世茂第一太平物業采購控制程序

1范圍

本程序依據GB/T19001―2000idtISO9001:2000質量標準中7.4條款和公司質量手冊中相關章節編制,適用于上海世茂第一太平物業服務有限公司及各管理中心(處)對物業管理服務過程中有關采購過程活動進行控制。

2目的

通過對物業管理及服務的采購過程進行控制,確保采購符合規定的要求。適用于管理中心(處)在物業服務過程中所需物品的采購以及顧客委托的采購。

3職責

3.1公司行政人事部負責公司物品采購的歸口管理,工程部負責工程設備、設施服務采購項目的歸口管理,管理中心(處)負責項目內部物品采購的歸口管理

3.2管理中心(處)負責采購計劃計劃的編制,管理中心(處)經理負責管理中心(處)內部各部門物品采購計劃的審核,倉庫保管員負責對采購的物品實施驗證。

4程序

4.1采購物品的分類

4.1.1管理中心(處)將所采購物品按其對服務質量的影響程度進行分類,分為關鍵物品和

一般物品,并建立合格供應商名單。

4.1.1.1關鍵物品

?直接為客戶提供服務且對服務質量有重要影響的物品;

?單件物品價格昂貴的物品。

4.1.1.2一般物品

?對服務質量影響較小的輔助材料或低值易耗品。

4.2采購供方的選擇、評價

4.2.1根據供方按公司的要求提供產品的能力評價及其價格、服務選擇供方。

4.2.2管理中心(處)組織相關部門對關鍵物品和服務供方實施評價,填寫《供方合同履行能力評審表》經評價符合即可列入《合格供方一覽表》,其評價內容為:

4.2.2.1供方有營業執照;

4.2.2.2產品具備合格證明且質量滿足使用要求;

4.2.2.3試采購經驗收合格。

4.2.2.4適當時包括:

a.質量體系認證證書

b.公司對供方質量管理體系進行審核的結果。

c.供方產品的質量、價格、供貨能力、服務等情況。

4.2.3對于一般物品,試采購經驗收合格即可列入《合格供方一覽表》。

4.2.4《合格供方一覽表》報管理中心(處)經理、經審核、批準后備案并發放至相關部門。

4.3采購供方的重新評價

管理中心(處)組織每年對《合格供方一覽表》進行一次重新評價,并制定新的《合格供方一覽表》。每年定期對供方進行一次跟蹤重新評價,填寫《供方合同履行能力評審表》,評價按質量、供貨能力、價格和售后服務等因素填寫,評價不符合的應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報總經理批準,但應加強對其供應物品的進貨驗證及服務監督。

4.4物品的申購和采購

4.4.1采購計劃

4.4.1.1申購部門負責人根據部門的工作計劃及倉庫庫存情況審定編制采購計劃,采購計劃應防止倉庫庫存的超量與短缺。

4.4.1.2采購計劃應包括采購產品規格型號、數量、交貨期等內容;

4.4.2組織采購

4.4.2.1管理中心(處)根據各部門的采購計劃和倉庫的庫存物資帳平衡后由指定的采購員采購;

4.4.2.2關鍵物品的采購其品牌必須符合關鍵物品一覽表中的規定;

4.4.2.3特殊情況急需申購或不能在合格供方處購得,由部門負責人填寫申購單,經審核批準后,方可采購。

4.4.2.4顧客委托采購的物品根據部門開具的申購單,經批準后即可采購;

4.5關鍵物品的新增/變更

4.5.1關鍵物品的新增/變更,必須對新品牌重新評審。

4.5.2采購部門對關鍵物品作新增/變更說明,由相關部門負責人審核,報管理中心(處)經理批準。

4.5.3管理中心(處)安排采購少量物品交使用部門在適當范圍內進行試用,并由使用部門組織評價。

4.5.4使用部門根據產品質量、試用結論及本程序4.3的要求作出評價,由部門負責人審核,報管理中心經理批準。

4.5.5管理中心(處)根據審批結果修訂物品分類一覽表。

4.6采購物品的驗證

4.6.1采購物品的驗證

4.6.1.1采購物品驗證按進貨驗證和倉庫管理規定對有關采購物品驗收要求執行,并填寫物品進貨驗證記錄,符合要求后,由倉庫保管員填寫“收料單”;

4.6.1.2被確定為關鍵物品的采購,應采購指定的品牌,由倉庫保管員負責進貨驗證。并做好驗證記錄;

