中國建筑第三工程局程序文件

記錄控制程序

1目的

對記錄進行有效的控制,保證記錄的真實性、準確性、完整性、有效性和可追溯性,為工程質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系的有效運行情況提供客觀證據(jù),為質(zhì)量管理體系改進提供依據(jù)。

2適用范圍

本程序?qū)τ涗浀奶顚憽⑹占俗R、保管、歸檔、借閱、保存期限和處置等作出了具體規(guī)定,適用于與質(zhì)量管理體系、工程質(zhì)量有關(guān)的所有記錄的控制。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《質(zhì)量手冊》

3.2中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

4術(shù)語

本程序采用GB/T19000-2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》中有關(guān)的術(shù)語和定義。

5職責

5.1局企業(yè)管理部負責質(zhì)量管理體系運行記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置的控制。

5.2局科技部、工程部負責工程施工質(zhì)量記錄的控制、檢查和管理。

5.3各有關(guān)部門、公司、項目經(jīng)理部負責執(zhí)行本程序,使之達到相應規(guī)定要求,包括:

a)如實、按規(guī)定填寫有關(guān)的記錄;

b)編制記錄清單,建立資料檔案;

c)保存各種記錄、對借閱情況登記、督促到期的記錄的銷毀;

d)收集來自供方的記錄并注意保存。

6措施和方法

6.1記錄的產(chǎn)生和范圍

本工程局所有質(zhì)量活動均形成各種記錄或報告,這些記錄和報告為及時準確提供工程質(zhì)量和質(zhì)量管理體系運行符合規(guī)定要求提供證據(jù),為有追溯性要求的場合提供可靠依據(jù)。在本工程局所執(zhí)行的各程序文件和各種規(guī)范、標準中,均規(guī)定了形成記錄的范圍。

6.2記錄的分類、標識和編目

6.2.1記錄的分類:

a)施工記錄:與工程質(zhì)量、技術(shù)管理有關(guān)并最終形成工程竣工資料的記錄;

b)質(zhì)量管理體系運行記錄:除施工記錄之外的其它所有記錄。

6.2.2本工程局范圍內(nèi)所有記錄采用統(tǒng)一標識和具體編碼,記錄表格的標識和編碼的方式見《文件控制程序》,形成記錄后每份記錄編順序號(流水號)。

6.2.3各部門、單位和項目經(jīng)理部根據(jù)實際情況將已形成的記錄進行編目,以便于分類保管和查找。

6.3記錄填寫

6.3.1記錄填寫時做到字跡清晰、能準確辨認,內(nèi)容完整、準確。

6.3.2記錄填寫后嚴禁隨意涂改,若確因筆誤而錯填、誤填時,用兩條平行細線將錯誤部分劃去,在其上方補填正確內(nèi)容。

6.3.3記錄中有關(guān)責任人員簽名必須使用真實姓名或有文件確定的代號,不得隨意用簡寫、縮寫,一般也不宜蓋章。

6.4記錄的收集

6.4.1施工記錄在工程技術(shù)部門指導下由項目經(jīng)理部負責收集。項目經(jīng)理部指派專人負責將已發(fā)生的施工記錄按竣工技術(shù)資料的有關(guān)要求收集齊全,并整理造冊,于單位工程結(jié)束后交工程技術(shù)部門審核。

6.4.2與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄在局企業(yè)管理部指導下由各部門、各單位、各項目經(jīng)理部分別指定專人負責收集。各部門、各單位、各項目經(jīng)理部將發(fā)生的質(zhì)量管理體系運行記錄收集齊全,并整理造冊、分類編目后按規(guī)定的保管年限妥為保管。

6.4.3供方與施工有關(guān)的記錄由有關(guān)項目經(jīng)理部督促供方指定人員收集齊全后收歸本項目技術(shù)資料內(nèi)。

6.5記錄的歸檔、保管

6.5.1記錄歸檔前,由各發(fā)生部門、單位和項目經(jīng)理部負責管理。

6.5.2施工記錄在工程施工階段,由項目經(jīng)理部指定的專門人員收集、分類、整理,工程完工后由工程技術(shù)部門按規(guī)定途徑移交或歸檔;質(zhì)量管理體系記錄由產(chǎn)生部門、單位、項目經(jīng)理部自行保管。

6.5.3歸檔的記錄分類存放,編制清單,以便于查找。保管作到環(huán)境適宜,防火、防潮、防蟲蛀鼠害。

6.6記錄的查詢借閱

6.6.1查詢和借閱記錄須經(jīng)部門負責人同意。

6.6.2借閱記錄時要辦理手續(xù),在表203-01《記錄借閱登記表》上注明借閱的記錄名稱、借閱人和歸還時間。

6.6.3當合同有要求時,記錄可以在商定期限內(nèi)提供給業(yè)主及其代表查閱。

6.7記錄的保存期限

施工記錄按檔案管理的規(guī)定予以保存,質(zhì)量管理體系運行記錄的保存期限為三年。

6.8記錄的處置

歸檔的記錄由檔案室按照檔案銷毀的要求進行銷毀,不需歸檔的記錄在保存期滿后,各部門根據(jù)需要按表203-02填報《記錄處置審批單》經(jīng)主管領(lǐng)導批準后,自行銷毀,對仍有參考價值的記錄要標明“作廢”字樣。

