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物業公司文件控制管理工作程序

2024-07-15 閱讀 2943

1.0目的

對麗江花園物業管理公司質量管理體系所要求的文件進行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關版本。

2.0適用范圍

適用于麗江花園物業管理公司與質量管理體系要求有關的文件的控制。

3.0職責

3.1麗江花園物業管理公司與管理體系有關的文件由行政部歸口管理。

3.2技術部負責與維護有關的和網絡系統有關的技術性文件和資料的受控發放。

3.3配套服務部負責與服務有關的文件受控發放。

3.4各有關部門負責本部門文件管理。

4.0定義

4.1文件的分類

按文件的來源分為:

4.1.1內部文件:麗江花園物業管理公司內部形成的管理文件,包括質量管理體系文件和對內、對外的管理公文。

質量管理體系文件還可分成:

a)質量手冊,第一層次文件,代碼為(A);

b)程序文件,第二層次文件,代碼為(B);

c)作業指導書、操作規程(規定),第三層次文件,代碼為(C);

d)質量記錄(為特殊類型文件),代碼為(D)。

4.1.2外來文件:

a)國家、行業、企業的技術標準、規范、規程等;

b)主管部門的公文;

c)顧客提供的基礎資料等;

d)計算機應用軟件。

4.1.3成果文件:麗江花園物業管理公司內部形成的與維護和服務有關的技術性文件,包括質量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。

4.2按受控狀態分為:

4.2.1受控文件

即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準、發布、更改、報廢、回收等必須按本程序規定的要求進行控制。

4.2.2非受控文件

未列入《受控文件清單》的文件。

5.0工作程序

5.1文件的編號與標識

5.1.1質量管理體系文件按《文件編號規定》進行編號和標識。

5.1.2管理性公文按《文件編號規定》進行編號和標識。

5.1.3與維護和服務有關的文件按《文件編號規定》進行編號和標識。

5.1.4外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。

5.2文件編寫

5.2.1質量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。

5.2.2管理性公文由行政部組織編寫。

5.3文件的審批

5.3.1質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。

5.3.2程序文件由行政部審核,管理者代表批準。

5.3.3作業指導書文件由行政部組織相關部門審定,由管理者代表批準。

5.3.4與維護和服務有關的成果性文件由技術部和配套服務部經理審批。

5.3.5管理性公文由相關部門起草,主管領導審核,總經理批準。

5.4文件的發布與發放

5.4.1文件一經批準,即可進行發布和發放。發布可以采用會議(即發布會)和非會議兩種形式。

5.4.2質量管理體系文件、標準、規范、規程由行政部按《文件發放計劃審批表》發放。

5.4.3技術類文件由技術部按《文件發放計劃審批表》發放。

5.4.4服務類文件由配套服務部按《文件發放計劃審批表》發放。

5.4.5文件的發放應確定文件發放范圍,確保與質量管理體系運行有關的場所,在使用處可獲得適用文件的有關版本。

5.4.6各發放文件部門作好《文件發放、回收登記表》的記錄工作。

5.4.7各單位相關部門的文件管理人員在收到和領取文件后,應及時分發到位。文件收取人在《文件發放、回收登記表》上簽收。

5.4.8麗江花園物業管理公司所有對外發布的文件均由行政部審定發放,重要文件需總經理批準后發放。

5.5文件的更改

5.5.1質量管理體系文件需要更改時,應由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應附充分理由和證據。

5.5.2《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進行,經批準后,由行政部填寫《文件更改通知單》。

5.5.3更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應在文件修改記錄上予以記錄。

5.5.4文件更改的具體程序是:

行政部將《文件更改通知單》,按原文件發放范圍發至各單位相關人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時,應進行換版。換版由行政部組織。

5.6.2作廢的文件由行政部文件管理員負責收回,并在《文件發放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統一銷毀。

5.6.3由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準后統一銷毀。銷毀由行政部執行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經行政部批準后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應單獨存放,以免混用。

5.7文件的管理

5.7.1存檔文件應保存在通風、干燥的環境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。

5.7.2臨時借閱文件應由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還。

5.7.3行政部定期(一年一次)發布《受控文件清單》,經管理者代表批準后,下發各單位。

5.7.4各部門依據《受控文件清單》和實際情況,實時更新本部門的《受控文件清單》。

5.8外來文件的發放

麗江花園物業管理公司所有外來文件均由行政部負責收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業技術性標準、規范、規程等文件,經過鑒定和確認其有效版本后,列入《受控文件清單》,經總經理批準后,按文件的發布與發放的路徑發放。

6.0相關文件

6.1《文件編號規定》RGPM

篇2:某安全保證體系文件控制程序

1目的

本項目應對與安全保證體系有關的文件和資料進行控制、確保各有關作業場所使用有效版本的文件,防止使用失效或作廢文件。

2職責

項目副經理是文件控制的主要領導;

資料員是文件管理的主要部門,負責登記、傳閱及分發;

項目安全員是收集文件并匯編的責任人員。

3程序概要

3.1文件和資料的分類

(1)安全保證體系手冊,作業指導書,安全記錄;

(2)法律、法規、規范;

(3)技術文件、標準、施工組織設計、專項施組,各項施工方案;

(4)其他管理文件、合同、協議、管理規章制度。

3.2文件和資料的受控、非受控、標識及有效版本

3.2.1受控

受控文件,經過受控標識,在項目部執行的文件,均屬受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本項目部執行的文件,均屬非受控文件。

