會議接待程序一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應(yīng)著手做以下工作:

1、及時(shí)與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)

(1)清楚了解會議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動,是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后,應(yīng)及時(shí)向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議,統(tǒng)籌整個(gè)會議的接待工作。

2、落實(shí)會議場地和房間數(shù)量

在會議洽談協(xié)商的過程中,應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié),做好記錄,尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后,應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

3、商談價(jià)格

當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動涉及多項(xiàng)內(nèi)容,應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。

價(jià)格政策是相對固定的,如超出自己的權(quán)限,應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。

4、簽訂會議協(xié)議,收取會議押金

當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后,雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議,并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金;

5、下發(fā)會議接待通知單

簽訂好會議協(xié)議后,根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié),填寫會議接待通知單,經(jīng)核對無誤,下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發(fā)出會議接待通知單后,需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時(shí)保持聯(lián)系,協(xié)調(diào)會場的布置,跟蹤會議進(jìn)程;

7、會議結(jié)賬

會議結(jié)束,若客戶消費(fèi)掛賬,其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收,餐飲部給予協(xié)助;

8、會議送別

恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人,為賓客留下美好感受;同時(shí)擇機(jī)贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人,加深友情;

9、會議結(jié)束

會議結(jié)束,視需要召開總結(jié)會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關(guān)部門,同時(shí)銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價(jià)值的會議接待活動,可撰稿送媒體發(fā)表。

二、房務(wù)部接待程序:

房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后,應(yīng)做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;

(2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;

(3)落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時(shí)間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;

(5)落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);

(6)負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。

篇2:酒店會議接待服務(wù)工作程序

酒店會議接待服務(wù)程序

一、程序

1、會前準(zhǔn)備

1)接到會議通知后要了解參加會議的人數(shù)、時(shí)間、主辦單位及聯(lián)系人,賓客的身份及特殊要求。

2)根據(jù)要求懸掛會標(biāo)、擺放綠色植物等,根據(jù)與會人數(shù)擺好桌椅,并在大堂或會議室門口準(zhǔn)備簽到桌(報(bào)到桌),鋪上臺布,圍好圍裙。

3)檢查音響設(shè)備,空調(diào)設(shè)備,照明設(shè)備是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

4)按要求擺放茶杯、煙灰缸及賓客所需的用品、如提供水果,應(yīng)準(zhǔn)備好水果刀,重要會議要提供香巾、紙巾。

5)根據(jù)要求準(zhǔn)備紙和筆,放在會議桌上,每人一份,擺放整齊,如需使用幻燈機(jī)、白板、投影屏幕等,也應(yīng)做好準(zhǔn)備。

6)檢查是否有遺漏之處,確保會議正常進(jìn)行。

2、會中服務(wù)

1)室賓客到來時(shí),服務(wù)員要精神飽滿地站在會議門口迎接,熱情問好并引領(lǐng)賓客入座,對客人詢問要求有問必答,表達(dá)明確。

2)在會議進(jìn)行過程中,要為賓客斟茶或飲料,更換其過的煙缸、香巾,保持會場的清潔,服務(wù)時(shí)動作要輕,不能干擾會議的進(jìn)行。

3)要有專人負(fù)責(zé)工席臺的服務(wù)。

4)會議休息時(shí)間,服務(wù)員應(yīng)盡快將會議桌面整理干凈,備好茶水。

5)有些會議的飲料或茶水服務(wù)是會議時(shí)進(jìn)行,服務(wù)員要合理分工,在短時(shí)間內(nèi)讓每位賓客都喝上飲料或茶水。

6)在會議進(jìn)行中,服務(wù)員如沒有必須馬上要辦的事情,不允許隨便進(jìn)出會場要保持會場安靜,同時(shí)要做好賓客的電話留言服務(wù),切記大聲說話、吵鬧、若有急事找賓客,也應(yīng)寫紙條給賓客。

3、后結(jié)束工作

1)結(jié)束后,服務(wù)員應(yīng)有禮貌地送賓客,要關(guān)照賓客帶好會議文件資料及隨身物品

2)檢查會議室有無賓客遺忘物品,如發(fā)現(xiàn)立既送還或及時(shí)上交。

3)檢查會場設(shè)備物品是否完好。

4)清理會場,撤杯具、煙缸,清除垃圾,桌面及地毯清潔等,清潔杯具并分類復(fù)位。

5)撤掉會議所用設(shè)備,輕拿輕放防止損壞。檢查室內(nèi)的電器、空調(diào)等設(shè)備,關(guān)燈、鎖門。

6)做好記錄。

二、標(biāo)準(zhǔn)

1、服務(wù)人員應(yīng)會熟練所用設(shè)備,如擴(kuò)音話筒的調(diào)試等。

2、每15分鐘要加一次茶水。

3、煙缸里的煙頭不超過期3個(gè)。

4、每隔1小時(shí)應(yīng)對用過的煙缸,香巾進(jìn)行更換。

5、重要會議應(yīng)提前8小時(shí)準(zhǔn)備好。

篇3:客房部會議接待工作程序

到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后,應(yīng)做到:

1、會議接待的前期工作1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;(2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;(3)落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時(shí)間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;(5)落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);(6)負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。

會議室的接待程序

接到會議的使用會議通知單后,首先了解會議日期、時(shí)間、人數(shù)、會議地點(diǎn),提前做好清潔并布置好會場。

在會議開始前半小時(shí)。提前打開會場大門,再次清潔會場并核準(zhǔn)會議要求避免遺漏。

安排專人迎接會議代表,并為所有會議代表提供茶水及其它臨時(shí)性服務(wù)。

詢問清楚場租的付款方式,及時(shí)開出雜項(xiàng)憑證請會議負(fù)責(zé)人簽字。

在會議休息期間進(jìn)入會場清潔桌面、地面、更換茶水,為客人繼續(xù)開會做好準(zhǔn)備。

會議結(jié)束后立即檢查會場內(nèi)物品有無缺少、損壞,如發(fā)現(xiàn)遺留物品或客人損壞酒店物品,應(yīng)立即與會議負(fù)責(zé)人聯(lián)系解決。

檢查完會場后,將會議借用物品歸還原處,并將會場內(nèi)火種熄滅,關(guān)閉電源,鎖好門、窗,方可離開。