深圳VK物業公司程序文件

――質量記錄控制程序

1.目的

對質量記錄的標識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲、防護、處理、檢查等操作提供指引。

2.范圍

適用于各部門對質量記錄的管理。

3.職責

3.1品質管理部負責編制及修訂《質量記錄表格一覽表》,監督、檢查各部門質量記錄控制情況。

3.2各部門文件管理員負責質量記錄的管理。

3.3各部門經理負責安排處理過期的質量記錄。

4.定義

4.1各部門質量記錄包括各類文稿、電腦打印稿、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片、各類憑據等。

4.2各部門質量記錄包括一切與服務質量有關的記錄,如人員資格證書和培訓記錄、供方的有關合同、協議書和資格證明、各類現場工作記錄、閉路監控系統錄像帶、顧客來信等。

5方法和過程控制

5.1現場質量記錄的管理

5.1.1現場的質量記錄應裝在文件夾中,在文件夾上標明記錄名稱,并在文件夾內附上封面,以對質量記錄妥善保存。

5.1.2現場質量記錄應字跡清晰,無污損或破損等現象。各管理人員主辦/主管、班長等應負責對現場的質量記錄進行檢查,并視情況于每月初將現場已填寫完畢的質量記錄收集整理后,送至部門文件管理員處存檔。

5.1.3各部門文件管理員應檢查部門各崗位使用的記錄表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時進行作廢處理。

5.2已收集的質量記錄的管理

5.2.1對已收集的質量記錄,文件管理員應按照不同崗位、專業的類別進行排序,確保序號的連續性(有斷號的需注明),并對已收集的質量記錄,進行合理地編目、標識,以便于質量記錄的查找和檢索。

5.2.2各部門結合部門的實際情況,對已收集的質量記錄進行歸檔。一般可按月/季/年度定期將質量記錄歸檔,但須于首日后進行。對于數量較少或延續性強的質量記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進行;對于數量較多或延續性不強的質量記錄,每月或每季歸檔一次,于下月或下季15日前進行。

5.2.3如質量記錄是傳真件,應復印后保存復印件。如質量記錄破損,應即時修補。

5.3已歸檔質量記錄的管理

5.3.1各部門應安排適當的地點對已歸檔的質量記錄進行存放,并標識質量記錄的名稱、產生的時間段、保存期限和存檔人。并按案卷號在《文件資料存儲清單》上進行登記。

5.3.2質量記錄的保管應注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。

5.4質量記錄的借閱

各部門質量記錄的借閱由文件管理員負責。借閱質量記錄須在《借閱登記表》上登記,經部門經理批準方可借出。借出的質量記錄由文件管理員負責跟進,并及時收回歸檔。

5.5質量記錄的報廢

各部門參照品質管理部制定的《質量記錄表格一覽表》確定質量記錄的保存期限。超過保存期限的質量記錄可填寫《質量記錄報廢申請表》并經部門經理批準后作報廢處理。

閉路監控系統錄像帶的保存期限至少為一個月。

5.6質量記錄的檢查

每次質量體系文件全面修改后,品質管理部須對各部門質量記錄進行檢查,重點抽查當次更改的質量記錄,并將檢查情況記錄在《質量記錄檢查記錄表》上。對質量體系文件更改量較小時,可將質量記錄檢查納入內審中一并檢查。

6.支持性文件

VKWY4.2.4-Z01-01《質量記錄表格一覽表》

7.質量記錄表格

VKWY4.2.4-Z01-F1《質量記錄報廢申請表》

VKWY4.2.4-Z01-F2《質量記錄檢查記錄表》

VKWY4.2.3-Z01-F5《借閱登記表》

VKWY4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲清單》

篇2:QMS質量手冊質量記錄控制程序

QMS質量手冊:質量記錄控制程序

1.目的:

對質量管理體系所要求的予以控制,以提供對產品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據。

2.適用范圍:

本程序適用證明產品、過程和體系符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3.職責

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責質量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質量記錄應及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質量記錄清單》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,內容包括記錄的名稱、編號、產生部門、保存期限、保存部門等。各部門應將本部門使用的質量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質量管理體系記錄按《質量記錄清單》的規定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內容正確完整,字跡應清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發現數據填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應防止損壞、變質和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發放、借閱和復制

4.5.1各部門向綜合部領用所需記錄的空白表,應填寫《文件領用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復制,要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請填寫《文件銷毀申請表》,經管理者代表審批后,統一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規定其保存期限,保存期滿后,經公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續保存期限,繼續保存下去。

5.相關文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質量記錄清單》

6.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質量記錄控制程序

工廠質量記錄控制程序

1.目的

確保質量記錄的有效性、完整性,為質量體系有效運行和產品質量是否符合要求提供客觀證據,并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質量有關的質量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。

4.職責

4.1質保部負責質量記錄的歸口管理,負責對質量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責本職能范圍內的專業性質量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發、保存和管理。

4.3記錄人員負責認真填寫,保證質量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質量記錄的形成及其范圍

5.1.1質量記錄是體系文件的組成部分。根據質量可追溯性要求和質量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應的記錄表單,在質量記錄表單投入使用前,由各部門上報質保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據產品性能要求,為證實產品的質量符合規定要求和質量體系運行有效,所產生與質量體系相適應的各種質量記錄,均需受控。

5.1.3質量記錄包括與質量體系運行有關的記錄、與產品有關的記錄、來自顧客和分承包方的質量記錄。

5.2質量記錄的管理要求

5.2.1質量記錄的標識

a.質量記錄的標識應與相應質量體系程序文件中設定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質量記錄的編目

a.為便于質量記錄管理、檢索和查閱,質量記錄由質保部負責編目。

b.質保部每年對各部門質量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質量記錄的填寫要求

質量記錄應正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內容完整。

5.2.4質量記錄的收集

質量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質量記錄的貯存

a.質量記錄應有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環境應防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質量記錄,如存貯在電子媒體上的質量記錄應注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質量記錄的保存

質量記錄保管期限需根據國家法令法規、行業通用準則、顧客特殊要求和產品責任方面要求制訂,并寫入《質量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產品停產后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質量控制卡、PPM報告等質量業績記錄保存二年;

(3)內部質量體系/過程/產品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產品安全性的質量記錄至少保存15年。

5.2.7質量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質量記錄,應填寫借閱/歸還登記表,本部門負責人批準,在資料室內查閱,如需外借,由管理人員提供復印件,并應按規定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內質量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續由質保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質量記錄,由記錄保管部門負責人提出申請、填寫《質量記錄銷毀申請單》后,報質保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質量記錄需銷毀的,由部門負責人審批后,方可銷毀。

b.質量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質量記錄銷毀清單》。

5.2.9質量記錄格式的修改

a.質量記錄格式需要修改時,填寫《質量記錄格式審批表》,并附表樣,由質保部審批。

b.修改后的質量記錄格式啟用時,責任部門負責將原質量記錄表收回,交質保部統一處理。

5.3質量記錄的分析評定和分發

5.3.1單獨的報告、周期性連續報告和狀態報告應被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質量能力);

e.質量審核(體系、過程、產品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質量損失的證明;

n.預防性保養記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責任的質量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經審批后的分析評定報告由質保部分發給各個責任部門使用。

6.相關文件和表單

QR/SH16.01-01《質量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質量記錄借閱/歸還登記表》