中國建筑第三工程局程序文件

信息溝通程序

1目的

為了促進工程局內各職能和層次間的信息交流,建立適當的溝通過程,

從而增進理解和提高質量管理體系的有效性。

2適用范圍

適用于工程局內部信息的溝通與處理,以及與外部各方的信息交流。

3引用文件

3.1中建三局ZJS.QM101《質量手冊》

3.1中建三局ZJS.QM202《文件控制程序》

3.2中建三局ZJS.QM203《記錄控制程序》

3.3中建三局ZJS.QM217《糾正措施控制程序》

3.4中建三局ZJS.QM218《預防措施控制程序》

4術語

本程序采用GB/T19000-2000《質量管理體系基礎和術語》中有關的術語和定義。

5職責

5.1工程局領導層按分工負責制對其分管的職能部門和聯系點(局屬單位)的信息溝通過程進行控制,以促進企業內各職能和層次間的信息交流,從而增進理解和提高質量管理體系的有效性。

5.2局企管部負責統籌工程局對內、對外相關信息的傳遞與處理,負責建立信息庫、保存和管理相關的信息。

5.3局人力資源部、市場商務部、工程部、科技部等部門負責對應相關方信息的收集、傳遞及反饋有關信息,建立與本系統業務工作有關的信息庫,保存和管理有關的信息。

5.4各公司、分公司、項目經理部與工程局對口的部門或責任人員履行上述的對應的職責,及時向上一級對應的部門和分管領導報送有關的信息。

6工作程序

6.1信息的分類

6.1.1外部信息包括:(但不限于此)

a)國家、地方政府行業主管部門、認證機構監測或檢查(審核)的結果及反饋的信息;

b)適用法律、法規、產品標準類信息,如質量法律、法規、條例、技術標準、質量驗評標準等;

c)相關方(顧客、監理方、設計方供方、媒體、計量測試部門等)反饋的信息及其投訴等;

d)其他外部信息,如各部門從各種權威報刊、雜志上獲取的有關技術創新、質量管理改進技術等方面的信息。

6.1.2內部信息包括:

a)正常信息,如質量方針、目標的實施及完成情況、過程(產品)的監視和測量記錄、內部審核與管理評審報告以及工程局公司、分公司職能部門對下屬單位的質量管理體系運行檢查記錄等;

b)不合格(潛在不合格)信息,如施工過程中出現的(潛在的)不合格品,內部審核中發現的不合格項、以及為防止再發生(發生)而采取的糾正措施或預防措施的實施及效果等方面的信息;

c)緊急信息,如出現重大的質量、安全事故的信息與記錄,以及發生

重大的顧客投訴案例等;

d)其它內部信息(如各級領導的意圖、員工的建議等)。

6.2信息的收集、處理與溝通方式

6.2.1信息溝通方式可以是多種多樣的,如質量安全例會、生產例會、貫標

例會、會議紀要、布告欄、內部刊物、各種記錄、電子媒體、通訊工具、

互聯網等。

6.2.2外部信息的收集與處理

6.2.2.1工程局各級企管質量部門負責國家、地方政府行業主管部門、認證

機構等監測或檢查(審核)的結果及反饋信息的收集并傳遞到分管領導及

相關部門,當監測或檢查(審核)結果出現不合格(潛在不合格)時,按

照《糾正措施控制程序》、《預防措施控制程序》的要求進行處理。

6.2.2.2適用法律、法規、產品標準類信息由工程局各級辦公室、企管質量、

技術等部門負責收集、評審與更新,按《文件控制程序》的要求進行處理

6.2.2.3工程局各級工程(物資)、市場商務、人力資源、質量安全、技術(試

驗)等部門分別負責與原材料、零部件、外協件、安裝設備、分部(分項)

工程、勞務等供方、運輸公司、計量測試等服務供方進行信息溝通,對其

提供的產品和服務質量施加影響。市場商務部門負責與顧客或其代表的信

息溝通,以確保與產品有關信息的真實性,滿足顧客各方面的要求。其溝

通的方式可以是向顧客發送宣傳畫冊、安排接待顧客來工程局、公司的考

察活動、按顧客招標文件的要求組織相關部門進行投標與洽談、答復顧客

的問詢、與顧客簽定合同(必要時進行修改與補充)等。工程局各級辦公

室負責與地方政府主管部門和新聞媒體的溝通,了解相關的信息。對來自

上述相關方的投訴,由工程局各級職能部門按《糾正措施控制程序》、《預

防措施控制程序》的要求進行處理。當相關方有要求時,在一至二周內給

予解決或答復。上述相關方反饋的其它信息,可由對應部門以《信息聯絡

處理單》的形式傳遞給辦公室、企管部或質量管理部門,由其組織有關部

門進行處理。

6.2.2.4工程局各級各部門直接從權威報刊、雜志上獲取的有關技術創新,

質量管理等信息,在一周內以《信息聯絡處理單》反饋到企管部門或質量

管理部門,由其負責分類、整理,根據需要傳遞到相關部門。

6.2.3內部信息的收集與處理

6.2.3.1正常信息的收集與處理:工程局各級各部門依據相關文件的規定直

接收集并傳遞日常信息(見6.1.2.a)),工程局各級企管部門或質量管理部

門按相關程序文件的規定向有關部門傳遞質量方針、目標的實施及其完成

情況,內部審核、質量管理體系運行檢查結果、更新的法律、法規和產品

標準等信息。

6.2.3

.2不合格(潛在不合格)信息的收集與處理見《糾正措施控制程序》

和《預防措施控制程序》。

6.2.3.3緊急信息(如出現重大的質量安全事故或發生重大的顧客投訴案例)

