旅行社會議接待程序

一、會議接待草案制定:

1、與組織者聯系,詳細了解組織者的需求及會議代表的基本情況,制定合理、舒適、安全的接待草案。

2、詳細介紹酒店及酒店設施介紹:包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛及價格等告知組織者,提供分析及使用建議,以便組織者選擇酒店。

二、活動前期準備清單:會議確定后逐一落實各項準備工作。

《接待程序表》:制定會議接待程序,落實各項細節。

《酒店方面》:第一時間與酒店負責人聯系,著重介紹本團情況,并逐一落實各項要求。

1、房間數量及類型(標準間、商務房、工作人員用房間)客人用房–各種類型房間數、及方向位置(分布的樓層及是否靠近電梯)工作人員–用房數量及位置(后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層,并盡可能靠近團中VIP嘉賓的房間,以便為嘉賓提供快速、周到的服務)。房間布置–客人抵達前必須完成對房間清潔衛生工作,同時檢查房間內設施是否能正常使用。抵達前1小時,按照要求為房間陪送水果(需每天更換),房間號碼-提前2天得到所有房間號碼,并根據提供的分房名單進行分房?？腿说诌_賓館前2小時,旅行社工作人員將抵達賓館為所有客人辦理入住手續,并領取房間鑰匙。以便使客人抵達賓館后,能快速領取鑰匙進入房間。VIP客人將有專人引領至房間。

2、酒店餐廳:根據提前確認的菜單,廚房精心制作每道菜品。開出獨立的用餐區,僅供本團使用。所用餐具必須事前做好消毒工作,并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。

3、酒店布置:客人抵達前2小時,必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。

4、行程用車:按照商議,保證車輛必須是8成以上的新車。駕駛員必須有極強的責任心,駕駛經驗豐富。

5、導游員若干名,挑選形象氣質具佳,經驗豐富,服務態度好,并富有責任心的導游。

6、工作人員兩名,同組織者保持緊密聯系,完成組織者提出的各項要求。

《旅游安排》:1、根據時間,編排合理、舒適的游覽日程表;2、按照預先分發的旅游登記表的統計結果,安排豪華空調旅游車,每車的乘坐人數安排在85%,以保證客人的舒適;3、每臺車都將有明顯的標志—號碼;4.每臺車安排一名優秀的職業導游,負責途中講解和景點介紹;5、各車的導游員將負責時時提醒客人保持乘坐同一輛車,事先講明游覽路線與大致日程安排,注意集合時間及地點,并在每次更換游覽地點前統計人數;6、VIP客人可以安排專門的優秀導游人員及車輛;7、可以按照需要為每位嘉賓制作嘉賓證及旅游手冊;

《周前檢查》:在團隊出發前一周,必須完成所有細節方面的確認。每項細節都必須向組織者匯報,并得到認可。同時將對本次旅游線路進行

最后的實地檢查,落實各接待方的準備情況

《現場實施及活動總結》:1.現場實施過程中,嚴格按照事先制定的接待計劃,嚴格實施并執行;2.如有任何突發意外事件,總監將立即向組織匯報,并提出解決方案。事后必須立即將結果向組織者匯報;3.活動期間分發我社接待意見表;4活動結束后統計意見結果,向組織者匯報;5.根據客人的意見與建議不斷改進服務內容與方式。

篇2:酒店會議團隊接待程序規定

酒店會議、團隊接待程序的規定

1、每月月底前餐飲部必須讓下月份(婚宴)使用多功能廳的情況,一式兩份報營銷部及客房部經理;增減情況及時與其溝通,避免撞車現象。

2、任何部門開房,現付房價低于158元/間的情況,必須在賬單上由副總經理級及以上人員簽字。(特價房、協議戶除外)

3、會議室使用必須下會議通知單,總經理簽批后,方可下單到客房部進行接待;否則出現責任全部由接會人負責。

4、餐飲50人或5桌以上,客房一次預訂開房10間以上,必須下會議通知單,總經理簽批后,下發各部;否則出現責任全部由接會人負責。

5、所有執行團隊價的,必須見該旅行社(蓋章)的傳真文件;總經理簽批后,發送部門接待;否則按散客價接待。

6、所有接單人員必須是部門領班級及以上人員;接單人負責工作安排、協調及督導落實。

7、營銷人員在與客戶簽訂接待協議前,必須與部門(管理員)結合落實當日的接待能力;避免超出接待能力及撞車現象。

8、提示:協議價不低于160,會議價不低于140,團隊價不低于120;低于底線必須請示上級領導批示;批示后方可簽發。

篇3:酒店會議接待服務工作程序

酒店會議接待服務程序

一、程序

1、會前準備

1)接到會議通知后要了解參加會議的人數、時間、主辦單位及聯系人,賓客的身份及特殊要求。

2)根據要求懸掛會標、擺放綠色植物等,根據與會人數擺好桌椅,并在大堂或會議室門口準備簽到桌(報到桌),鋪上臺布,圍好圍裙。

3)檢查音響設備,空調設備,照明設備是否達到標準。

4)按要求擺放茶杯、煙灰缸及賓客所需的用品、如提供水果,應準備好水果刀,重要會議要提供香巾、紙巾。

5)根據要求準備紙和筆,放在會議桌上,每人一份,擺放整齊,如需使用幻燈機、白板、投影屏幕等,也應做好準備。

6)檢查是否有遺漏之處,確保會議正常進行。

2、會中服務

1)室賓客到來時,服務員要精神飽滿地站在會議門口迎接,熱情問好并引領賓客入座,對客人詢問要求有問必答,表達明確。

2)在會議進行過程中,要為賓客斟茶或飲料,更換其過的煙缸、香巾,保持會場的清潔,服務時動作要輕,不能干擾會議的進行。

3)要有專人負責工席臺的服務。

4)會議休息時間,服務員應盡快將會議桌面整理干凈,備好茶水。

5)有些會議的飲料或茶水服務是會議時進行,服務員要合理分工,在短時間內讓每位賓客都喝上飲料或茶水。

6)在會議進行中,服務員如沒有必須馬上要辦的事情,不允許隨便進出會場要保持會場安靜,同時要做好賓客的電話留言服務,切記大聲說話、吵鬧、若有急事找賓客,也應寫紙條給賓客。

3、后結束工作

1)結束后,服務員應有禮貌地送賓客,要關照賓客帶好會議文件資料及隨身物品

2)檢查會議室有無賓客遺忘物品,如發現立既送還或及時上交。

3)檢查會場設備物品是否完好。

4)清理會場,撤杯具、煙缸,清除垃圾,桌面及地毯清潔等,清潔杯具并分類復位。

5)撤掉會議所用設備,輕拿輕放防止損壞。檢查室內的電器、空調等設備,關燈、鎖門。

6)做好記錄。

二、標準

1、服務人員應會熟練所用設備,如擴音話筒的調試等。

2、每15分鐘要加一次茶水。

3、煙缸里的煙頭不超過期3個。

4、每隔1小時應對用過的煙缸,香巾進行更換。

5、重要會議應提前8小時準備好。