關于會議接待的相關規定

為進一步做好會議項目的開發和接待工作,確保會議客人從入住到撤離全方位的服務過程準確、到位、順暢和協調,根據酒店實際情況,制定會議接待相關規定如下:

?一、責任分工

?1、總負責人:營銷部經理。會議接待工作由營銷部負總責,負責協調和處理會議接待全程中的各類工作事項。

?2、總跟進人:營銷部指定的營銷代表為會議總跟進協調人,負責會議全程跟蹤,組織、協調、檢查、督促會議接待各項工作落實情況。

?具體職責:

?A、負責處理和接洽客戶預訂;

?B、根據預訂信息對接待任務提出具體安排意見,制定并印發會議接待計劃;

?C、組織、協調會議所涉及的各部門工作;

?D、于會議召開前的有效準備時間內,對各相關部門工作完成情況進行檢查和驗收;

?E、協調解決會議進程中的各類事項,滿足客人的合理需求,確保會議接待質量;

?F、跟辦會議結賬工作,確保酒店結賬安全;

?G、征求客戶意見,填寫意見反饋,對會議接待工作進行總體評價。

?3、企劃部:負責會議背景幕、條幅、指示牌、會簽、宣傳品的設計和制作工作。

?4、餐飲部:負責會議室準備、會議服務、會議用餐工作。

?A、根據營銷部會議接待計劃要求和營銷代表的要求,準備會議室的各類用品,對會議室進行衛生清潔,按規范要求進行擺臺和布置;

?B、安排會議服務人員,迎送會議賓客,在會議進程中進行有效服務;

?C、按會議訂單要求組織后廚準備會議用餐;

?D、負責安排和組織會議用餐服務。

?5、客房部:負責會議客人用房準備和服務工作,負責公共區域衛生清潔。

?6、前廳部:負責會議客人接待引領及相關服務工作,關注來賓情況,妥善處理客人投訴。

?7、保安部:維持酒店正常經營秩序,檢查和關注會議期間所有營業場所的安全和保衛工作。

?9、工程部:解決相關部門提出的保修指令,保證會議期間的設施設備的正常運行。

?10、財務部:負責客人結賬工作,確認結賬方式,做好結賬統計,與營銷部和各接待部門密切聯絡,確保酒店結賬安全。

?11、行政部:負責會議接待質檢工作,處理酒店內部投訴,對大型會議人力資源進行調配。

?二、會議接待標準

?1、大型會議(200—1000人)

?A、地點:千人宴會廳

?B、總跟進人:營銷部經理親自接待跟進,多名營銷員協調配合跟進工作。

?C、會場布置:

?酒店外圍:根據客人需要設彩虹門、空飄。

?雨搭:根據客人需要設固定字幕或游動字幕。

?大堂:設接待臺,根據客人需要提供臺布、臺裙、工作椅、禮品臺等物品。接待臺大堂門口設指示牌。

?會場入口處:設立指示牌,營銷代表和會場服務人員負責迎送。

?主席臺:設背景幕,主席臺前擺放鮮花,頂額掛會議橫幅,根據會議需要設立式講臺或課桌式講臺,準備有線麥克和無線麥克,根據會議需要安設啟航輪。

?臺形:根據會議特點和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺型,課桌式臺面按規范標準擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺型鋪綠色或白色桌布,圍臺裙。圓桌式臺型桌面另外擺放水果和茶點,桌面鋪白色臺布,椅子套白色椅套。

綠植花卉:干凈無塵,無黃葉,擺放于會場四周,整齊對稱,有觀賞性,盡可能準備紅色系花卉。

?D、工作安排

?迎送:營銷部經理、前廳部經理須親自帶領營銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。

?接待:安排1-2名營銷代表配合客戶發放資料,提供會議問詢、引領服務。

?會場服務:根據會議實際需要安排服務人員,會議接待主管和領班全程跟蹤指導會場服務,餐飲部經理親自檢查會場準備和服務情況。營銷部經理和跟進營銷員全程跟蹤會議。

?翻臺:會議和用餐均在千人宴時,利用客人休息時間及時翻臺。

?會議協調:連續召開兩天及兩天以上的會議,營銷人員要及時主動了解客人意見與需求,及時協調改進工作。

?2、中型會議(50-200人)

