中國建筑第三工程局程序文件

外包管理程序

1目的

通過對分包方進行考察評價、選擇合格的分包方,確保所使用的

分包方滿足本企業設計和施工質量要求。

2適用范圍

本程序規定了各類分包方,包括設計分包方、勞務分包方、工程分包方以及設備租用、搬運委托、計量檢定、倉儲等各類分包方的評價、選擇和控制的原則和方法,規定了分包合同的簽定與審批要求以及分包產品驗證的有關規定,適用于工程局對各類分包方的控制和管理。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《質量手冊》

3.2中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.3中建三局ZJS.QM203《記錄控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM208《設計和控制程序》

3.5中建三局ZJS.QM211《生產和服務控制程序》

4術語

本程序采用GB/T19000-2000《質量管理體系基礎和術語》和本公司《質量手冊》中的有關術語和定義。

5職責

5.1局設計院負責組織工程勘察、設計分包方的評價和選擇,保存各類評定資料。

5.2局直屬公司負責組織檢驗和試驗分包方以及檢驗、試驗、測量設備校準機構的評價和選擇。負責組織對所使用的工程分包方、勞務分包方以及搬運、倉儲、檢驗和試驗等分包方的評價和選擇。

5.3局人力資源部、市場商務部、科技部、工程部、企業管理部等分別對所主管業務范圍內的分包方評價、選擇工作進行檢查監督,必要時參與對各類分包方的評價。

6措施和方法

6.1分包方的基本條件和基本要求

6.1.1各類分包方必須具備以下基本條件:

a)設計分包方必須具有乙級以上設計資質的設計單位;

b)工程施工分包方必須是具有資質等級的專業或綜合施工企業;

c)勞務分包方必須是成建制的隊伍;

d)其他專業分包方必須是具有法人資格的企業、事業單位。

6.1.2對分包方的基本要求是:

a)具有同所分包的任務相適應的資質等級或專業技術水平;

b)承擔過同所分包任務類似的其他任務;

c)擁有同完成所分包任務相適應的設備、設施、工具或其他資源

條件;

d)質量管理體系健全,服務態度好、社會信譽良好。

6.2分包方能力調查

6.2.1擬選擇的分包方應滿足6.1.1和6.1.2條要求。

6.2.2按本程序第5章“職責”中所確定的各類分包的主管部門/單

位負責對分包方的能力進行調查,調查方式可以書面《調查函》方式,

也可派人走訪;調查者可以是各類分包方的主管部門,也可委托擬使

用分包方的單位/部門。調查結果按表210-01填寫“分包方能力調查

表”。

6.2.3“分包方能力調查表”經主管部門/單位經理審核,確認擬選擇

的分包方具備本程序6.1.1和6.1.2條的要求后方可實施后續的評價

工作。

6.3分包方評價

6.3.1各類分包的主管部門根據各自專業的特點和要求,采取以下辦

法或其他辦法中的一種或幾種方法對分包方進行評價:

a)試做;

b)分包方能力/質量管理體系現場評價,包括對分包方以往業績的

確認、評價,目前生產經營狀況,其質量管理、設備、手段、現場管

理、人員結構等,必要時應進行質量管理體系審核;

c)以往合作情況評價;