的收集與處理:由發現部門迅速傳遞給辦公室、工程部、質量、安全等部

門,由工程局、公司、分公司分管領導組織有關部門進行處理,可采用電

話傳真、電腦互聯網等方式緊急溝通。

6.2.3.4其它內部信息,提供者應以《信息聯絡處理單》反饋給辦公室,企

管部門或質量管理部門進行處理。

6.3信息庫的建立和應用

6.3.1工程局、公司、分公司企業管理部門或質量管理部門負責建立工程局

公司、分公司綜合信息庫,不斷匯集各方面反饋的信息,按照信息載體的

不同(如紙張、磁盤、光碟、膠片、聲像制品等),提供相應適宜的環境分

別存放,統一保存,并參照文件分類的方式進行整理、制成索引,確保已

獲取信息的完整性和可用性。

工程局、公司、分公司相關部門按相應程序文件的要求建立和應用與

本部門相關的信息庫,各公司、分公司按工程局的文件規定逐級報送各職

能部門需要的相關信息,確保各種信息溝通及時、準確。

6.3.2工程局、公司、分公司企業管理部門或質量管理部門根據合同評審、生產和服務提供、采購、監視和測量等過程的需要,提供各職能部門所需的信息,各部門也可根據企業管理部門或質量管理部門建立的綜合信息庫索引,調閱所需的信息,企業管理部門或質量管理部門負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析,尋找質量管理體系持續改進的機會。

6.4對于質量管理體系運行過程中形成的記錄,按《記錄控制程序》的規定予以控制。

6.5工程局各級各部門對接受、傳遞的信息應做好收、發文登記。

7支持性文件(無)

8記錄

8.1表204-01信息聯絡處理單

篇2:酒店營銷部各部門溝通協調操作程序

酒店營銷部與各部門溝通協調操作程序與標準序

一、與各部門溝通協調的操作程序:

(一)市場營銷部與前廳部

1、市場營銷部對收到的每份客戶訂房傳真、已確認的團隊訂房、已確認的會議、已確認的長包房,應及時填寫相關表單交前廳部客房預訂。

2、市場營銷部應將所接待的重點賓客客人等級及餐飲、住房安排標準等內容及時填寫相關表單交前廳部客房預訂,由前廳部客房預訂負責通知其他相關部門。

3、預訂單上有關旅游團隊、散客餐飲標準信息的,市場營銷部應根據規定及時通知前廳預訂組。

4、市場營銷部應將所有海內外客戶的詳細地址、郵政編號、電話、傳真、聯系人名單及酒店給予該公司的折扣標準等信息以表格形式遞交前廳部客房預訂。

5、關于旅游團隊延長住房的房價,市場營銷部應與前廳部協商,并由市場營銷部將協商后的價格通知團隊領隊。

6、市場營銷部應將海外訂房中心及網絡的銷售價格、產品組合、訂房情況和流量報告及進程報告通知前廳部。

7、市場營銷部應及時向前廳部反饋賓客意見,并與前廳部共同安排好來酒店參觀者的有關工作。

(二)市場營銷部與餐飲部

1、市場營銷部接到海內外客戶有關餐飲預訂內容的電話、傳真時,應填寫有關通知單送交餐飲部。

2、市場營銷部對特殊團隊、散客需要免費、優惠用餐的,經報營銷總監審批同意后送交餐飲部執行。

3、涉及在餐飲場所進行的重大促銷活動或經營活動,市場營銷部應事先向餐飲部送達任務通知單,并就任務落實進行協調、擬寫備忘錄。

4、將接到的訂餐、酒會、宴會及其他有關任務及時通知餐飲部。

5、市場營銷部負責協助餐飲公司進行營業場所內所需的廣告、橫幅、裝飾設計及各項餐飲促銷活動宣傳單片的設計、制作工作。

(三)市場營銷部與財務部

1、市場營銷部制定各項促銷價格需及時通知財務部。

2、市場營銷部與相關單位簽定的應收帳協議需符合財務部的有關規定,應收帳協議文本應交財務部留存。

3、市場營銷部每月收到財務部開具的各類長包房及應收款帳單時,應積極配合做好催款工作。

(四)市場營銷部與總經理室

1、市場營銷部將搜集的賓客意見和重大投訴及時以書面形式報告總經理閱示,遵照指示妥善處理,并將處理結果反饋給賓客。

2、市場營銷部須于每年的10月份將次年的市場計劃、重大活動計劃、市場信息報告及各類預算上報總經理室。

(五)市場營銷部與工程部

1、市場營銷部接到重要團隊或重大接待任務需臨時增加設備、設施時,應至少提前三天將有關計劃和要求預先通知工程部。

2、市場營銷部接到租用長包房、租賃或承包酒店經營場所等業務時,應至少提前三天將租用方需用的電器設備的情況及時通知工程部,由工程部負責對租用區域內的電器容量進行測定審核后方可使用。若承租方提出需對租用場所進行必要的裝修改造時,市場營銷部應與工程部共同研究提出實施方案,報總經理批準后由工程部落實實施。

