世茂第一太平物業(yè)文件控制程序

1范圍

本程序依據GB/T19001―2000idtISO9001:2000質量標準中4.2.3條款和公司質量手冊中相關章節(jié)編制。適用于公司質量管理體系要求的所有文件和相關的外來文件(包括與物業(yè)管理服務有關的國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、標準、要求及房產商、業(yè)戶、相關方提供的有關文件資料等)的管理。

2目的

對質量管理體系所產生的所有文件的編寫、審批、發(fā)放、保管和作廢等全過程進行控制,確保公司所有受控場合使用的文件均為適用的有效版本。

3職責

3.1行政人事部負責文件控制的歸口管理,負責公司日常管理性文件的發(fā)放、登記、更改以及與物業(yè)管理業(yè)務相關的外來文件,如:法律、法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范的發(fā)放、登記、備案等管理;品質管理部負責質量手冊、程序文件的編制、修改、發(fā)放、回收等管理。

3.2各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)經理或指定文件專管人員負責對本部門所使用的質量管理體系所要求的文件和資料(如:作業(yè)指導書、操作手冊、物業(yè)建筑設備設施、技術圖紙等的管理。

4程序

4.1文件和資料的分類

文件分為管理性文件、支持性文件、外來文件和公開文件。

管理性文件主要指公司編制的質量手冊、程序文件。

支持性文件包括管理規(guī)程、管理辦法、工作標準、崗位職責以及作業(yè)指導書等。

外來文件包括適用于物業(yè)管理的法律、法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范、建筑設備設施圖紙等。

公開文件包括通知、通告、用戶手冊、裝修規(guī)定以及收費標準等。

質量記錄空白表式是一種特殊類型的文件,作為相關文件的附件也將予以控制。

4.2文件的控制

4.2.1文件的編制和審批

4.2.1.1文件的編制、修改和審批

文件的編制需填寫《文件編制/修改、審批表》。

4.2.1.2質量手冊

由品質管理部負責組織有關人員編制,經管理者代表審核,報總經理批準后發(fā)布。

4.2.1.3程序文件

由品質管理部負責組織相關部門人員根據各項過程或要素的要求進行編寫,經管理者代表審核,報總經理批準后發(fā)布。

4.2.1.4支持性文件

各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)編制的支持性文件(包含作業(yè)文件、管理規(guī)程),由管理中心(處)經理審核,報品質管理部備案;職能部門編制的支持性文件,由部門經理審核,報總經理審批。

4.2.1.5公開文件

公開文件由發(fā)放部門負責人審核,管理中心(處)經理批準。必要時,報公司行政人事部備案。

4.2.2文件控制標識

4.2.2.1受控的質量手冊、程序文件需加蓋“受控文件”專用印章。

4.2.2.2沒有“受控文件”專用印章的質量手冊、程序文件在本公司內禁止使用。

4.2.3文件編碼的規(guī)則

4.2.3.1質量手冊

SS/QM/A-0

修改狀態(tài)(從0、1、2……)

版本號(從A、B、C……)

質量手冊

企業(yè)代碼

如:“SS/QM/A-0”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務有限公司編制的質量手冊A版0次修改。

4.2.3.2程序文件

SS/QP/***/A-0

修改狀態(tài)(從0、1、2……)

版本號(從A、B、C……)

程序文件代碼(如4.2.3、4.2.4、8.2.2……)

程序文件

企業(yè)代碼

如:“SS/QP/4.2.3/A-1”是指上海世茂第一太平物業(yè)服務有限公司編制的文件控制程序A版本第一次修改。

4.2.3.3程序文件記錄

QR/****-001

文件序號(從001、002、003……)

程序文件代碼(如:4.2.3、6.2.2……)

記錄代碼

如:QR/4.2.3-002是指文件控制程序下的第二張表單記錄。

4.2.3.4支持性文件

a)公司職能部門代號為二位,為該部門英文縮寫。

部門代號部門代號

行政人事部HR品質管理部QC

財務部FD工程部ED

SS/**/001/A-0

修改狀態(tài)(從0、1、2……)

版本號(從A、B、C……)

文件序號(從001、002、003……)

