1.0目的

1.1本指導(dǎo)書規(guī)定了編寫質(zhì)量體系文件的程序、格式和內(nèi)容,確保其規(guī)范性和協(xié)調(diào)性。

2.0適用范圍

2.1本指導(dǎo)書適用于指導(dǎo)本公司質(zhì)量體系文件的編寫。

3.0職責(zé)

3.1管理者代表負責(zé)總體組織、協(xié)調(diào)質(zhì)量體系文件的編寫工作。

3.2各職能部門、管理處負責(zé)組織本部門有關(guān)人員進行編寫工作。

4.0工作程序

4.1編寫要求

4.1.1質(zhì)量體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理制度、規(guī)定相協(xié)調(diào),各級體系文件之間也要互相協(xié)調(diào)。

4.1.2質(zhì)量體系文件編寫時力求“表達流程清晰、表達準確、涵蓋全面、簡單扼要、可操作性強”,實現(xiàn)唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現(xiàn)和使用。

4.1.3遵循“現(xiàn)場、現(xiàn)實、現(xiàn)物”的原則編寫各類文件。所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到,一旦發(fā)現(xiàn)文件不適用(合),應(yīng)立即報擬制部門或人員按規(guī)定程序修改。

4.2文件編寫程序和格式

4.2.1文件編寫流程圖

4.2.2文件內(nèi)容與格式

4.2.2.1版面一般統(tǒng)一采用A4紙版面,便于保管和使用。

4.2.2.2文件頁面

a)質(zhì)量手冊

b)程序文件

C)作業(yè)指導(dǎo)書

4.2.2.3內(nèi)頁

a)質(zhì)量手冊(頁眉)

b)程序文件(頁眉)

c)作業(yè)指導(dǎo)書(頁眉)

4.2.2.4章節(jié)編號

a)文件章節(jié)編寫采用阿拉伯數(shù)字編排,如:1.;1.1;1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節(jié);第一章第一節(jié)第一條……。

b)章節(jié)以下內(nèi)容是并列關(guān)系時,可采用英文的小寫加半括號編排,如a);b);c)……表示。

c)在a);b);c)……中如仍然需要分段敘述,則用“――”;①、②、③……表示。

4.2.2.5文件架構(gòu)和內(nèi)容

a)質(zhì)量手冊:按GB/T19001―2000idtISO9001:2000標準描述質(zhì)量體系。

b)程序文件:標題應(yīng)說明開展活動的內(nèi)容及其特點,一般由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。程序文件具體形式可參照下例:

1.目的

一般簡要說明為什么要開展這項活動(即描述為什么要制定此程序)。

2.適用范圍

本程序適用于那些范圍的活動,指出開展此項活動所涉及的有關(guān)部門、相關(guān)人員、產(chǎn)品等,必要時說明禁止事項。

3.術(shù)語和定義

一般是指本公司專用的或特殊(行業(yè))的術(shù)語或?qū)δ承┮装l(fā)生歧義的詞語等的特別定義。

4.職責(zé)

規(guī)定負責(zé)實施該項程序的部門或人員的責(zé)任和權(quán)限(包括哪個部門協(xié)調(diào)配合)。

5.工作程序

按活動開展的順序一步一步地列出開展活動的具體步驟,明確5W1H:

Why:要達到什么效果;

What:做什么;

Who:由誰來執(zhí)行;

When:在什么時候做;

Where:在什么地方做;

How:具體怎樣做;

應(yīng)采用的材料、設(shè)備、文件等;

如何進行控制;

應(yīng)保留的記錄;

應(yīng)該注意的例外情況(必要時輔以流程圖等)。

6.引用文件和記錄表格

開展此項活動應(yīng)形成的報告,必須應(yīng)用的記錄、表格等,注明其編號和名稱,并附上表樣。

c)作業(yè)指導(dǎo)書(工作手冊):是對程序文件的支持補充,編寫時應(yīng)堅持“最實際、最有效”的原則,使其具有良好的可操作性,內(nèi)容上應(yīng)滿足5WIH原則,實現(xiàn)“唯一理解”,表達出:

Where:在那里適用此份文件;

Who:什么樣的人使用該文件;

What:此項工作的名稱是什么;

Why:此項工作的目的是什么;

When:什么時候執(zhí)行;

How:如何按步驟完成作業(yè)。

4.3符號說明:

編寫程序和作業(yè)指導(dǎo)書可采用下列含義的符號。

5.0引用文件和記錄表格

篇2:質(zhì)量體系文件編寫方法

以編寫的順序來劃分,編寫質(zhì)量體系文件的方法有下列三種:

一、自上而下(即:A→B→C)依次展開的方法

這種方法就是按質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)程序、質(zhì)量記錄的順序編寫,依A層、B層、C層的順序完成。

這種方法的特點:

(1)有利于上層次文件與下層次文件之間的銜接;

(2)對文件編寫人員,特別是質(zhì)量手冊編寫人員在ISO9000族標準方面的知識和物業(yè)管理與服務(wù)的知識水平要求較高;

(3)文件編寫所需要的時間較長,一般需要4~6個月;

(4)這種編寫方法反復(fù)修改的次數(shù)較多。

二、自下而上(即:C→B→A)的編寫方法

按這種方法編寫質(zhì)量體系文件即是按基礎(chǔ)文件、程序文件、質(zhì)量手冊的順序進行編寫。這種方法適用于管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)組織。

采用這種方法編寫質(zhì)量體系文件若無文件總體方案設(shè)計的指導(dǎo),將容易出現(xiàn)混亂。

三、從中間向兩邊(即:A←B→C)擴展的編寫方法

按這種方法編寫的順序是先編寫程序文件,再編寫質(zhì)量手冊和基礎(chǔ)性文件。

這種方法的特點:

(1)文件的編寫是從對活動的分析入手,確定活動程序開始;

(2)該方法有利于ISO9000族國際標準的要求與企業(yè)組織的實際相結(jié)合;

(3)文件編寫的時間較短,一般為2~3個月。