(六)市場營銷部與綜合部

1、根據本部門工作需要和綜合部安排,做好員工崗位調整工作和崗位培訓工作。

2、根據工作需要向綜合部提出用工申請,參與員工面試并做好新進員工培訓。

3、市場營銷部除做好自身各項業務培訓外,應積極配合綜合部做好本員工崗位資源培訓,提高員工的業務能力和素質。

4、市場營銷部應配合人力資源部做好考勤、業績考核和工資獎金的評議和發放工作以及部門員工福利性待遇和醫療費用的審核。

5、市場營銷部應做好長包房的住宿登記管理,積極配合保安部做好長包房承租人有效證件的查驗和安全協議書的簽訂工作。

6、由市場營銷部組織的大型活動應事先將活動方案報人力資源部,請其協助維持治安秩序和現場安全檢查。

二、與各部門溝通協調的工作標準:

1、所有的通知都必須以書面的形式發出,雙方需簽字認可。

2、信息的傳遞與反饋必須及時準確,最長不可超過24小時,急事急辦。

3、注意工作方式,杜絕用強硬、命令的口吻。

篇3:金屬制品公司內部溝通控制程序

金屬制品公司程序文件:內部溝通控制程序

1.目的:

為使本公司生產經營活動全過程中有關質量信息的收集、整理、傳遞、管理得到有效控制,從而能迅速制訂糾正和預防措施,并付諸實施。

2.適用范圍:

適用于本公司整個生產經營活動中產品質量形成及質量體系改進全過程的控制。

3.職責:

3.1管理者代表負責檢查質量信息控制、執行、落實及考核;

3.2工程部負責質量信息的整理、匯總并傳遞至相關部門,各相關部門處理后返回的質量信息由工程部分類歸檔。

3.3各職能部門負責收集各自的質量信息并及時報到工程部。

4.定義:無

5.工作程序

5.1質量信息的收集:

5.1.1本公司外出人員每次出差回來要填寫《信息傳遞表》經部門負責人審閱后報工程部;

5.1.2各職能部門把收集到的本公司外部質量信息,通過《信息傳遞表》報工程部;

5.1.3需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:

a.有關本公司產品質量方面的信息;

b.有關本公司服務質量方面的信息;

c.有關同類型產品市場需求信息;(如:市場暢銷品牌、規格、客戶對產品包裝及交付方式要求等)

d.有關國內外產品技術信息,新產品發展方向等;

e.有關國家、地區的質量、技術和貿易政策、法規等;

f.其它填寫人認為有價值的信息。

5.2各生產車間及有關部門把收集到的本公司內的質量信息,通過《信息傳遞表》及時反饋到各有關職能部門和其它車間。

5.2.1需要填寫《信息傳遞表》的內容包括:

a.生產設備發生故障,本部門不能解決時;

b.生產人員不足,本部門不能解決時;

c.生產工藝不適應生產實際而嚴重影響生產時;

d.生產材料不足或材料不合格,嚴重影響生產時;

e.發現安全事故隱患,需有關部門解決時;

f.產品質量發現嚴重異常,需要有關部門解決時;

g.其它填寫人員認為需填報之事項。

5.3質量信息的整理、匯總

5.3.1工程部負責把各部門、車間報上來的質量信息及工程部本身收集到的質量信息進行分類、整理和匯總;

5.3.2整理后的質量信息由工程部負責人審閱;

5.3.3審閱后的質量信息經傳遞返回后由工程部分類存檔、備查。

5.4質量信息的傳遞

5.4.1經審閱的質量信息由工程部及時傳遞到各相關部門;

5.4.2重大信息要立即向管理者代表和總經理匯報。工程部要跟蹤落實及考核。

5.5貫徹落實狀況

5.5.1各有關部門收到質量信息傳遞后必要時應制訂糾正與預防措施,按《糾正措施控制程序》和《預防措施控制程序》執行;

5.5.2《信息傳遞表》傳遞到有關部門后,各部門應在當日進行處理;

5.5.2工程部把收集到的糾正與預防措施執行情況報管理者代表;

5.5.3管理者代表負責檢查質量信息控制與落實執行情況。

6.相關文件和記錄

6.1Q/BFB8.5.2-01-2003《糾正措施控制程序》

6.2Q/BFB8.5.3-01-2003《預防措施控制程序》

6.3Q/BFB4.2.3-01-2003《文件控制程序》

6.4BF/QJ-008《信息傳遞表》

批準審核編制

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