會議接待程序一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后,應著手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯絡

(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動,是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關接待細節后,應及時向部門主管領導匯報情況,由部門主管領導召開協調會議,統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中,應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節,做好記錄,尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后,應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題后,應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容,應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的,如超出自己的權限,應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議,收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議,并依照協議收取相應的會議押金;

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議后,根據雙方協商的具體內容和有關細節,填寫會議接待通知單,經核對無誤,下發至各部門,并保存該次會議的檔案;

6、會議接待

發出會議接待通知單后,需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系,協調會場的布置,跟蹤會議進程;

7、會議結賬

會議結束,若客戶消費掛賬,其帳務由銷售部和財務部共同催收,餐飲部給予協助;

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人,為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人,加深友情;

9、會議結束

會議結束,視需要召開總結會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關部門,同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動,可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序:

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

1、會議接待的前期工作

(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

(2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;

(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

(5)落實參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達;

(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

篇2:酒店會議接待服務工作程序

酒店會議接待服務程序

一、程序

1、會前準備

1)接到會議通知后要了解參加會議的人數、時間、主辦單位及聯系人,賓客的身份及特殊要求。

2)根據要求懸掛會標、擺放綠色植物等,根據與會人數擺好桌椅,并在大堂或會議室門口準備簽到桌(報到桌),鋪上臺布,圍好圍裙。

3)檢查音響設備,空調設備,照明設備是否達到標準。

4)按要求擺放茶杯、煙灰缸及賓客所需的用品、如提供水果,應準備好水果刀,重要會議要提供香巾、紙巾。

5)根據要求準備紙和筆,放在會議桌上,每人一份,擺放整齊,如需使用幻燈機、白板、投影屏幕等,也應做好準備。

6)檢查是否有遺漏之處,確保會議正常進行。

2、會中服務

1)室賓客到來時,服務員要精神飽滿地站在會議門口迎接,熱情問好并引領賓客入座,對客人詢問要求有問必答,表達明確。

2)在會議進行過程中,要為賓客斟茶或飲料,更換其過的煙缸、香巾,保持會場的清潔,服務時動作要輕,不能干擾會議的進行。

3)要有專人負責工席臺的服務。

4)會議休息時間,服務員應盡快將會議桌面整理干凈,備好茶水。

5)有些會議的飲料或茶水服務是會議時進行,服務員要合理分工,在短時間內讓每位賓客都喝上飲料或茶水。

6)在會議進行中,服務員如沒有必須馬上要辦的事情,不允許隨便進出會場要保持會場安靜,同時要做好賓客的電話留言服務,切記大聲說話、吵鬧、若有急事找賓客,也應寫紙條給賓客。

3、后結束工作

1)結束后,服務員應有禮貌地送賓客,要關照賓客帶好會議文件資料及隨身物品

2)檢查會議室有無賓客遺忘物品,如發現立既送還或及時上交。

3)檢查會場設備物品是否完好。

4)清理會場,撤杯具、煙缸,清除垃圾,桌面及地毯清潔等,清潔杯具并分類復位。

5)撤掉會議所用設備,輕拿輕放防止損壞。檢查室內的電器、空調等設備,關燈、鎖門。

6)做好記錄。

二、標準

1、服務人員應會熟練所用設備,如擴音話筒的調試等。

2、每15分鐘要加一次茶水。

3、煙缸里的煙頭不超過期3個。

4、每隔1小時應對用過的煙缸,香巾進行更換。

5、重要會議應提前8小時準備好。

篇3:客房部會議接待工作程序

到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

1、會議接待的前期工作1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;(2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達;(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

會議室的接待程序

接到會議的使用會議通知單后,首先了解會議日期、時間、人數、會議地點,提前做好清潔并布置好會場。

在會議開始前半小時。提前打開會場大門,再次清潔會場并核準會議要求避免遺漏。

安排專人迎接會議代表,并為所有會議代表提供茶水及其它臨時性服務。

詢問清楚場租的付款方式,及時開出雜項憑證請會議負責人簽字。

在會議休息期間進入會場清潔桌面、地面、更換茶水,為客人繼續開會做好準備。

會議結束后立即檢查會場內物品有無缺少、損壞,如發現遺留物品或客人損壞酒店物品,應立即與會議負責人聯系解決。

檢查完會場后,將會議借用物品歸還原處,并將會場內火種熄滅,關閉電源,鎖好門、窗,方可離開。