4.6.1.3顧客委托采購的物品,按指定的品牌、規格要求進行驗證。對供方已經檢驗過的物品,倉庫保管員也需重新驗證;

4.6.1.4驗證后不符合規定要求的物品,應作拒收、退貨或調換處理,并做好標識;

4.6.1.5當公司需到供方貨源處對采購物品進行驗證時,應在合同中加以規定,明確驗證的安排和物品放行的形式;

4.6.1.6如遇特殊情況無法按程序驗證,經管理中心(處)經理批準后可采取緊急放行,但關鍵物品不允許緊急放行;

4.6.1.7采購的物品若屬批量進貨,進貨驗證數量規定如下:關鍵物品少于10件驗證比例為100%,超過10件抽驗10%,且不少于10件;一般物品,比例為10%。

4.6.2外協委托服務的驗證

4.6.2.1工程部負責組織相關部門對供方提供的外協委托服務質量進行驗證,每年對供方進行一次評價。

4.6.2.2管理中心(處)經理及各部門負責人對相關供方負有管理、監督和檢查職責。發現供方有不合格應及時糾正并予以記錄,作為對供方評價時的依據;

4.6.2.3管理中心(處)各相關部門負責對空調、外墻清洗、綠化養護、水箱清洗、電梯等項目供方每次提供服務后驗證服務結果。

4.6.2.4工程部組織管理中心(處)每年負責組織管理中心(處)相關部門對供方服務項目質量作出評價。

4.7采購資料和記錄的保管

4.7.1行政人事部負責保管公司所有采購資料,包括采購計劃、外協委托服務協議等文件。管理中心(處)負責保存本部門所有采購資料,包括采購計劃、外協委托服務協議等文件,保存期為兩年。

4.7.2采購物品的驗證記錄、外協委托服務驗證記錄由管理中心(處)負責納入合格供方檔案保存

。

5相關文件

《記錄控制程序》

《不合格控制程序》

6相關記錄

《供方合同履行能力評審表》

《合格供方一覽表》

篇2:QMS質量手冊采購控制程序

QMS質量手冊:采購控制程序

1.目的

對采購過程及供方進行控制,確保所采購與外包加工的產品符合規定要求。

2.適用范圍

適用于對安裝所需的關鍵元器件及原材料采購、生產安裝外包加工及供方提供服務的控制;對供方進行選擇、評價和控制。

3.職責

3.1技術生產部

A.負責按公司的要求組織對供方進行評價,選擇與管理,編制《合格供方名錄》,并對供方的供貨業績定期進行評價,填寫《供方評定記錄表》,建立供方檔案;

B.負責制定采購計劃,執行采購作業;

3.2技術生產部負責編制采購物資技術要求及《采購物資分類明細表》。

3.3副經理批準《供方評定記錄表》;

3.4技術生產部負責按要求對外包協作方進行評估和考核;

3.5副經理批準《采購計劃》及《合格供方名錄》。

4.程序

4.1物資分類

技術生產部負責制定采購物資技術要求,根據其對隨后的產品實現及最終產品的影響,決定對供方及采購產品控制的類型和程序。

4.2對供方的評價

4.2.1技術生產部根據采購物資技術要求和安裝需要,通過對物資技術要求和安裝需要及物資的質量、價格、供貨期等進行比較,選擇合格的供方,填寫《供方評定記錄表》。對同類物資,應同時選擇幾家合格的供方。技術生產部負責建立并保存合格供方的質量記錄。

4.2.2對合作供方,應要求提供充分的質量證明文件,適當時包括以下內容,以證實其質量保證能力:

A.供方產品質量狀況或來自有關方面的信息(如供方其他用戶對其產品質量的反饋);

B.供方質量管理體系對按要求如期提供穩定質量產品的保證能力,供方顧客滿意程序;

4.2.3對新合作供方如有必要,可以經過樣品驗證和小批量試用合格,各相關部門提供評價意見,副經理批準,列入《合格供方名錄》。

4.2.4對于批量供應輔助物資的供方,也應提供質量證明文件,技術生產部在進貨時對其進行驗證,并保存驗證記錄,合格者由副經理批準后,即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資,其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

4.2.5供方產品如出現嚴重質量問題,技術生產部應向供方發出《糾正和預防措施處理單》,如兩次發出處理單而質量沒有明顯改進的,應取消其供貨資格。

4.2.6技術生產部每年對合格供方進行一次跟蹤復評,填寫《供方業績評定表》,評定不合格的,應取消其合格供方資格;如因特殊情況留用,應報總經理批準,但應加強對其供應物資的進貨驗證。連續第二次評分仍不及格,應取消其供貨資格。

