物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

使質(zhì)量記錄完整、準(zhǔn)確、清晰,能夠?yàn)橘|(zhì)量體系有效運(yùn)行及服務(wù)達(dá)到規(guī)定的要求提供證明,為質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。

2.0范圍

適用于公司各類質(zhì)量記錄和表格的管理。

3.0職責(zé)

3.1質(zhì)管部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄管理程序的執(zhí)行。

3.2各單位負(fù)責(zé)與各自有關(guān)的質(zhì)量記錄的建立和檢查。

4.0程序

4.1質(zhì)量記錄包括能夠直接或間接地證明質(zhì)量體系要素運(yùn)行的有效性,服務(wù)滿足規(guī)范要求、法規(guī)要求和合同要求的全部證據(jù),分類如下:

1)質(zhì)量體系實(shí)施方面的記錄。如文件收發(fā)記錄、合同評審記錄、項(xiàng)目分包方檔案、設(shè)備管理記錄、糾正措施記錄、檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備的檢定記錄、糾正預(yù)防措施記錄、客戶投訴處理記錄、員工培訓(xùn)記錄等。

2)服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)證方面的記錄。如內(nèi)審記錄、進(jìn)貨物資驗(yàn)證記錄、管理評審記錄、服務(wù)的標(biāo)識和可追溯性記錄等。

4.2質(zhì)量表格的分類編號

4.2.1質(zhì)量表格采用以下形式分類編號:

1)程序文件質(zhì)量記錄表格編號:

4.2.2單位代碼與單位名稱對應(yīng)如下:

公司領(lǐng)導(dǎo):

總經(jīng)理-01

管理者代表-02

部門代碼:

質(zhì)量管理部-M、

工程管理部-G、

清潔綠化部-Q、

人力資源部-R、

客戶服務(wù)部-Z、

安保部-B、

財(cái)務(wù)部-C、

辦公室-O、

管理處代碼:

三五三二-SWE、

zz豪庭-SHT、

zz國際-SGJ

管理處各班組代碼:

維修班-W*B、

護(hù)衛(wèi)班-HWB、

清潔班-QJB、

財(cái)務(wù)室-CWB、

車庫崗-CKB、

大堂崗-DTB、

巡邏崗-*LB、

監(jiān)控中心JKB、

會(huì)所-HSB、

4.3體系文件分發(fā)號的控制

4.3.1質(zhì)量手冊(AQ)、程序文件(COP)由質(zhì)管部發(fā)放。

發(fā)放號:AQ-STJT/WY、COP-STJT/WY

如發(fā)放給zz豪庭管理處的《質(zhì)量手冊》的發(fā)放號是:AQ-SHT

4.3.2各部門的作業(yè)指導(dǎo)書由該部門負(fù)責(zé)發(fā)放。

發(fā)放號:作業(yè)指導(dǎo)書編號-單位代碼

如安保部《安全保衛(wèi)管理手冊》(WI/B)給盛世豪庭的發(fā)放號是:WI/B-SHT

4.3.3某一項(xiàng)工作的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門負(fù)責(zé)發(fā)放。

發(fā)放號:WI/相關(guān)部門代碼--相關(guān)文件簡稱--單位代碼

如人事部培訓(xùn)計(jì)劃發(fā)放給盛世豪庭,則相應(yīng)文件發(fā)放號為:WI/R-pxJH-SHT。

4.3.4管理處負(fù)責(zé)將文件發(fā)放給各班組、相關(guān)人員。

發(fā)放號:該文件編號-班組代碼/人員工作牌代碼

如zz豪庭庭將《建筑裝飾管理手冊》發(fā)放給維修班的發(fā)放號為:WI/G-W*B

4.3.5單位的發(fā)放文件1年為一次記錄周期,文件發(fā)放的記錄為:

發(fā)放號:STJT/WY-00*(*為自然數(shù))-四位年份文件名稱

如質(zhì)管部2008年的第5號文件《4月份月檢情況通告》發(fā)文記錄為:

M-005-2008《4月份月檢情況通告》

4.3.6第4.3.5條中文件范圍包括除AQ、COP、WI系列及AQ系列以外的資料,AQ系列發(fā)放不需填寫發(fā)放號,只需填寫《發(fā)放記錄》。

4.4質(zhì)量記錄的填寫

4.4.1質(zhì)量記錄的填寫力求真實(shí)、準(zhǔn)確、完善和字跡工整,不得有造假和亂涂亂改現(xiàn)象。

4.5質(zhì)量記錄的收集保管

4.5.1質(zhì)量記錄的收集保管由各單位指定專人負(fù)責(zé),并在收文2日內(nèi)填寫《記錄表格清單》。

要求記錄清晰完整,不允許有破壞殘缺,簽字手續(xù)應(yīng)齊全。不符合上述要求的記錄,相關(guān)人員不予接收。在質(zhì)量記錄有效期內(nèi),文件管理人員必須保證質(zhì)量記錄完整無缺。

4.6質(zhì)量記錄的借閱

4.6.1根據(jù)工作需要,經(jīng)單位主管批準(zhǔn),本公司人員可借閱存檔的記錄,應(yīng)填寫《借閱記錄》。

借閱期一般以三天為限,文件保管人員負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督相關(guān)人員按期歸還,文件歸還時(shí),應(yīng)確保完整無損。

4.7《記錄表格清單》的內(nèi)容包括序號、編號、名稱、狀態(tài)、對應(yīng)文件、責(zé)任部門、保存期限等。

4.8失效質(zhì)量記錄的處理

4.8.1超過保存期或失效的質(zhì)量記錄或表格,由各單位保管人員在接到新表格記錄后負(fù)責(zé)銷毀。

5.0相關(guān)文件與記錄

5.1《記錄表格清單》

5.2《借閱記錄》

篇2:QMS質(zhì)量手冊質(zhì)量記錄控制程序

QMS質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制程序

1.目的:

對質(zhì)量管理體系所要求的予以控制,以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.適用范圍:

本程序適用證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。

3.職責(zé)

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時(shí)、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應(yīng)填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質(zhì)量記錄清單》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總,內(nèi)容包括記錄的名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限、保存部門等。各部門應(yīng)將本部門使用的質(zhì)量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標(biāo)識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負(fù)責(zé)收集和整理編目,保證各項(xiàng)記錄完整。

4.3.2質(zhì)量管理體系記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定進(jìn)行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時(shí),內(nèi)容正確完整,字跡應(yīng)清晰,能準(zhǔn)確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯(cuò)誤,要用劃線的方式進(jìn)行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報(bào)告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時(shí)由保管人員進(jìn)行審查,內(nèi)容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應(yīng)防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管方式要分類、分項(xiàng),易于查找,便于存取,為有關(guān)方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制

4.5.1各部門向綜合部領(lǐng)用所需記錄的空白表,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復(fù)制,要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價(jià)值時(shí),由保管人員提出申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》,經(jīng)管理者代表審批后,統(tǒng)一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規(guī)定其保存期限,保存期滿后,經(jīng)公司管理者代表審查認(rèn)為暫時(shí)還不能銷毀時(shí),要加以標(biāo)識,注明繼續(xù)保存期限,繼續(xù)保存下去。

5.相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

6.1《質(zhì)量記錄清單》

6.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復(fù)制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質(zhì)量記錄控制程序

工廠質(zhì)量記錄控制程序

1.目的

確保質(zhì)量記錄的有效性、完整性,為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求提供客觀證據(jù),并為有追溯性要求的場合提供證實(shí)。

2.適用范圍

適用于所有與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質(zhì)量記錄的控制活動(dòng)。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的歸口管理,負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄標(biāo)識、樣式適用性的審核和確認(rèn),并匯編質(zhì)量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)的專業(yè)性質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發(fā)、保存和管理。

4.3記錄人員負(fù)責(zé)認(rèn)真填寫,保證質(zhì)量記錄真實(shí)、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄的形成及其范圍

5.1.1質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。根據(jù)質(zhì)量可追溯性要求和質(zhì)量活動(dòng)的需要,各部門在編制程序文件的同時(shí)制定與各程序文件相適應(yīng)的記錄表單,在質(zhì)量記錄表單投入使用前,由各部門上報(bào)質(zhì)保部進(jìn)行適用性審核和確認(rèn)。

5.1.2根據(jù)產(chǎn)品性能要求,為證實(shí)產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系運(yùn)行有效,所產(chǎn)生與質(zhì)量體系相適應(yīng)的各種質(zhì)量記錄,均需受控。

