物業管理手冊:記錄控制程序

1、目的

對記錄進行有效控制,為服務質量符合規定要求和管理體系有效運行提供證據。

2、適用范圍

適用于對管理體系運行中記錄的控制。

3、職責

3.1品質部負責對公司各種記錄的管理、監督和歸檔工作。

3.2各相關部門負責對本部門記錄進行收集、整理和保管工作。

4、程序

4.1記錄的格式

4.1.1各部門提出本部門質量記錄格式,經品質部編號后備案。

4.1.2品質部根據實際情況統一確定記錄的格式和編號,經管理者代表批準后執行。

4.1.3質量記錄的修改,由各責任部門提出申請、并設計新的質量記錄格式,經品質部編號后備案,經管理者代表批準后執行。

4.1.4記錄的編號按《文件控制程序》中相關規定執行,每一種質量記錄表格均應有唯一的名稱,并通過對質量記錄表格的編號加以識別。

4.2記錄的填制要求

4.2.1記錄、表格填寫必須用鋼筆或中性筆,統一為黑色字體,內容完整、真實。

4.2.2記錄填寫應及時、真實、內容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應采用“-”劃去,各相關欄目簽名應簽全名。

4.2.3修改要用“-”劃去,在其上方更改并由更改人簽上姓名和日期。

4.3記錄的收集和保存

4.3.1各相關部門每月26日前將本月《服務過程檢驗單》、《空置房屋檢驗單》和根據《業主回訪單》、《業主投訴處置單》等情況進行匯總填寫的《月管理目標、指標完成情況統計分析》交品質部。

4.3.2品質部每月28日前根據《服務過程檢驗單》、《品質部抽檢單》和《月管理目標、指標完成情況統計分析》填寫《月管理目標、指標檢驗匯總分析》,并發放到各相關部門。

4.3.3各相關部門根據上月《月管理目標、指標檢驗匯總分析》填寫《不合格項糾正(預防)措施》于每月5日前交品質部。

4.3.4接待專員或接待主管每月月底前將本月《維修任務單》交相關客服主管入檔保存。

4.3.5各部門人員的《工作日志》由各部門第一責任人負責進行收集、保存。

4.3.6各部門負責對本部門所有記錄進行裝訂和歸檔管理。記錄可以以磁盤、電子文檔等媒體方式保存或傳遞。

4.3.7記錄的保存期限及保存地點見附錄。

4.4記錄的查閱

4.4.1如需查閱公司保存的記錄時,經相關責任人同意,填制《記錄查閱單》后方可查閱,其內容包括:查閱人、查閱內容、查閱時間、歸還時間、記錄編號等。

4.4.2查閱的文件必須保證其完好無損,歸還時應辦理相應手續。

4.5記錄的保護、銷毀

4.5.1記錄必須實施專人管理,每月月底進行整理一次,保證其完好性。

4.5.2記錄保存時間見附表,超過年限時由相關部門填制《記錄銷毀單》,并報管理者代表批準后由品質部負責監督銷毀,銷毀單內容包括:銷毀的文件名稱、件數、編號、銷毀人、監毀人、審批人等。

4.6品質部每季度對各部門的填寫和保管情況進行抽查并填制《品質部抽檢單》

5、相關文件

5.1《文件控制程序》

6、相關記錄

6.1《記錄查閱單》JW/JL-4.2.4-001

6.2《記錄銷毀單》JW/JL-4.2.4-002

6.3《品質部抽檢單》JW/JL-5.4.5-003

6.4《業主投訴處置單》JW/JL-7.2-002

篇2:QMS質量手冊質量記錄控制程序

QMS質量手冊:質量記錄控制程序

1.目的:

對質量管理體系所要求的予以控制,以提供對產品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據。

2.適用范圍:

本程序適用證明產品、過程和體系符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3.職責

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責質量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質量記錄應及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質量記錄清單》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,內容包括記錄的名稱、編號、產生部門、保存期限、保存部門等。各部門應將本部門使用的質量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質量管理體系記錄按《質量記錄清單》的規定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內容正確完整,字跡應清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發現數據填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應防止損壞、變質和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發放、借閱和復制

4.5.1各部門向綜合部領用所需記錄的空白表,應填寫《文件領用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復制,要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請填寫《文件銷毀申請表》,經管理者代表審批后,統一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規定其保存期限,保存期滿后,經公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續保存期限,繼續保存下去。

5.相關文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質量記錄清單》

6.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質量記錄控制程序

工廠質量記錄控制程序

1.目的

確保質量記錄的有效性、完整性,為質量體系有效運行和產品質量是否符合要求提供客觀證據,并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質量有關的質量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。

4.職責

4.1質保部負責質量記錄的歸口管理,負責對質量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責本職能范圍內的專業性質量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發、保存和管理。

4.3記錄人員負責認真填寫,保證質量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質量記錄的形成及其范圍

5.1.1質量記錄是體系文件的組成部分。根據質量可追溯性要求和質量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應的記錄表單,在質量記錄表單投入使用前,由各部門上報質保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據產品性能要求,為證實產品的質量符合規定要求和質量體系運行有效,所產生與質量體系相適應的各種質量記錄,均需受控。

5.1.3質量記錄包括與質量體系運行有關的記錄、與產品有關的記錄、來自顧客和分承包方的質量記錄。

5.2質量記錄的管理要求

5.2.1質量記錄的標識

a.質量記錄的標識應與相應質量體系程序文件中設定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質量記錄的編目

a.為便于質量記錄管理、檢索和查閱,質量記錄由質保部負責編目。

b.質保部每年對各部門質量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質量記錄的填寫要求

質量記錄應正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內容完整。

5.2.4質量記錄的收集

質量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質量記錄的貯存

a.質量記錄應有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環境應防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質量記錄,如存貯在電子媒體上的質量記錄應注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質量記錄的保存

質量記錄保管期限需根據國家法令法規、行業通用準則、顧客特殊要求和產品責任方面要求制訂,并寫入《質量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產品停產后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質量控制卡、PPM報告等質量業績記錄保存二年;

(3)內部質量體系/過程/產品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產品安全性的質量記錄至少保存15年。

5.2.7質量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質量記錄,應填寫借閱/歸還登記表,本部門負責人批準,在資料室內查閱,如需外借,由管理人員提供復印件,并應按規定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內質量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續由質保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質量記錄,由記錄保管部門負責人提出申請、填寫《質量記錄銷毀申請單》后,報質保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質量記錄需銷毀的,由部門負責人審批后,方可銷毀。

b.質量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質量記錄銷毀清單》。

5.2.9質量記錄格式的修改

a.質量記錄格式需要修改時,填寫《質量記錄格式審批表》,并附表樣,由質保部審批。

b.修改后的質量記錄格式啟用時,責任部門負責將原質量記錄表收回,交質保部統一處理。

5.3質量記錄的分析評定和分發

5.3.1單獨的報告、周期性連續報告和狀態報告應被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質量能力);

e.質量審核(體系、過程、產品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質量損失的證明;

n.預防性保養記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責任的質量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經審批后的分析評定報告由質保部分發給各個責任部門使用。

6.相關文件和表單

QR/SH16.01-01《質量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質量記錄借閱/歸還登記表》