電子郵件管理辦法

第一章總則

第一條公司電子郵件系統具有最高域名，該域名代表了公司的身份。為了建立合理有效的電子郵件系統管理制度以保障郵件服務器以最佳的狀態進行工作，避免郵件服務器遭到各類攻擊，避免發生濫用電子郵件信箱等情況，制定本制度。

第二條公司員工有權使用公司的電子郵件系統。公司保留調整用戶郵箱大小的權利，保留處于特殊情況下暫停、關閉或刪除郵件賬戶的權利。

第三條電子郵件賬戶的種類、申請、開通、修改、注銷：

1、電子郵件賬戶分為公司特殊賬戶、員工賬戶和郵件

組。內勤員工的電子郵件賬戶使用一般為員工賬戶。公

司可根據需要開通或關閉特殊賬戶或郵件組，賬號或郵

件組開通時必須設定專屬的管理人員進行管理；

2、公司每一個正式內勤員工在入職后由人事行政部向

信息技術部發出電子郵件賬戶開通申請；

3、信息技術部根據人事行政部發出申請，開通其相關

員工賬戶后通知人事行政部，再由人事行政部告知此被

員工相關郵件賬戶信息。如因特殊問題信息技術部未能

開通相關賬戶，信息技術部將與人事行政部進行溝通，

待問題協商解決后再由信息技術部開通相關賬戶；

4、賬戶使用人異動時，人事行政部應該按情況及時通

知信息技術部修改相關信息；

5、賬戶使用人離職時，人事行政部應該及時通知信息

技術部注銷相關電子郵件賬戶；

第二章電子郵件賬戶的配置

第四條公司郵件賬戶地址的設置方案為姓名的拼音加“名全拼.姓全拼@如賬戶地址有重復的，新賬戶為姓名的拼音后加標識數字加“@如：有一個重復的張三，新賬戶地址為“san.zhang@有兩個重復的張三，則新賬戶地址為“san.zhangsan1@

1、公司一般用戶的郵箱大小為500M；

2、最大接收或發出的一份郵件大小（含附件）為2M。

第五條用戶在使用電子郵件服務過程中，必須遵循以下原則：

1、員工賬戶僅限員工本人使用，禁止將賬戶轉借他人

或借用他人賬戶。信息技術部為每個內勤員工配發一個

用戶賬號及相應的密碼，該用戶賬號和密碼由該員工負

責保管；該員工應當對以其用戶賬號進行的所有活動和

事件負法律責任；

2、特殊賬戶使用人未經公司同意禁止將賬戶轉借他人

使用；

3、遵守國家的有關法律和法規；

4、不得為任何非法目的而使用電子郵件服務系統；

5、遵守所有與電子郵件服務有關的網絡協議、規定和

程序；

6、不得利用電子郵件服務系統傳輸與工作無關的信息

資料；

7、不得利用電子郵件服務系統對外發送有關公司不允

許對外發布的信息資料，如有違反，賬戶使用人必須承擔導致的一切后果及損失；

8、不得利用電子郵件服務系統進行任何可能對互聯網

的正常運轉造成不利影響的行為；

9、不得利用電子郵件服務系統傳輸任何騷擾性的、中

傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的、庸俗淫穢的或其他任何非法的信息資料；

10、不得利用電子郵件服務系統進行任何不利于公司網

絡的行為；

11、如發現任何非法使用用戶賬號或賬號出現安全漏洞

的情況，應立即通知公司信息技術部；

12、承擔由自身行為導致的一切后果及損失。用戶可能

由于自身原因造成的任何直接、間接、偶然、特殊及后

續的損失，如：不正當使用信箱服務；在網上購買商品

或服務；在網上進行交易等。所以信息技術部在此鄭重

提醒用戶有這種損失的可能性；

第三章信息技術部的責任和權利

第六條維護電子郵件服務器的運行、內容的定期備份和故障恢復工作；

第七條因郵件服務器維護而必須暫時停止服務時，應提前以網站公告、群發信件等方式通知用戶；

第八條對用戶的用戶名（賬號）、密碼、郵箱容量進行管理；第九條系統管理人員要尊重用戶郵件內容的隱私權；電子郵件系統軟件本身具有為用戶郵件內容保密的能力，如系統管理人員不能看到用戶密碼，但可以在用戶忘記密碼時為用戶重新設置密碼。服務器管理人員未經允許不得更改用戶的密碼，不得在未獲得用戶本人許可的情況下閱讀用戶郵件內容。不得將郵件備份用于系統恢復以外的其它用途；

第十條系統管理員有權利和責任配合公司、國家特定機關進行垃圾郵件的檢查和過濾；

第四章免責聲明

第十一條不推薦用戶使用電子信函傳輸涉及個人或他人隱私的信息，公司對用戶信函內容造成的一切后果不承擔任何

責任；

第十二條建議用戶把讀過的信件從服務器上刪除。公司對系統由于遭受不可抗拒之原因而導致的用戶信函損失不承擔責任。發信前請認真核實收信人地址，系統對于因地址錯誤造成退信以及因此帶來的損失應由用戶承擔；

第十三條公司不保證電子郵件服務一定能滿足用戶的全部要求，也不保證電子郵件服務不會中斷，對電子郵件服務的及時性、安全性、準確性也都不作保證。

第五章服務變更、中斷或終止

第十四條如因系統維護或升級的需要而需暫停網絡服務，公司將盡可能事先進行通告；

第十五條如發生下列任何一種情形，公司有權隨時中斷或終止向用戶網絡服務而無需通知用戶：

1）利用網絡故意傳播不健康信息；

2）違反信息安全保密條例造成失密；

3）利用電子信函對他人進行騷擾；

4）盜用、破壞他人賬號；

5）其它違犯有關網絡信息安全管理條例的行為；

以上各條一經核實，公司有權立即關閉賬號并按公司有關規定對用戶進行處理。

第六章用戶權利和義務

第十六條用戶應定期清理其過期郵件，以確保整個電子郵件和該信箱的正常運作和順暢；

第十七條電子郵件的內容應以善意的使用為原則；

第十八條用戶應對其因使用電子郵件不當而導致個人權益受損，負完全的責任。如因他人的濫用（任意廣播"垃圾"），而導致權益受損的被害人，有權將該封郵件傳給信息技術部進行處理；

第十九條郵件內容為其它公司的商業性公告文件，不得利用電子郵件作為其傳播媒體；

第二十條郵箱密碼遭他人篡改時，郵箱使用人可向信息技術部提出要求更改密碼；

第二十一條用戶必須同意保障和維護公司網絡及其他用戶的利益，如因用戶違反有關法律、法規或本協議項下的任何條款而給公司網絡或任何其他第三人造成損失，用戶必須承擔由此造成的損害賠償責任。

篇2:物業公司電子郵件管理辦法（二）

物業公司電子郵件管理辦法(二)

一、規范目的:高效規范的傳遞信息,盡快實現辦公自動化

二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔

三、內容:

1、郵件發送者應填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任,由郵件發送者按公司制度承擔。

2、發送郵件時,發送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發送日期,如果有說明的簡短文字,也應在電子郵件正文中寫清楚。

3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。

4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內容者為被抄送人。收件人應及時答復發件人,被抄送人可不答復。

5、所有部門經理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等,按公司制度追究其相應責任。

6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。

7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統傳送與工作無關的郵件。

8、公司總辦應指導和協助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發及傳遞信息,并報總辦備案。

四、郵箱管理

1、總辦負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。

2、郵箱使用者應保護好郵箱密碼,如果發現密碼泄露,請及時做出更改申請。

3、如果沒有得到授權,不能查看他人郵箱內容。