商務中心會議接待服務規程

服務部門接到客戶使用會議室通知后,應與客戶保持不間斷的聯系并與其他部門協作,共同配合,直至會議結束。

一.會議前準備

1.服務清潔部:會議前2天確認會議,請客戶填寫會議接待委托服務表,書面通知公司其他部門。會議前1天布置會場,會務接待員做好引領工作。

2.工程部:會議前1天,確認會場所有設施、設備完好,包括燈光、音像、話筒、多媒體投影等。

3.保安部:會議前1小時,確保大廈道路暢通,安排好外來參加會議車輛的停放。

4.服務部:會議前1天清掃會場,并落實檢查。

二.會議進行中

1.服務部:按要求不間斷的茶水服務,隨時處理會議期間突發事件。

2.工程部:負責會議期間一切設施、設備完好工作。根據會議進程,按要求播放音樂,調節燈光,控制氣氛。

三.會議結束后

1.服務部:開門送客,整理會場主席臺,向客戶開具發票。

2.工程部:收集齊會場使用設備上鎖保管。

3.服務部:清掃會場。

篇2:酒店會議接待服務工作程序

酒店會議接待服務程序

一、程序

1、會前準備

1)接到會議通知后要了解參加會議的人數、時間、主辦單位及聯系人,賓客的身份及特殊要求。

2)根據要求懸掛會標、擺放綠色植物等,根據與會人數擺好桌椅,并在大堂或會議室門口準備簽到桌(報到桌),鋪上臺布,圍好圍裙。

3)檢查音響設備,空調設備,照明設備是否達到標準。

4)按要求擺放茶杯、煙灰缸及賓客所需的用品、如提供水果,應準備好水果刀,重要會議要提供香巾、紙巾。

5)根據要求準備紙和筆,放在會議桌上,每人一份,擺放整齊,如需使用幻燈機、白板、投影屏幕等,也應做好準備。

6)檢查是否有遺漏之處,確保會議正常進行。

2、會中服務

1)室賓客到來時,服務員要精神飽滿地站在會議門口迎接,熱情問好并引領賓客入座,對客人詢問要求有問必答,表達明確。

2)在會議進行過程中,要為賓客斟茶或飲料,更換其過的煙缸、香巾,保持會場的清潔,服務時動作要輕,不能干擾會議的進行。

3)要有專人負責工席臺的服務。

4)會議休息時間,服務員應盡快將會議桌面整理干凈,備好茶水。

5)有些會議的飲料或茶水服務是會議時進行,服務員要合理分工,在短時間內讓每位賓客都喝上飲料或茶水。

6)在會議進行中,服務員如沒有必須馬上要辦的事情,不允許隨便進出會場要保持會場安靜,同時要做好賓客的電話留言服務,切記大聲說話、吵鬧、若有急事找賓客,也應寫紙條給賓客。

3、后結束工作

1)結束后,服務員應有禮貌地送賓客,要關照賓客帶好會議文件資料及隨身物品

2)檢查會議室有無賓客遺忘物品,如發現立既送還或及時上交。

3)檢查會場設備物品是否完好。

4)清理會場,撤杯具、煙缸,清除垃圾,桌面及地毯清潔等,清潔杯具并分類復位。

5)撤掉會議所用設備,輕拿輕放防止損壞。檢查室內的電器、空調等設備,關燈、鎖門。

6)做好記錄。

二、標準

1、服務人員應會熟練所用設備,如擴音話筒的調試等。

2、每15分鐘要加一次茶水。

3、煙缸里的煙頭不超過期3個。

4、每隔1小時應對用過的煙缸,香巾進行更換。

5、重要會議應提前8小時準備好。

篇3:會議接待服務培訓教案

會議接待服務

會議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規范。

1.會議服務的籌備

1)與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。

2)會議服務負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內容。方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員,然后填寫會議通知。

2.會議服務的準備

(1)會場布置

1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據會議內容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

2)會議臺型布置。根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

(2)會議用品準備

1)茶杯。須經過消毒,消毒時間不少于20分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。

3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉淀物,并在保質期內。

4)小毛巾。無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。

6)簽到臺。臺布無污跡,無破損。

7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。

8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。

10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。

(3)設備設施準備

1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。

2)調整投影設備,亮度、大小適當。

3)調試話筒效果。

4)安排攝影、攝像位置。

5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。

3.會議服務程序

(1)會議迎賓服務

1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然后引領至會場或休息室。

3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。

4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。

5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。

6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。

(2)會場服務

1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。

2)會議開始后,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞信息。

4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。[["每隔20分鐘加茶水。

5)會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。

6)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。

7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。

(3)會議結束

1)檢查會議室內是否有電器設備損壞,發現損壞及時通知設備部進行修復。

2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗。

3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。

4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。

5)關閉會議室。

(4)會場服務的注意事項

1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。

2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。

4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密。

■[案例9-1]客戶開業典禮影響辦公怎么辦

一家很有商業聲望的制藥公司進駐某高檔寫字大廈辦公,為了加強對外宣傳,該公司計劃擇吉日在大廈舉行規模宏大的開業典禮儀式。屆時,公司董事長及有關方面的領導將應邀參加。籌辦開業典禮的策劃部門負責人準備舉辦一場富有中華民族特色的舞獅表演,還準備放一些氣球。大廈業主表示同意,但大廈管理處考慮舞獅表演鑼鼓喧天,勢必影響大廈的辦公環境,未予批準。策劃部門負責人非常生氣,聲稱開業典禮議程安排已確定下來,現改影響不好,再說業主已經同意,管理處憑什么不批準。為此,策劃部門負責人向管理處正式來函投訴。

分析:配合用戶做好開業典禮的各方面工作,是物業管理公司與新進駐的用戶建立良好關系的有利契機,物業管理公司一般對此都

極為重視,傾全力相助。但本案例中的用戶安排的舞獅表演,的確對大廈的辦公環境產生不利影響,因此管理處的不予批準做法是對的,理應堅持,但問題的關鍵在于既要堅持原則,又不能損傷與用戶的合作感情,如何找出兩全其美的策略。

想一想:在這一案例中,物業公司的工作是不是無懈可擊的?你會怎樣處理此事?