?A、會議地點:昆侖廳

?B、總跟進人:營銷部指定營銷人員。重要會議營銷部經理親自跟進。

?C、會場布置

?懸掛會議條幅,設背景幕,主席臺設立式講臺或課桌式講臺,擺放鮮花,準備有線麥克和無線麥克、根據會議需要準備投影儀、白板等。

?臺形:根據客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放,鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙,課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

?綠色植物:干凈無塵,無黃葉,擺放于會場四周,整齊對稱。

?大堂門口處:設立會議接待處,接待臺鋪綠色或紅色臺布,并釘好臺裙。設立指示牌,安排禮賓人員和營銷代表提供迎送、領引、問詢服務。

?會場入口處:設立指示牌,安排會場服務人員做好迎送。

?翻臺:會議和用餐均在昆侖廳時,利用客人休息時間及時翻臺。

會議協調:連續召開兩天及兩天以上的會議,營銷人員要及時主動了解客人意見與需求,及時協調改進工作。

?D、會場服務

?根據會議需要安排會場服務人員,會議接待領班和營銷人員全程跟蹤會議服務。

?3、小型會議(50人以下)

?A、會議總跟進人:營銷部指定營銷代表

?B、會場布置:

?臺形:根據客人需要按回形或U形擺放,懸掛會議條幅,準備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具

?綠植花卉:擺放于回形、U形中心處,以及會場四周,整齊對稱,無灰塵、無黃葉,根據客人需求和會議層次,回形中心處也可擺放鮮花。

?翻臺:會議和用餐在同一場地,利用客人休息時間及時翻臺。

?C、會場服務:

?根據會議需要安排會議服務人員,會議接待領班檢查指導會議服務情況。營銷代表全程跟蹤會議服務。

篇2:客房部會議接待工作程序

到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

1、會議接待的前期工作1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;(2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達;(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

會議室的接待程序

接到會議的使用會議通知單后,首先了解會議日期、時間、人數、會議地點,提前做好清潔并布置好會場。

在會議開始前半小時。提前打開會場大門,再次清潔會場并核準會議要求避免遺漏。

安排專人迎接會議代表,并為所有會議代表提供茶水及其它臨時性服務。

詢問清楚場租的付款方式,及時開出雜項憑證請會議負責人簽字。

在會議休息期間進入會場清潔桌面、地面、更換茶水,為客人繼續開會做好準備。

會議結束后立即檢查會場內物品有無缺少、損壞,如發現遺留物品或客人損壞酒店物品,應立即與會議負責人聯系解決。

檢查完會場后,將會議借用物品歸還原處,并將會場內火種熄滅,關閉電源,鎖好門、窗,方可離開。

篇3:酒店會議接待流程規范

會議接待程序一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應著手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯絡

(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動,是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關接待細節后,應及時向部門主管領導匯報情況,由部門主管領導召開協調會議,統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中,應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節,做好記錄,尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后,應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后,應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容,應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的,如超出自己的權限,應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議,收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議,并依照協議收取相應的會議押金;

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議后,根據雙方協商的具體內容和有關細節,填寫會議接待通知單,經核對無誤,下發至各部門,并保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發出會議接待通知單后,需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系,協調會場的布置,跟蹤會議進程;

7、會議結賬

會議結束,若客戶消費掛賬,其帳務由銷售部和財務部共同催收,餐飲部給予協助;

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人,為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人,加深友情;

9、會議結束

會議結束,視需要召開總結會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關部門,同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動,可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序:

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

(2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;

(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

(5)落實參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達;

(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。