1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3、職責(zé)

3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](QR-WD01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]Q/PH-QP-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](Q/PH-QP-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號

*-*.*-**

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](QR-WD01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](QR-WD01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應(yīng)立即追回,同時作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](QR-WD01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)A級機(jī)密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)B級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)C級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級機(jī)密和C級機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](QR-WD01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](QR-WD01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應(yīng)及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](QR-WD01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號

名稱

編號

存放地點(diǎn)

存放時間

1

[印制文件登記表]

QR―WD01―02―01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄]

QR―WD01―02―02

辦公室

長期

3

[文件分發(fā)登記表]

QR―WD01―02―03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

QR―WD01―02―04

辦公室

一年

5

[文件復(fù)印登記表]

QR―WD01―02―05

辦公室

一年

6

[文件補(bǔ)發(fā)申請表]

QR―WD01―02―06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

QR―WD01―02―07

辦公室

一年

起草人:審核人:審批人:

日期:日期:日期:

篇2:監(jiān)理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術(shù)語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規(guī)定

3?職責(zé)

3.1?總監(jiān)理工程師

3.1.1?組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2?專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2?建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際予以制訂。

4.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1?監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。

4.3.2?工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a)?監(jiān)理合同;

b)?監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c)?監(jiān)理指令;

d)?監(jiān)理工作日志;

e)?監(jiān)理周(月)報;

f)?會議紀(jì)要;

g)?審核簽認(rèn)文件;

h)?工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i)?危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗(yàn)收記錄;

l)?質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;

m)?各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設(shè)計文件;

q)?適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r)?顧客提供的(包括設(shè)計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項(xiàng)目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4?建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5?工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設(shè)計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。

4.7對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

篇3:A工廠管理文件資料控制程序

工廠管理文件和資料控制程序

1.目的

規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。

2.適用范圍

適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動。

3.定義

文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分類

5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個層次:

a.第一層次為《質(zhì)量手冊》;

b.第二層次為《程序文件》;

c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;

d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。

5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的編制

5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。

5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。

5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。

5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。

5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。

5.3文件的審批權(quán)限

5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。

a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準(zhǔn);

b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);

c.《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;

d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長批準(zhǔn)。

5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。

5.4文件的發(fā)放和使用

5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋"受控文件"印章,并注分發(fā)號。

5.4.2文件的發(fā)放

a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放;

b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;

c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。

d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。

5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號和加蓋"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。

5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。

5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中

做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。

5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改時,應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。

5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。

5.5.3文件更改申請批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》意見實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1文件更改一般以換頁形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。

5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋"作廢"印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋"作廢留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。

5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。

5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.8文件的保存

文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。

6.相關(guān)文件和記錄

QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》

QR/SH05.01-02《文件更改申請單》

QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》

QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》

QR/SH05.01-05《文件銷毀申請單》

QR/SH05.01-06《文件留用申請單》

QR/SH05.01-07《文件領(lǐng)用申請表》