3.2.3標識

凡是文件都需標識,加蓋受控章,非受控文件不加蓋受控章,作廢文件在左上角加蓋"作廢"以示標識。

所有文件均須字跡清楚,注明日期(包括修訂日期),標識明確,妥善保管,以便查找,并在規定期間內留存。

4文件的批準

4.1安全標準體系手冊由項目經理批準后,報公司各部門審批后,由公司副總經理或管理者代表批準后發布。

4.2施工組織設計,由公司總工程師審批。

5文件的銷毀

5.1本項目無權銷毀任何資料和文件。

5.2文件的歸檔及保管

5.3涉及工程類的有關資料竣工后,辦理歸檔手續,有關部門安全記錄竣工后保存兩年。

6文件的記錄

6.1文件收文記錄

6.2文件傳閱及發文記錄

6.3文件批準記錄

篇3:QMS質量手冊文件控制程序

QMS質量手冊:文件控制程序

1目的和范圍

對文件的編制、批準、發放、使用、更改、作廢和回收等進行控制,確保相關部門及時得到并使用有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。

本程序適用于質量管理體系有關文件的控制。

2職責

2.1總經理負責批準發布質量手冊(含程序文件);

2.2管理者代表負責批準其它與質量管理體系有關的文件(本手冊已規定的除外);

2.3綜合部負責體系文件的歸口管理;

2.4綜合部負責公司對現有體系文件的定期評審;

2.5各部門負責相關文件的編制、使用和保管。

3工作程序

3.1文件的分類

3.1.1按文件性質分類

a)質量手冊(含程序文件、形成文件的質量方針和質量目標的聲明);

b)公司為確保其過程有效策劃、運行和控制所需的文件(如作業指導書、操作規程、圖樣、技術文件等);

c)標準要求的記錄;

e)外來文件(包括法律法規、標準和顧客提供的圖樣等)。

3.1.2按文件載體分類:

a)紙張性文件;

b)非紙張性文件;

3.2文件的編號:見《文件和資料編號規則》.

3.2.6技術圖樣和文件的編號按機構標準及設計文件完整性標準執行。

3.2.7外來文件編號按各自原來的編號。

3.3文件的編寫和審批

3.3.1質量手冊(含程序文件)由綜合部組織編寫,經管理者代表審核,總經理批準。

3.3.2部門質量文件由相關部門編寫,部門經理審核,管理者代表批準。

3.3.3確保文件的正確、清晰、協調、易于識別和檢索。

3.4文件的發放

3.4.1文件管理部門根據對體系有效運行的需要填制《文件配備表》,經主管領導審批后填寫《文件發放、回收記錄》,發放文件。

3.4.2文件發放時辦理登記手續,簽字領用。

3.4.3文件在小范圍內使用或臨時使用,可傳閱文件,要求閱讀者在文件上簽字確認,不用再發放。

3.4.4公司范圍內發放的文件為"受控"文件,在封面加蓋"受控"印章,注明分發號。向顧客提供的文件為"非受控"文件,不蓋印章。

3.4.5當使用的文件嚴重破損并影響使用時,應到發放部門辦理更換手續,仍沿用原文件分發號,破損文件收回。

3.4.6若文件丟失,應向發放部門說明丟失原因,申請補發。補發的文件應給予新的分發號,并注明原文件分發號作廢。

3.4.7提供的認證機構和供方的文件,按內部受控文件處理。

3.5文件的評審

每年底由綜合部組織使用部門對現有體系文件的適用性、協調性進行評審,必要時進行修訂。

3.6文件的更改

3.6.1文件需更改時,應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫《文件更改申請單》,應有更改理由與相應的證據;

3.6.2文件更改若指定其他人員審批時,該人員應獲得審批所需依據的有關材料;

3.6.3文件更改經批準后,由文件編寫部門組織更改。文件更改時注明更改標記和更改生效時間,更改文件發放時,應按《文件發放、回收記錄》的名單發放修改后的文件,同時收回作廢的文件。對不換頁或不換版的更改還應發放《文件更改申請單》告知文件使用人。

3.7文件的換版與作廢

4.7.1文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應換版,原版次文件作廢,換發新版本,更換后的版本號以A、B、C、D依次后延;

3.7.2作廢的文件由申請作廢部門填寫《文件銷毀申請》,按要求審核、批準后的文件按《文件發放、回收記錄》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章,由文件發放部門負責人批準后統一銷毀。需作資料保留的作廢文件,經文件批準人批準后由文件管理員加蓋"保留"印章方可保留。

3.8文件的管理

3.8.1文件經編制審核批準后,由各部門列入《受控文件清單》,并按《文件配備表》明確分發的部門或人員。綜合部負責分發并控制其版本。

3.8.2質量管理體系文件原稿由綜合部統一保存。各部門負責保存相關的帶有受控標識的文件,文件應有序、分類的加以保存以便于識別、存取和查閱。

3.8.3任何人不得在受控文件上隨意劃改,不準私自外借,確保文件的清晰、整潔和完好。

3.8.4需臨時借閱或復制文件的人員,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由相關部門負責人按規定權限審批后向文件管理部門借閱、復制文件,借閱者應在指定日期歸還文件,原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。復制的受控文件必須由文件管理人登記編號,并加蓋"受控"標識。

3.9外部文件的控制

直接執行的各類外部文件,由文件歸口批準人員批準后列入《受控文件清單》。

4.相關文件

4.1《記錄控制程序》4.2.4

5.標準表格

5.1《文件配備表》

5.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件更改申請》

6.4《文件銷毀申請表》

6.5《受控文件清單》

6.6《文件借閱、復制登記表》