部門代碼

企業(yè)代碼

如:SS/HR/003/A-0是指行政人事部編制的第三個文件A版0次修改。

b)各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)代號為四位,從該部門所在地區(qū)中取二個漢語拼音字母再加分公司(區(qū)域)、管理中心(處)特定代碼(見下表)。由品質管理部負責代碼的制定、下發(fā),不得重復。每年品質管理部負責不定期將代號整理下發(fā)到各職能部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)。

SS/****/YY/001/A-0

修改狀態(tài)(從0、1、2……)

版本號(從A、B、C……)

文件序號(從001、002、003……)

服務分類

部門代碼

企業(yè)代碼

如:SS/KSDH/KF/001/A-0是指昆山世茂蝶湖灣管理中心編制的客戶服務作業(yè)指導書第一個文件A版0次修改。

****表示部門代碼,各管理中心(處)為4位拼音字母縮寫,其中前2位代表所在城市,后2位代表項目名稱。

YY表示服務類別,管理GL、客戶服務KF、維修W*、保安BA、保潔BJ、綠化LH。

部門代號部門&nb

sp;代號

昆山世茂蝶湖灣花園KSDH昆山世茂東一號KSDY

常熟世茂世紀新城CSSJ常州世茂香檳湖CZ*B

紹興世茂迪蕩新城S*DD杭州世茂濱江花園HZBJ

蘇州世茂運河城SZYH蕪湖世茂濱江花園WHBJ

奉賢世茂海濱新城F*HB――――――――

4.2.3.5支持性文件記錄

a)公司職能部門文件記錄

QR/**/-001

順序號(從001、002、003……)

部門代碼

記錄代碼

如:QR/FD/-005是財務部第一個文件記錄。

b)各分公司(區(qū)域)、管理中心(處)文件記錄

QR/****/YY-001

順序號(從001、002、003……)

服務分類

部門代碼

記錄代碼

如:QR/KSDH/KF-001是指昆山世茂蝶湖灣管理中心客戶服務第一個記錄。

4.2.3.6外來文件

SS/WL/****/001

文件序號(從001、002、003……)

收文年份(如:2008、2009)

外來文件代碼

企業(yè)代碼

4.2.4文件發(fā)放與保管

4.2.4.1受控文件的發(fā)放與保管

4.2.4.1.1品質管理部負責確定質量管理體系《質量手冊》、《程序文件》的發(fā)放范圍,經管理者代表審批后,由行政人事部負責做好文印、裝訂、發(fā)放,并保持發(fā)放記錄。文件編制部門經理審批本部門內《支持性文件》的發(fā)放范圍,并做好發(fā)放記錄,各部門指定專人負責保管。

4.2.4.1.2各管理中心(處)與職能部門收到的與公司質量體系或服務質量有關的外來文件(標準、行業(yè)規(guī)范、法律法規(guī)等)須報品質管理部登記備案,按本程序4.3執(zhí)行。

4.2.4.1.3行政人事部確保各類發(fā)放的文件是現(xiàn)行有效的版本。

4.2.4.1.4文件破損嚴重,影響使用時,應重新辦理申領手續(xù),同時將破損文件交行政人事部統(tǒng)一處理,發(fā)放審批手續(xù)同4.2.4.1.1條款。

4.2.4.1.5每份文件發(fā)放時只有一個對應分發(fā)號。

4.2.5文件的評審

4.2.5.1各級人員在文件實施過程中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件做出修改,需填寫《文件評審記錄表》,經原文件評審負責人批準后原文件編寫部門或委托其它部門實施更改。

4.2.6文件更改和審批

4.2.6.1各級人員在文件實施過程中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件做出修改,需填寫《文件編制/修改審批單》,報原審批部門審批,按4.2.1執(zhí)行。

4.2.6.2更改后的文件按本程序4.2.2條款標識、編碼,按4.2.4條款發(fā)放,同時收回原文件并做出“作廢”標識或銷毀。

4.2.6.3對已做出“作廢”標識的文件,行政人事部保存原稿一份,其余文件在辦理完回收手續(xù)后銷毀。

4.2.6.4文件修改可采用換頁方式進行,修改狀態(tài)通過更換頁的阿拉伯數字(0、1、2、3…順序)來表示,每修改一次,其編號就隨著變更一次,當目錄修改狀態(tài)變更到了10次以上,該文件需進行換版。

