗部門固定資產(chǎn)進行確認。

5.6公章證照的管理參見**WY6.3-Z01-01《印鑒及各類證照管理作業(yè)指導書》。

5.7圖紙資料的管理**WY4.2.3-Z02《文件資料管理程序》。

5.8對于有內(nèi)線電話系統(tǒng)的DP箱或交換機應有相應出線與實際相吻合的地址編碼圖。

5.9網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、視頻會議系統(tǒng)由總經(jīng)理辦公室制定相應的管理制度,編寫相應的操作說明,并進行日常的管理維護。

6.支持性文件

**WY6.3-Z01-01《印鑒及各類證照管理作業(yè)指導書》

**WY6.3-Z01-02《公司電腦機房管理制度》

**WY6.3-Z01-03《視頻會議系統(tǒng)使用作業(yè)指導書》

7.質(zhì)量記錄表格

**WY6.3-Z01-F1《資產(chǎn)情況審核單》