物業管理公司文件控制程序(13)

1.0目的:

規范管理體系文件的編寫、審核、批準、發放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0適用范圍:

適用于本公司管理體系文件的控制。

3.0職責

3.1綜合事務部負責公司管理體系文件的控制。

3.2各部門負責本部門管理體系文件的控制。

3.3工程技術部負責小區圖紙、技術圖樣的管理與控制。

3.4綜合事務部負責管理體系文件原件、質量記錄表格原件的保存。

4.0程序

4.1本公司文件分為以下四個層次:

第一層次質量手冊

第二層次程序文件

第三層次作業指導書

第四層次質量記錄表格、資料(包括圖紙、技術圖樣等)。

4.2文件的編制、審核與批準

4.2.1與管理體系有關的所有文件需按規定程序進行審批才能生效執行。

4.3受控文件的發布

4.3.1各部門認為受控文件不合理或因條件發生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務部,綜合事務部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準。

4.3.2綜合事務部對文件進行統一編號,具體方法見《文件編號規則》。

4.3.3綜合事務部將文件發送至審核部門審核以及批準部門批準。在審核及批準過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續修改。

4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"兩類。受控文件需加蓋藍色"受控文件"章,非受控文件加蓋紅色"非受控文件"章,作廢文件加蓋紅色"作廢"章。沒有管理者代表批準,公司員工不得任意復制和外傳。

4.3.5綜合事務部負責發放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發放回收記錄》簽收。

4.3.6綜合事務部在相關文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態號遞增1次。若質量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從A、B、C……遞增。

4.4受控文件的回收及處理

4.4.1綜合事務部在發放新文件的同時,應回收相應作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應提交書面原因方可發放新版。

4.4.2綜合事務部對收回的作廢文件予以統一處理。

4.5文件原件的管理

4.5.1新制文件發放完成后,綜合事務部將相應《文件更改通知單》、《文件發放回收記錄》及文件原件配對后保存。

4.5.2新制文件發放完成后,綜合事務部將相應記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋"作廢"章后,做相應處理。

4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應經管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。

4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發布,綜合事務部不負責對其進行更新:

4.6.1因宣傳等原因,經管理者代表批準,受控文件可以非受控方式對外發布。

4.6.2因培訓等原因,經綜合事務部批準,受控文件可以非受控方式在公司內部發布。

4.7文件的評審

4.7.1文件體系的評審內容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。

4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務部負責按本程序實施。

4.8外來文件的控制

4.8.1外來文件是指非本公司發放的文件和資料,包括國家、行業標準、法規條例、技術文件等。

4.8.2相關部門收到外來文件后,如該文件內容涉及到物業服務及質量管理體系且公司準備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務部備案,由管理者代表批準,列入《外來文件目錄》。

4.8.3外來文件原件由綜合事務部保存。作廢外來文件原件由綜合事務部加蓋"作廢"章后另行處理。

4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務部查詢、借閱或復制,復制的外來文件登記并加蓋"受控文件"章。

4.8.5綜合事務部負責其版本更新,每三個月對外來文件進行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。

4.9資料的控制

4.9.1圖紙、技術圖樣由管理處負責建檔、編號,并及時到綜合事務部蓋"受控"章。

4.9.3資料發生更改時應加蓋修改章,當圖紙修改超過使用規定時加蓋"作廢"章并收回存檔。

4.10質量記錄表格的控制

4.10.1各部門組織設計制定或更改本部門的記錄表格。

4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務部。

5.0支持性工具

《文件發放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》

編制:審核:批準:日期:

收貨部制度

篇2:企業經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業整體形象宣傳資料、客戶聯系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督;負責經營部經營資料歸檔情況的監督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