4.2.6.5當文件經評審或需換版,版本狀態(tài)用英文大寫字母(A、B、C…順序)表示。

4.2.6.6行政人事部每年不定期編制各類有效文件清單并負責發(fā)放。

4.3外來文件的控制

4.3.1對各類與質量管理體系有關的外來文件,主要分為行業(yè)條例(規(guī)定)、標準、通知;政府部門發(fā)布的各類法律、法規(guī)以及顧客財產有關的文件等。

4.3.2一般行業(yè)條例(規(guī)定)、標準、通知、與顧客財產有關的文件由物業(yè)運作部負責;政府部門發(fā)布的各類法律、法規(guī)與質量管理體系相關的規(guī)定、資料由品質管理部負責;其他各類文件、資料由相關條線職能部門負責人做適用性評價,報管理者代表審批后,由行政人事部負責備案統(tǒng)一發(fā)放。

4.3.3行政人事部負責要求各部門對照本部門的文件清單進行檢查,防止使用作廢文件。對有特定對象的外來文件可編制相應的清單只發(fā)給相關部門。

4.3.4行政人事部負責現(xiàn)行發(fā)放的有效外來文件編制《外來文件清單》,并不定期發(fā)布。

4.3.5各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)文件管理員負責外來文件的保管,并做好登記。

4.4公開文件的控制

4.4.1與質量管理體系相關的公開文件,其相關內容應與現(xiàn)行有效文件一致,注明編制人、批準人和生效(實施)日期。

4.4.2公開張貼文件,各部門、分公司(區(qū)域)、管理中心(處)應按規(guī)定履行審核、審批手續(xù),明確公開時效,并由本部門文件管理員做好發(fā)放登記,不定期更新公開文件清單。

5相關文件

《質量手冊》

《記錄控制程序》

6附錄

《文件編制/修改審批表》

《文件審評記錄表》

《文件發(fā)放登記表》

《受控文件清單》

《公開文件清單》

《外來文件清單》

《作廢文件清單》

《銷毀文件清單》

篇2:企業(yè)經營部文件檔案管理控制程序

公司經營部文件檔案管理控制程序

經營部檔案定義:從經銷商合同、采購合同、合格供方資料及評審記錄、市場調研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料(含總代理及所有專賣店)、客戶經營情況、客戶訂單(包括產品訂單、展廳設備訂單、宣傳資料《廣告畫》訂單)、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經營部檔案。

一、目的

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追溯性,有效督導經營部職員嚴格執(zhí)行相關工作程序并作為公開、公平考核經營部職員工作成績的依據。

二、適用范圍

適用于經營部所有工作人員的檔案管理,并作為經營部人員文件處理程序指導文件。

三、管理職責

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件柜開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理,提供檔案處理意見;負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監(jiān)督及檔案資料處理的建議工作;負責經營部職員經營資料的監(jiān)督管理及相關經營資料評審程序監(jiān)督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料,以便于轉化為經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經濟類檔案的審計、統(tǒng)計、報告工作;負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯(lián)網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協(xié)調及監(jiān)督;負責經營部經營資料歸檔情況的監(jiān)督;負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監(jiān)督審核及報告的審批。

四、管理程序

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見后方可視為有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。

4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監(jiān)督協(xié)調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因并出具說明性文件交總經理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監(jiān)督并催促相關人員或領導補充完整進行轉化并管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號,并就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案柜應進行分類編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案柜。

4.15經營部打印資料由檔案管理員于專用電腦及設備進行操作,便于文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯(lián)網并進行維護工作。便于隨時查閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意;外調經營部檔案須經經營部負責人同意并有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記并及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進行對檔案柜防潮、防蟲處理,對電腦資料進行及時備份處理。

五、獎懲條例

5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續(xù)的準確正規(guī),保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作,全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現(xiàn)的內容作為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對于未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦,私自開啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作為不良記錄存檔。

篇3:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業(yè)場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發(fā);

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業(yè)指導書,安全記錄;

(2)法律、法規(guī)、規(guī)范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協(xié)議、管理規(guī)章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執(zhí)行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執(zhí)行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規(guī)定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發(fā)布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續(xù),有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發(fā)文記錄

6.3文件批準記錄