d)了解其他單位對其的評價。

6.3.2分包方評價由各類分包的主管部門負責進行,必要時,局企管

部、科技部、工程部和直屬公司參加或委托使用部門/單位進行。

6.3.3各類分包的主管部門根據評價結果按表210-02填寫《分包方

評價表》。

6.4合格分包方的選擇和審批

6.4.1各主管部門根據《分包方評價表》,對各分包方進行綜合分析、

比較,選擇出合格的分包方,并按表210-03填寫《合格分包方名冊》。

6.4.2《合格分包方名冊》經公司分管領導審核批準后發至各有關部

門、單位實施。

6.5合格分包方的使用

6.5.1本工程局的所有專業分包,均必須使用《合格分包方名冊》中

的分包單位/隊伍。

6.5.2所使用的合格分包方的資質必須滿足所分包的工作任務的要

求。

6.5.3使用合格分包方要在同等條件下擇優選用,可行時,以招標的

方式確定分包者,招標工作由各類分包的主管部門負責組織。

6.6合格分包方的考核與再評價

6.6.1各類分包的主管部門于每年年終組織對在冊的合格分包方進

行一次全面考核和再評價。考核和再評價的主要內容是各分包方所分

包工作的完成情況,包括質量、工期、服務等,年度再評價與考核應

有分包方的直接使用者參加,由各主管部門根據考核結果按表210-04

填寫《合格分包方年

度考核評價表》。

6.6.2需要時,由各主管部門提出并組織企管部、工程部和科技部走

訪合格分包方或對其進行質量管理體系審核。

6.6.3對考核中認為達不到規定要求的分包方,取消其分包方資格,

由各主管部門提出取消申請,報局分管領導批準后從《合格分包方名

冊》中除名,對經除名的分包方至少一年內不得重新使用。

6.6.4合格分包方的使用單位建立日常監控制度。凡使用過程中發現合格分包方不能達到規定要求時,第一次發現提出口頭警告,第二次

出具書面整改通知,第三次發生時向主管部門提出取消申請,執行本

程序6.6.3條規定。

6.6.5各類分包的主管部門負責分別建立合格分包方檔案,其中包括:《分包方能力調查表》及有關的證實材料,《分包方評價表》、《合格分包方名冊》及有關證實材料、《合格分包方年度考核評價表》及有關證實材料、分包方的各類證、照、業績證明材料等。

6.7例外選用

所有專業分包均需使用合格分包方。如因合格分包方發生重大質量問題或不可抗拒的原因無法履行分包合同時,經主管部門提出、分管領導批準后,可臨時使用合格分包方名冊之外的分包方,但使用前要對該分包方按本程序的有關要求進行調查、評價和控制。

6.8分包計劃

6.8.1項目經理部或部門(單位)根據工作需要和資源狀況在項目質量計劃中或以其他形式編制專業分包計劃。

6.8.2專業分包計劃要清楚地說明擬分包事項的理由、擬分包的范圍、對分包方的資質和技術水平要求,分包工作的時限等。

6.8.3分包計劃經其上級主管部門批準后方可實施。

6.9分包合同

6.9.1所有分包事項按本程序6.5.3條規定選定合格分包方后,均簽定分包合同。分包合同中至少包括以下內容:

a)所分包的事項(專業);

b)質量要求、驗收標準;

c)技術說明;

d)對分包方質量管理體系有要求時,提出適用的質量管理體系標準名稱、編號或版本;

e)質量保證的責、權、利。

6.9.2分包合同的履行情況作為對分包方考核的依據之一

6.10顧客推薦或施工合同中指定的分包方的管理

6.10.1顧客推薦的分包方,按本程序6.1、6.2、6.3、6.4、6.5、6.6的規定執行。

6.10.2施工合同中指定的分包方按6.1、6.2、6.3的規定進行調查評價,如不滿足要求,由各類分包的主管部門與顧客協商分包方并修改施工合同,如能滿足要求,則將其作為合格分包方并按6.4、6.5、6.6的規定執行。

7支持性文件

7.1各類分包方的管理辦法

8記錄

8.1表210-01《分包方能力調查表》

8.2表210-02《分包方評價表》

8.3表210-03《合格分包方名冊》

8.4表210-04《合格分包方年度考核評價表》

篇2:醫院外包項目評估審核制度與程序

某醫院外包項目的評估、審核制度與程序

一、業務外包流程

業務外包流程主要包括:制定業務外包實施方案、審核批準、選擇承包方、簽訂業務外包合同、組織實施業務外包活動、業務外包過程管理、驗收、會計控制等環節。

二、外包項目的評估制度

(一)建立和完善業務外包管理制度,根據醫院業務與醫療工作關聯度、對外包業務的控制程度以及外部市場成熟度等標準,合理確定醫院業務外包的范圍,并根據是否對醫院生產經營有重大影響對外包業務實施分類管理。

(二)嚴格按照業務外包管理制度規定的業務外包范圍、方式、條件、程序和實施等內容制定實施方案,同時確保方案的完整性。

(三)根據醫院年度預算以及生產經營計劃,對實施方案的重要方面進行深入評估及復核,包括承包方的選擇方案、外包業務的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式、員工培訓計劃等,確保方案的可行性。

