1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

業(yè)主入伙資料

業(yè)戶家庭資料

業(yè)戶聯(lián)系電話

包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、E-mail地址等。

業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

業(yè)戶日常維修資料

包括:維修、維修回訪等記錄情況。

業(yè)戶反饋資料

包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

2、物業(yè)檔案管理的具體措施

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理::資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

業(yè)戶檔案的收集

××物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

業(yè)戶檔案的整理

各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。

3、業(yè)戶檔案的歸檔

××廣場(chǎng)××號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。××物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

4、檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

5、業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

篇2:客運(yùn)專(zhuān)線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專(zhuān)線有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。

第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條?公司綜合部設(shè)立檔案室,專(zhuān)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。

第六條?檔案部門(mén)應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門(mén)縱向到底、橫向到邊的專(zhuān)兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。科技檔案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書(shū)和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門(mén)進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書(shū)寫(xiě)筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書(shū)寫(xiě)和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫(xiě);歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書(shū)檔案類(lèi)歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。

第十二條?對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專(zhuān)利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。

第十三條?應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門(mén)要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容特征等分類(lèi)確定文件材料的收集和歸檔部門(mén)。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專(zhuān)題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門(mén)有關(guān)人員要予以配合。

(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員或特定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。

(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。

(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類(lèi)整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門(mén)別類(lèi),使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。

文書(shū)檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時(shí)間:

文書(shū)檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門(mén)形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。

會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。

招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。

科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。

設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。

第十八條?沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷(xiāo)毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷(xiāo)毀”戳或清冊(cè)銷(xiāo)毀,秘密及以上公文要填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并有兩人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

第十九條?檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷(xiāo)毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷(xiāo)毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

第二十條?工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二十一條?項(xiàng)目竣工后,各部門(mén)要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設(shè)備檔案管理辦法

1.設(shè)備檔案是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設(shè)備的資料應(yīng)由檔案室集中管理,并進(jìn)行分類(lèi)編目,便于有關(guān)人員查閱。

2.設(shè)備檔案的基本內(nèi)容包括:

2.1設(shè)備購(gòu)置申批表;

2.2設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收的裝箱單及開(kāi)箱驗(yàn)收清單,出廠合格證及隨機(jī)文件等;

2.3設(shè)備需經(jīng)過(guò)安裝、試開(kāi)、驗(yàn)收等相關(guān)操作規(guī)程,并需具備安裝基礎(chǔ)圖、電器接線圖、地下管道圖、設(shè)備試開(kāi)記錄、驗(yàn)收合格證等資料;

2.4設(shè)備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運(yùn)行設(shè)備事故報(bào)告單、設(shè)備大修理記錄等;

2.6設(shè)備改進(jìn)、改造以及報(bào)廢文件等;

2.7設(shè)備各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)月報(bào)表。

3.設(shè)備檔案對(duì)外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門(mén)的設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)設(shè)備的各種技術(shù)資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負(fù)責(zé)做好設(shè)備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。