4.2.8對外包加工的供方控制,也應執行上述條款規定。本公司生產安裝由外包方加工的,技術生產部應有書面的評定記錄與結果,必要時到供方現場對其產品實現過程及相關的監視和測量進行檢查。

4.2.9對服務供方的控制

為公司提供服務的供方,如運輸公司、檢測、培訓機構等,也應經評價合格后方可向公司提供服務。對國家授權的計量試驗室,可不再做服務質量評價。

4.3采購

4.3.1采購計劃

技術生產部根據市場部提供的顧客要求、技術資料及庫存情況編制《采購計劃》,報副經理批準,交技術生產部實施。

4.3.2采購的實施

A.技術生產部根據批準的《采購計劃》,按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購;

B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時,應簽定《采購合同》,以后每次采購可以發《采購單》明確品名規格、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等;

C.技術生產部根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方;

D.采購前由采購人員核實提供給供方技術要求是否有效。

4.4采購信息

4.4.1采購信息應表述擬采購的產品:

A.對產品型號、規格及質量要求(可直接引用各類標準或提供規范、圖樣等技術文件);

B.對產品的驗收要求;

C.其他要求,如價格、數量、交付等。

4.4.2若有必要,適當時還應要求供方提供以下資料:

A.產品的批準要求:采購產品的驗收依據、準則或標準;

B.程序的批準要求:涉及采購雙方應遵守的程序或協議;

C.過程的批準要求:采購的產品的實現過程確認的有關要求;

D.設備的批準要求:用于制造所采購產品的特定設備能力的要求,如維護保養規定等;

E.供方人員的資格要求:如對安裝、檢測人員的要求;

F.供方與采購產品有關的質量管理體系要求:如要求供方通過質量管理體系認證或第二方審核。

4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前,應由技術生產部門負責人對其要求是否適當進行審批,以確保有關的采購要求是適宜的(即適合組織的產品需要)和充分的(即所提出的采購要求是全面的)。

4.4.4本公司表述采購信息的文件包括:《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計劃》、《采購單》、《采購合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》由技術生產部保管。

4.5采購產品的驗證

組織應確定并實施檢驗或其它必要的活動,以確保采購的產品滿足規定的采購要求。

4.5.1對采購的產品可以采用如下幾種驗證方式:

A.由技術生產部進行進貨驗證;

B.由顧客在本公司現場實施驗證;

C.由本公司在安裝現場實施驗證;

D.由顧客在現場實施驗證。

4.5.2驗證活動可包括:檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。

4.5.3對本公司通過3C認證產品的關鍵元器件,在每批進行驗證的基礎之上,每季度還需進行確認檢驗,確認檢驗的項目應包括關鍵元器件相應標準的全部內容。

4.5.4顧客的驗證不能免除本公司提供合格產品的責任,也不能排除其后顧客拒收的可能。

4.6、各部門內部采購及對外協方選擇遵循本程序執行。

5.相關文件

5.1《改進控制程序》8.5

5.2《監視與測量控制程序》8.2.3

6.記錄

6.1《供

方評定記錄表》

6.2《合格供方名錄》

6.3《供方業績評定表》

6.4《糾正和預防措施處理單》

6.5《采購計劃》

6.6《采購單》

6.7《采購合同》

篇3:某公司采購控制程序

公司采購控制程序(6)

1.目的

為使所采購的物資、零件的品質均能符合規定要求,并且按時保質保量的提供生產使用。

2.適用范圍

適用于本公司采購的原材料、外購件、外協件質量控制。

3.定義

外購件、外協件:本公司不具備生產技術能力需向外采購加工的零部件。

4.職責

4.1供應科是采購控制程序的歸口管理部門,負責物資采購計劃的編制,采購合同的簽定和實施采購。

4.2技術科負責提供采購物資的技術文件和資料。

4.3檢查科負責采購物資檢驗規程的編制和質量驗收工作。

4.4供應部負責外購物資的收發、保管、貯存、標識和維護。

4.5總經理負責采購計劃的審批。

5.工作程序

5.1采購計劃的編制

5.1.1供應部根據生產計劃表、倉庫儲存量情況及各部門的物資采購申請單編制《月采購計劃》,經部長審核后,交總經理批準,方可執行采購。外協件由生產安全部也按上述原則辦理。