5.1.3質(zhì)量記錄包括與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄、與產(chǎn)品有關(guān)的記錄、來自顧客和分承包方的質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄的管理要求

5.2.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識

a.質(zhì)量記錄的標(biāo)識應(yīng)與相應(yīng)質(zhì)量體系程序文件中設(shè)定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質(zhì)量記錄的標(biāo)識標(biāo)志在記錄表右上角的適當(dāng)位置。

5.2.2質(zhì)量記錄的編目

a.為便于質(zhì)量記錄管理、檢索和查閱,質(zhì)量記錄由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編目。

b.質(zhì)保部每年對各部門質(zhì)量記錄的適用性進(jìn)行一次核查,作適當(dāng)增刪。

5.2.3質(zhì)量記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄應(yīng)正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內(nèi)容完整。

5.2.4質(zhì)量記錄的收集

質(zhì)量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準(zhǔn)確性,并進(jìn)行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質(zhì)量記錄的貯存

a.質(zhì)量記錄應(yīng)有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環(huán)境應(yīng)防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄,如存貯在電子媒體上的質(zhì)量記錄應(yīng)注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內(nèi)容丟失;

d.對重要記錄,必要時(shí)須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質(zhì)量記錄的保存

質(zhì)量記錄保管期限需根據(jù)國家法令法規(guī)、行業(yè)通用準(zhǔn)則、顧客特殊要求和產(chǎn)品責(zé)任方面要求制訂,并寫入《質(zhì)量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產(chǎn)品/過程認(rèn)可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗(yàn)報(bào)告須在該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存一個(gè)日歷年;

(2)控制圖、檢驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制卡、PPM報(bào)告等質(zhì)量業(yè)績記錄保存二年;

(3)內(nèi)部質(zhì)量體系/過程/產(chǎn)品審核報(bào)告、管理評審報(bào)告保存三年;

(4)所有涉及到產(chǎn)品安全性的質(zhì)量記錄至少保存15年。

5.2.7質(zhì)量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫借閱/歸還登記表,本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在資料室內(nèi)查閱,如需外借,由管理人員提供復(fù)印件,并應(yīng)按規(guī)定期限歸還;

b.合同要求時(shí),在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價(jià)時(shí)查閱,查閱手續(xù)由質(zhì)保部辦理,需廠長批準(zhǔn)。

5.2.8質(zhì)量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價(jià)值的質(zhì)量記錄,由記錄保管部門負(fù)責(zé)人提出申請、填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》后,報(bào)質(zhì)保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質(zhì)量記錄需銷毀的,由部門負(fù)責(zé)人審批后,方可銷毀。

b.質(zhì)量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》。

5.2.9質(zhì)量記錄格式的修改

a.質(zhì)量記錄格式需要修改時(shí),填寫《質(zhì)量記錄格式審批表》,并附表樣,由質(zhì)保部審批。

b.修改后的質(zhì)量記錄格式啟用時(shí),責(zé)任部門負(fù)責(zé)將原質(zhì)量記錄表收回,交質(zhì)保部統(tǒng)一處理。

5.3質(zhì)量記錄的分析評定和分發(fā)

5.3.1單獨(dú)的報(bào)告、周期性連續(xù)報(bào)告和狀態(tài)報(bào)告應(yīng)被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗(yàn)與試驗(yàn)的證明;

c.產(chǎn)品認(rèn)可/過程認(rèn)可;

d.能力證明(人/機(jī)器包括模具/組織的質(zhì)量能力);

e.質(zhì)量審核(體系、過程、產(chǎn)品審核);

f.材料檢驗(yàn);

g.校準(zhǔn);

h.質(zhì)量控制圖;

i.索賠;

j.所實(shí)施的糾正措施的證明;

k.質(zhì)量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質(zhì)量損失的證明;

n.預(yù)防性保養(yǎng)記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責(zé)任的質(zhì)量記錄進(jìn)行定期分析評定,編制分析報(bào)告,提交管理者代表審批。

5.3.3經(jīng)審批后的分析評定報(bào)告由質(zhì)保部分發(fā)給各個(gè)責(zé)任部門使用。

6.相關(guān)文件和表單

QR/SH16.01-01《質(zhì)量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質(zhì)量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質(zhì)量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質(zhì)量記錄借閱/歸還登記表》