物業(yè)管理公司體系文件控制程序

1.目的

為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。

2.范圍

適用公司各管理處/部門對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。

3.職責(zé)

3.1相關(guān)部門/崗位職責(zé)

部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時間

總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊》2個工作日

管理者代表審核《質(zhì)量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和《體系文件下發(fā)明細(xì)》2個工作日

品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、《體系文件下發(fā)明細(xì)》,審批質(zhì)量記錄表格5個工作日

管理處/部門負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請

負(fù)責(zé)保管本管理處/部門領(lǐng)用的體系文件2個工作日

持續(xù)

品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)

檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個工作日內(nèi)

及時

各部門對本部門員工進(jìn)行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個工作日內(nèi)培訓(xùn)

3.2文件編制、更改、審核、審批權(quán)限

文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限

質(zhì)量手冊品質(zhì)部經(jīng)理部門主管以上人士管理者代表總經(jīng)理

程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理

體系文件下發(fā)明細(xì)品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;

2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格,須由管理者代表審核和審批。

4.方法和過程控制

4.1重要說明:為進(jìn)一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài),受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理

4.2體系文件的版本控制

4.2.1未經(jīng)修改的文件版本號為"A/0",修改一次版本號升為"A/1",當(dāng)版本號從"A/9"升級時,則升為"B/0",依此類推。當(dāng)對體系文件進(jìn)行全面修改時,即使修改次數(shù)未達(dá)到9次,版本也要全面改版(如從A→B、B→C……)。

4.2.2文件頁數(shù)超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至"A/9",則該頁再次修改升級時,文件全部頁的版本號升為"B/0"。

4.2.3若文件更改后增加或減少頁數(shù),則各頁均按原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。

4.3體系文件的編制、更改

4.3.1文件的編制和更改需按《體系文件控制細(xì)則》規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行。

4.3.2動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,報品質(zhì)管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表,經(jīng)管理者代表審批。

4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開始生效執(zhí)行。

4.4體系文件的分發(fā)

4.4.1新編或更改的體系文件,由品質(zhì)管理部加蓋紅色"受控"印章后,填寫《文件發(fā)放簽收表》,按《體系文件下發(fā)明細(xì)》分發(fā)給相關(guān)部門(零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門,不須填寫《文件發(fā)放簽收表》,作廢表格不須交回品質(zhì)管理部)。

4.4.2各部門領(lǐng)回體系文件后須在七個工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋"作廢"章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對各部門作廢體系文件進(jìn)行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。

4.4.3新部門成立時,應(yīng)及時到品質(zhì)管理部申請領(lǐng)取體系文件。

4.4.4各管理處/部門因現(xiàn)場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

4.5體系文件的培訓(xùn)

4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后,品質(zhì)管理部須對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)(零星更改的表格除外)。

4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前,管理處/部門應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4.5.3新管理處/部門成立后,品質(zhì)管理部須對全體人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。

4.6體系文件的作廢處理

4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件。

4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報批后報廢。

4.7體系文件的查閱、借閱

4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。

4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)管理處/部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn),并不得帶離本管理處/部門管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失,須報部門經(jīng)理處理,并向品質(zhì)管理部申請補(bǔ)發(fā)。

4.7.3隔夜借出須管理處/部門經(jīng)理批準(zhǔn),外借時間最長不得超過3天。

4.8體系文件的保管和保密

4.8.1管理處/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門保管體系文件,并對結(jié)果負(fù)責(zé)。

4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細(xì)》的文件接受人負(fù)責(zé)對相應(yīng)體系文件進(jìn)行保管。

4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。

4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時,除追究責(zé)任外,重新辦理領(lǐng)用手續(xù),品質(zhì)部在補(bǔ)發(fā)文件上給予新分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢,并將作廢文件的分發(fā)號通知相關(guān)部門/管理處。

5.支持性文件

TJVKWY4.2.3-Z01-01《體系文件控制細(xì)則》

6.質(zhì)量記錄表格

TJVKWY4.2.3-Z01-F1《文件編制/更改申請表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件發(fā)放簽收表》

TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借閱登記表》

TJVKWY4.2.3-

Z01-F4《體系文件下發(fā)明細(xì)》

TJVKWY4.2.3-Z01-F5《文件領(lǐng)用審批表》

篇2:企業(yè)經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

公司經(jīng)營部文件檔案管理控制程序

經(jīng)營部檔案定義:從經(jīng)銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單(包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經(jīng)營部會議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。

一、目的

通過對經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動的可追溯性,有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績的依據(jù)。

二、適用范圍

適用于經(jīng)營部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。

三、管理職責(zé)

3.1經(jīng)營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負(fù)責(zé)對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負(fù)責(zé)管理檔案的借閱、外調(diào);負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。

3.3經(jīng)營部主管負(fù)責(zé)檔案管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理及相關(guān)經(jīng)營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料,以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部檔案。

3.5財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

3.6總經(jīng)理負(fù)責(zé)財務(wù)部與經(jīng)營部檔案管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部經(jīng)營資料歸檔情況的監(jiān)督;負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案借閱、外調(diào)的審批及經(jīng)營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負(fù)責(zé)財務(wù)部對經(jīng)濟(jì)類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結(jié)合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報告、經(jīng)營部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經(jīng)營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產(chǎn)品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。

4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至經(jīng)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào),保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營部負(fù)責(zé)人應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

4.12檔案管理員應(yīng)對不完整的文件監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。

4.13檔案管理員應(yīng)先對有效文件進(jìn)行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內(nèi)容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號并將檔案按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經(jīng)營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作,便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內(nèi)。

4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營部檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類檔案資料。

4.17借閱經(jīng)營部檔案須經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意;外調(diào)經(jīng)營部檔案須經(jīng)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應(yīng)對借閱、外調(diào)檔案進(jìn)行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應(yīng)參照《公司機(jī)密管理程序》保證經(jīng)營部檔案的保密工作,設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進(jìn)行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正規(guī),保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎勵。

5.2經(jīng)營部職員能主動、及時、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準(zhǔn)確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據(jù)。

5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據(jù)。

5.5對于未經(jīng)許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調(diào)閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復(fù)印、拷貝的將依照《公司機(jī)密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應(yīng)對與安全保證體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制、確保各有關(guān)作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責(zé)

項目副經(jīng)理是文件控制的主要領(lǐng)導(dǎo);

資料員是文件管理的主要部門,負(fù)責(zé)登記、傳閱及分發(fā);

項目安全員是收集文件并匯編的責(zé)任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導(dǎo)書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)、施工組織設(shè)計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標(biāo)識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經(jīng)過受控標(biāo)識,在項目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標(biāo)識

凡是文件都需標(biāo)識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標(biāo)識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標(biāo)識明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內(nèi)留存。

4文件的批準(zhǔn)

4.1安全標(biāo)準(zhǔn)體系手冊由項目經(jīng)理批準(zhǔn)后,報公司各部門審批后,由公司副總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)布。

4.2施工組織設(shè)計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權(quán)銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關(guān)資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關(guān)部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準(zhǔn)記錄