5.1.2采購必須從合格分承包方中采購;對未列入采購計劃的臨時采購、緊急采購又不在合格分承包方處采購,由供應科計劃員提出書面申請,主管確認后,總經理批準,再進行采購。

5.1.3采購資料可包括圖紙、技術協議適用的產品規范和材料規范,可能涉及的關于產品安全性能的責任和要求;質量協議包括質保書/自檢報告要求、檢驗指導書、質量保證要求和責任等;采購合同包括采購、包裝和交付要求等及其它可能需要的文件,采購資料需明確易被分承包方理解并為有效文件,還須包含顧客的全部要求,必要時可超出顧客要求。

5.1.4如果顧客提供經批準的分承包方名單,則須按《分承包方選擇和

評價控制程序》進行評價,如合格則列入合格分承包方名單中,同時采購時須到顧客提供名單中合格分承包方處采購,如需從其它分承包方處采購時,須經顧客產品工程部門批準并列入名單經評價合格后方可選用。采用顧客選定的分承包方不能免除本公司確保分承包方質量責任。

5.1.5供應科在采購材料時,對有毒、危險物品或國家限用的物品必須向分承包方索取該物料的準生產相關許可證書。

5.1.6關于質量協議方面,技術質監部須與分承包方就檢驗方法、檢驗設備、檢驗流程以及對分承包方處的最終檢驗方式和范圍和在本公司處進貨檢驗方式和范圍等規定與分承包方進行協商簽訂質量協議。

5.1.7在采購合同中供應科應明確要求分承包方必須100%準時按質交貨,如分承包方未按期交貨,供應科須要求該分承包方立即制定糾正和預防措施并作記錄,如長期未改善則取消配套資格,為保證分承包方能按時交貨,各相關

部門須及時提供采購資料,并由供應科監督分承包方生產進度,由于分承包方生產進度延期,為趕交貨期,分承包方或公司交付的附加運費和超額運費須在《分承包方供貨情況統計表》中記錄。

5.2采購文件的審批

5.2.1采購計劃批準后,由供應科與合格分承包方簽訂《采購合同》,交貨時間表或合同的內容符合采購計劃要求。

5.2.2采購訂單或合同的簽訂由供應科主管按已批準的采購計劃簽發。

5.2.3對于與采購相關需提供的技術文件,在確定分承包方后,由技術科按《技術文件和資料控制程序》相關規定發放。

5.2.4對《采購計劃》和采購文件在實施前未經授權人審批,不得進行采購。

5.3采購物資的驗證

5.3.1要求合格分承包方按訂單或合同規定的具體時間、數量送至指定地點,并附有產品的自檢報告或質量證明書、送貨單、發票,不符則拒收。

5.3.2倉庫保管員檢驗分承包方提交的文件,齊全后,將貨物放待檢區,或掛上"待檢"標識在分承包方的送貨單上蓋暫收章送計劃員處填寫《入庫驗收單》連同產品自檢報告書交與檢查科。

5.3.3檢驗員接到《入庫驗收單》后,按《進貨檢驗和試驗規程》進行檢驗,并驗證分承包方提供的自檢報告。

5.3.4檢驗合格后檢驗員在《入庫驗收單》的檢驗員處蓋章,然后交供應科保管員。

5.3.5若進貨物資合格,倉管員負責入庫登帳,若不合格,按《不合格品控制程序》規定執行。

5.3.6公司需在分承包方處對采購物資進行檢驗,須在采購合同中規定,并在質量協議中注明驗證的安排以及予以放行的方式。

5.3.7合同規定時,顧客或其代表有權要求在分承包方或本公司處對分承包方產品進行驗證,由供應科作好具體安排。本公司不可把該驗證用作分承包方對質量進行有效控制的依據,顧客的驗證不能免除本公司應提供可接收產品的責任,也不能排除其后顧客的拒收。

5.4對分承包方的業績每季度由檢查科進行一次統計,其內容包括進貨檢驗結果及生產中發現的廢品,交付的數量和日期,有無索賠處罰記錄等并填寫《分承包方供貨情況統計表》,每年由技術質監部根據對分承包方一年來的質量情況(實物質量/質量能力)、價格、服務(供貨情況、售后服務)交付時間等方面按《分承包方選擇和評價控制程序》規定組織相關人員進行評價,以確保分承包方索賠率下降和最終產品質量穩定。

6.相關文件

QR/HD06.02-01《月采購計劃》

QR/HD06.02-02《采購合同》