7支持性文件

7.1《工程技術(shù)資料管理規(guī)定》

7.2《記錄清單》

8記錄

8.1表203-01《記錄借閱登記表》

8.2表203-02《記錄處理審批單》

篇2:QMS質(zhì)量手冊質(zhì)量記錄控制程序

QMS質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制程序

1.目的:

對質(zhì)量管理體系所要求的予以控制,以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據(jù)。

2.適用范圍:

本程序適用證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。

3.職責

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責人負責批準本部門編制的質(zhì)量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質(zhì)量記錄清單》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總,內(nèi)容包括記錄的名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限、保存部門等。各部門應將本部門使用的質(zhì)量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質(zhì)量管理體系記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內(nèi)容正確完整,字跡應清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內(nèi)容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關(guān)方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發(fā)放、借閱和復制

4.5.1各部門向綜合部領(lǐng)用所需記錄的空白表,應填寫《文件領(lǐng)用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復制,要經(jīng)相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》,經(jīng)管理者代表審批后,統(tǒng)一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規(guī)定其保存期限,保存期滿后,經(jīng)公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續(xù)保存期限,繼續(xù)保存下去。

5.相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質(zhì)量記錄清單》

6.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質(zhì)量記錄控制程序

工廠質(zhì)量記錄控制程序

1.目的

確保質(zhì)量記錄的有效性、完整性,為質(zhì)量體系有效運行和產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求提供客觀證據(jù),并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質(zhì)量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

4.職責

4.1質(zhì)保部負責質(zhì)量記錄的歸口管理,負責對質(zhì)量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質(zhì)量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責本職能范圍內(nèi)的專業(yè)性質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發(fā)、保存和管理。

4.3記錄人員負責認真填寫,保證質(zhì)量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄的形成及其范圍

5.1.1質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。根據(jù)質(zhì)量可追溯性要求和質(zhì)量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應的記錄表單,在質(zhì)量記錄表單投入使用前,由各部門上報質(zhì)保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據(jù)產(chǎn)品性能要求,為證實產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系運行有效,所產(chǎn)生與質(zhì)量體系相適應的各種質(zhì)量記錄,均需受控。

5.1.3質(zhì)量記錄包括與質(zhì)量體系運行有關(guān)的記錄、與產(chǎn)品有關(guān)的記錄、來自顧客和分承包方的質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄的管理要求

5.2.1質(zhì)量記錄的標識

a.質(zhì)量記錄的標識應與相應質(zhì)量體系程序文件中設(shè)定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質(zhì)量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質(zhì)量記錄的編目

a.為便于質(zhì)量記錄管理、檢索和查閱,質(zhì)量記錄由質(zhì)保部負責編目。

b.質(zhì)保部每年對各部門質(zhì)量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質(zhì)量記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄應正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內(nèi)容完整。

5.2.4質(zhì)量記錄的收集

質(zhì)量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質(zhì)量記錄的貯存

a.質(zhì)量記錄應有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環(huán)境應防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄,如存貯在電子媒體上的質(zhì)量記錄應注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內(nèi)容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質(zhì)量記錄的保存

質(zhì)量記錄保管期限需根據(jù)國家法令法規(guī)、行業(yè)通用準則、顧客特殊要求和產(chǎn)品責任方面要求制訂,并寫入《質(zhì)量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產(chǎn)品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質(zhì)量控制卡、PPM報告等質(zhì)量業(yè)績記錄保存二年;

(3)內(nèi)部質(zhì)量體系/過程/產(chǎn)品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產(chǎn)品安全性的質(zhì)量記錄至少保存15年。

5.2.7質(zhì)量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質(zhì)量記錄,應填寫借閱/歸還登記表,本部門負責人批準,在資料室內(nèi)查閱,如需外借,由管理人員提供復印件,并應按規(guī)定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續(xù)由質(zhì)保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質(zhì)量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質(zhì)量記錄,由記錄保管部門負責人提出申請、填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》后,報質(zhì)保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質(zhì)量記錄需銷毀的,由部門負責人審批后,方可銷毀。

b.質(zhì)量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》。

5.2.9質(zhì)量記錄格式的修改

a.質(zhì)量記錄格式需要修改時,填寫《質(zhì)量記錄格式審批表》,并附表樣,由質(zhì)保部審批。

b.修改后的質(zhì)量記錄格式啟用時,責任部門負責將原質(zhì)量記錄表收回,交質(zhì)保部統(tǒng)一處理。

5.3質(zhì)量記錄的分析評定和分發(fā)

5.3.1單獨的報告、周期性連續(xù)報告和狀態(tài)報告應被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產(chǎn)品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質(zhì)量能力);

e.質(zhì)量審核(體系、過程、產(chǎn)品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質(zhì)量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質(zhì)量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質(zhì)量損失的證明;

n.預防性保養(yǎng)記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責任的質(zhì)量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經(jīng)審批后的分析評定報告由質(zhì)保部分發(fā)給各個責任部門使用。

6.相關(guān)文件和表單

QR/SH16.01-01《質(zhì)量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質(zhì)量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質(zhì)量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質(zhì)量記錄借閱/歸還登記表》