(四)認真聽取外部專業人員對業務外包的意見,并根據其合理化建議完善實施方案。

三、審核批準制度

(一)建立和完善業務外包的審核批準制度。明確授權批準的方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定各層級人員應當在授權范圍內進行審批,不得超越權限審批。同時加大對重大業務外包的管控力度,避免因越權進行業務外包給醫院帶來不利后果。

(二)在對業務外包實施方案進行審查和評價時,應當著重對比分析該業務項目在自營與外包情況下的風險和收益,確定外包的合理性和可行性。

(三)總會計師或財務部門負責人應當參與重大業務外包的決策,對業務外包的經濟效益做出合理評價。

(四)對于重大業務外包方案,應當提交院長辦公會審批。

四、業務外包項目運行程序

(一)選擇承包方

1.充分調查候選承包方的合法性,即是否為依法成立、合法經營的專業服務機構或經濟組織,是否具有相應的經營范圍和固定的辦公場所。

2.調查候選承包方的專業資質、技術實力及其從業人員的職業履歷和專業技能。

3.考察候選承包方從事類似項目的成功案例、業界評價和口碑。

4.綜合考慮企業內外部因素,對業務外包的人工成本、營銷成本、業務收入、人力資源等指標進行測算分析,合理確定外包價格,嚴格控制業務外包成本。

5.引入競爭機制,按照有關法律法規,遵循公開、公平、公正的原則,采用公開招標等適當方式,擇優選擇承包方。

6.按照規定的程序和權限從候選承包方中擇優做出選擇,并建立嚴格的回避制度和監督處罰制度,避免相關人員在選擇承包方過程中出現受賄和舞弊行為。

(二)簽訂業務外包合同

1.在訂立外包合同前,充分考慮業務外包方案中識別出的重要風險因素,并通過合同條款予以有效規避或降低。

2.在合同的內容和范圍方面,明確承包方提供的服務類型、數量、成本,以及明確界定服務的環節、作業方式、作業時間、服務費用等細節。

3.在合同的權利和義務方面,明確醫院有權督促承包方改進服務流程和方法,承包方有責任按照合同協議規定的方式和頻率,將外包實施的進度和現狀告知醫院,并對存在問題進行有效溝通。

4.在合同的服務和質量標準方面,應當規定承包方最低的服務水平要求以及如果未能滿足標準應實施的補救措施。

5.在合同的保密事項方面,應具體約定對于涉及醫院機密的業務和事項,承包方有責任履行保密義務。

6.在費用結算標準方面,綜合考慮內外部因素,合理確定外包價格,嚴格控制業務外包成本。

7.在違約責任方面,制定既具原則性又體現一定靈活性的合同條款,以適應環境、技術和企業自身業務的變化。

(三)組織實施業務外包

1.按照業務外包制度、工作流程和相關要求,制定業務外包實施的管控措施,包括落實與承包方之間的資產管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機制,確保承包方在履行外包業務合同時有章可循。

2.做好與承包方的對接工作,通過培訓等方式確保承包方充分了解醫院的工作流程和質量要求,從價值鏈的起點開始控制業務質量。

3.與承包方建立并保持暢通的溝通協調機制,以便及時發現并有效解決業務外包過程存在的問題。

4.梳理有關工作流程,明確每個環節上的崗位職責分工、運營模式、管理機制、質量水平等方面的要求。

(四)業務外包過程管理根據業務外包合同的約定

1.在承包方提供服務的過程中,密切關注重大業務外包承包方的履約能力,采取動態管理方式,對承包方開展日常績效評價和定期考核。

2.對承包方的履約能力進行持續評估,包括承包方對該項目的投入是否能夠支持其產品或服務質量達到企業預期目標,承包方自身的財務狀況、生產能力、技術創新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求。

