物業程序文件:內部溝通控制程序

1.0目的

公司應建立適當的內部溝通渠道,保證有效的溝通過程,確保對體系的有效性進行充

分的溝通。

2.0范圍

公司內部各單位、層次之間的溝通。

3.0職責

3.1管理者代表負責保障溝通渠道的建立,匯總各單位的溝通信息。

3.2單位主管負責本部門內部溝通,并積極與相關單位進行有效溝通。

3.3每位員工應注意日常信息收集,為內部溝通提供良好的素材。

4.0程序

4.1部門間的溝通

4.1.1各部門應建立每周一次的例會制度,會議由部門主管負責召開。

4.1.2例會內容以總結上周工作完成情況和部署下周工作為主,并以會議簽到的形式保留相關記錄。

4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關系,有必要對本部門下周開展工作的情況與相關部門聯系,并將聯系的情況填寫在《內部溝通記錄》上。

4.1.4各部門保留本部主動溝通的有關記錄,對協助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認可。

4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種:

1)參與對方例會

2)與對方人員溝通

3)由主管領導組織有關部門主管的會議

4.1.6部門間的問題傳遞由發現部門填寫《公司總部問題轉呈單》,并由對方簽字確認。

4.1.7各部門應對本部門接手的事項按時、認真處理。

4.2部門與管理處的溝通

4.2.1在管理處發現問題后,對一般的問題由管理處電話通知或*到相關部門即可。

4.2.2對較復雜或較嚴重的問題,由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉呈單》,并及時反饋到相關部門。

4.2.3相關部門應及時處理,并及時反饋到管理處,并由經理簽字認可。

4.2.4部門主動反饋到管理處的信息,接聽電話人員必須及時將有關信息準確登記,屬公司內部事務的登記在工作記錄上,屬顧客信息類的應登記在《與顧客溝通登記表》中,并加以注明由部門轉告。

4.3管理處間的溝通

4.3.1管理處間應主動加強交流和溝通,方式由互相參觀、派人培訓、學習等方式進行。

4.3.2管理處間的溝通應記錄在經理和辦公室的工作記錄上,接待方還應登記在有關表格上,如員工培訓記錄、出席會議人員簽到表等。

4.4信息分為內部信息和外來信息兩部分,識別有價值的信息予以登記,并以"*"表示外來信息。

4.4.1管理層每位員工都應建立自己的信息記錄,操作層可將有關信息記錄在對應表格上。

4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在,務必做到記錄準確、清晰,有追溯性。

4.4.3對于內部有價值的信息,相關人員以工作日志的形式登記即可。

4.4.4對于外部信息,管理處應登記在《與顧客溝通登記表》上。

4.4.5全體員工都有責任接受信息和記錄相關信息,各單位應將信息的處理情況在周例會上進行有關評審,并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。

5.0相關文件與記錄

5.1《內部溝通記錄》

5.2《公司總部問題轉呈單》

5.3《管理處對公司部門問題轉呈單》

5.4《與顧客溝通登記表》

篇2:外部聯系內部溝通合理化建議管理制度

根據《金屬非金屬礦山安全標準化規范》要求,制定本制度

一、外部聯系

1、外部聯系主要指與全事項相關的各級政府安全生產監管部門,蔻人事部門、當地公安部門、當地監察部門、礦山救護隊、消防部門、醫院、工傷保險單位、上級主管單位及礦區周邊居民等。

2、根據已識別的外部聯系對象采用文件化的形式及時向外界披露和溝通企業重大安全事項。對外溝通事項包括:外部關注的安全和事項,外部團體或個人的報怨、直接的社會要求等。

3、保存外部的安全投訴記錄。

4、外部聯系由企業安環部管理,指定專人外部聯系和協調安全安全產事項。

二、內部溝通

1、建立文件化的內部溝通制度,明確溝通方式,時機、內容、職責及信息處理。

2、企業在每季度末召開一次全員安全工作會議,就企業安全生產形勢、存在安全問題,今后安全工作要求向全體員工溝通。

3、企業安環部每月組織召開一次安全事項討論會,吸收各部門主管安全工作的負責人,專職安全員,員工代表、“問題解決小組”組長,標準化負責人參加,回顧前段安全工作情況,收集員工關心國家大事的安全和健康問題,并對問題及時處理。

4、基層管理要每月召開一次安全工作會議,討論安全生產事項,對重要安全生產事項與員工進行計劃性對話,收*議中員工關心國家大事的安全生產事項。

5、基層管理所在以在向職工分派任務時,要進行了正確執行任務說明。

6、每次內部溝通活動,要做好記錄保存。

三、合理化建議

1、建立員合理化建議制度。

2、企業總部和基層單位均設合理化建議箱或建議表格,并放置于醒目的位置,以方便員工獲取。

3、對收集的合理化建議進行了評估,對已采納的建議進行認可,對建議以進行表揚,對未采納的建議,給予建議以必要的解釋。

4、基層要設立專欄展示安全設備善和使用情況。

5、企業安環部負責合理化建議管理,并指定專人負責。

6、認真保管合理化建議,并做好合理化建議評估記錄。

篇3:外部聯系與內部溝通制度

一內部聯系

完善的企業內部溝通體系有利于保證企業戰略的實施、營運流程和過程的控制,保證執行過程與執行結果與計劃目標的一致。通過對公司中所存在的不足分析,制訂構建企業內部溝通體系的初步方案:確定溝通目標,創建鼓勵性的溝通氛圍,構建內部溝通的多種網絡,根據溝通內容確定溝通方式及方法和建立內部溝通監督評估機制。

企業內部溝通渠道單一或不完善,缺乏靈活性,進而企業內部的信息傳遞進程緩慢,嚴重影響了企業的運作進程和決策效率。因此,建立完善的企業內部溝通體系,有利于提高組織決策的正確性和員工的歸屬感,及時化解組織的危機,實現組織的目標,從而為企業創造良好的內部工作環境,更好地實現企業的戰略目標。

1、確定溝通目標

構建公司內部溝通體系的總體目標,是為了配合企業管理的根本經濟和社會目的。更具體的來講,是通過構建企業內部溝通體系,實現提高員工滿意度和歸屬感,降低離職率,為企業創造經濟效益,保證企業戰略目標的實現。

2、根據溝通內容確定溝通方式及方法

企內部溝通的內容可歸納為:情感溝通,業務信息溝通,戰略決策溝通,制度溝通,企業文化溝通五大類。

二外部聯系

為推動我公司安全標準化在全國范圍內全面、持久地開展,促進礦山不斷提高安全管理水平,制訂了外部聯系制度,具體內容如下:

組織職工到周邊企業相關單位進行參觀走訪和調查。

通過對周邊企業相關單位進行參觀走訪和調查,組織其他員工進行學習。

通過進行參觀走訪和調查,組織其他員工進行學習,將先進思想和技術應用到各自崗位上,并定期對改進后的實際情況進行檢查和分析總結。