3.建立即時監控機制,一旦發現偏離合同目標等情況,應及時要求承包方調整改進。

4.對重大業務外包的各種意外情況做出充分預計,建立相應的應急處理機制,制定臨時替代方案,避免業務外包失敗造成醫院正常工作中斷。

5.有確鑿證據表明承包方存在重大違約行為,并導致業務外包合同無法履行的,應當及時終止合同,并指定有關部門按照法律程序向承包方索賠。

6.切實加強對業務外包過程中形成的醫院信息資料的管理。

(五)驗收。在業務外包合同執行完成后需要驗收的,醫院應當組織相關部門或人員對完成的業務外包合同進行驗收。

1.根據業務外包合同的約定,結合在日常績效評價基礎上對外包業務質量是否達到預期目標的基本評價,確定驗收標準。

2.組織有關職能部門、財會部門、質量控制部門的相關人員,嚴格按照驗收標準對承包方交付的產品或服務進行審查和全面測試,確保產品或服務符合需求,并出具驗收證明。

3.對在驗收過程中發現異常情況的,應當立即報告,查明原因,視問題的嚴重性與承包方協商采取恰當的補救措施,并依法索賠。

4.根據驗收結果對業務外包是否達到預期目標做出總體評價,據此對業務外包管理制度和流程進行改進和優化。

(六)會計控制。醫院應當根據國家統一的會計準則制度,加強對外包業務的核算與監督,并做好外包費用結算等工作。

篇3:外包過程控制工作程序

外包過程控制程序

1.目的

對公司的外包方進行選擇,評價與管理控制,確保外包過程具有滿足本公司規定要求的能力。

2.適用范圍

適用于公司所有外包過程。

3.職責

3.1采購部:收集,搜尋,提供潛在的合格外包方信息,主導外包商的評價與審核過程。

3.2質檢科:參與外包商的審核,主導外包商的品質保障評價,外包產品質量的檢驗與驗證。

3.3技術部:參與外包商的審核,主導外包商的技術能力與設備的評價。必要時,提供技術支持給外包商。

3.4生產部:參與外包商的審核,主導外包商的生產能力評價,包括物料管理,生產管理評定等。

3.5管理者代表:協調與策劃外包商的評價,匯總評價結果,匯報至總經理。

4.術語與定義

候選外包方:欲向本公司提供服務,本企業尚未使用的供方。

合格外包方:經本公司調查、評價和選擇,具有向本企業提供滿意服務能力的外包方。

5.程序

5.1外包方的評價和選擇

5.1.1外包方的選擇原則

(a)具有使用滿意的歷史業績。充足的生產能力與工藝要求。

(b)良好的企業信用等級。包括質量管理能力、服務、資源配備,或相關的體系認證等。

(c)對比類似服務的歷史情況或對比其他使用者的使用經歷。

5.1.2現有外包商定期評價和確認

(a)原則上,每年應進行至少一次對現有外包商的整體評價。

(b)采購部負責對外包商的服務業績及配合度進行評價,并根據其到料準時,價格因素等方面填寫【供方業績評定表】。

(c)質檢部根據外包商的質量業績及市場反饋,整改回復進行評價。

(d)對于存在問題超過3次者,警告該外包商,并提出整改要求。整改無效者,停止與該外包商合作。

(e)評價完成后,將【供方業績評定表】傳至采購部或管理者代表提出審批意見。采購部應保存該文檔,以便追溯。

5.1.3候選外包商評價和納入

(a)由采購部負責進行書面問卷調查或組織現場考查,對該候選外包商作概略性的了解,完成【供方評定記錄表】或【供應商現場考察表】。

(b)質檢部對候選外包商首次加工進行樣件確認,以確保產品質量符合公司要求。

(C)必要時,與其簽訂質量保證協議,協議一般可以包括以下內容:

(1)對外包商質量體系提出要求。

(2)對外包商加工產品質量和檢驗標準提出要求。

(3)質量信息交換處理和爭端處理辦法

5.2外協加工控制

5.2.1技術部制訂外包加工所需的技術文件,如產品標準、技術要求等

5.2.2外包商應能提供符合質量保證體系要求的證據,必要時不定期至外包工廠現場進行檢查,以確認外包過程是在協議規定的條件下進行。

5.3外協加工驗證

5.3.1由檢驗員按照《進貨檢驗規定》、對照相應檢驗標準對外協加工產品進行檢驗或對產品的附屬檢驗報告進行驗證;

5.3.2當需要對某些產品在供方處驗證時,須采購合同中對驗證活動(標準和方法)明確;但顧客驗證不免除本企業向顧客提供合格產品的責任。

6.相關文件

《進貨檢驗規定》

7.相關記錄

【供方評定記錄表】

【合格供方名錄】

【供方業績評定表】