1.0目的

通過對記錄的控制,達到記錄的規范化管理,保證公司質量管理體系的有效運行,并為實現可追溯性提供依據。

2.0范圍

2.1本程序規定了質量管理體系運行記錄的管理內容和方法,確保記錄的標識、收集、歸檔、貯存、保護、查閱和處置符合規定的要求。

2.2本程序適用于質量管理體系運行及活動中形成的記錄的控制。

3.0職責

3.1全面質量管理辦公室是本程序的歸口管理部門,負責監督、檢查記錄的管理情況。

3.2全面質量管理辦公室負責對歸檔的記錄進行整理、標識、檢索、貯存、保護和處置,并提供查閱,負責對各部門的記錄管理提供指導。

3.3全面質量管理辦公室負責記錄的整理和保存。

3.4各部門對應歸檔的記錄,及時送檔案室歸檔,對本部門貯存的記錄做好標識、收集、貯存、保護、查閱和處置的工作。

4.0工作內容

4.1質量記錄的編號

質量記錄采用統一編號,用QR(即英文QuantityRecord的簡稱)表示,編號方式為:

QR-*.*.*-**-**

序號

相應的程序文件

質量記錄的英文縮寫

4.2質量記錄格式的編制

4.2.1空白記錄表格屬"文件",應按《文件控制程序》進行管理。

4.2.2原始表格由各使用部門自行編制,表格要簡單實用,可操作性強。表格編制完后經部門主管審核,由全面::質量管理辦公室進行統一整理、審批,最后確定適宜于公司運行的一整套表格。由各部門主管認可后,全面質量管理辦公室負責存檔并發放給各部門使用。

4.2.3全面質量管理辦公室保留一套空白現行版本的記錄表格,作為復印的母本。

4.3記錄的填寫

4.3.1記錄要用碳素筆或鋼筆填寫,主要要求:

4.3.1.1及時;

4.3.1.2內容真實、完整、準確;

4.3.1.3字跡清楚、格式規范;

4.3.1.4標識明確;

4.3.1.5用詞規范。

4.3.2記錄表中應確定計量單位:

4.3.2.1當整個記錄表格使用同一計量單位時,應在表的邊框線外,右上角處標明單位;

4.3.2.2計量單位應使用法定計量單位。

4.3.3記錄的可追溯性要求:

4.3.3.1填寫人或確認人簽名時應簽署全名及時間(或日期);

4.3.3.2確保記錄名稱的完整準確;

4.3.3.3必要時加上編號等。

4.3.4編制或使用記錄的部門應對記錄標識的唯一性負責,防止不易區分記錄的產生和使用。計算機管理信息系統(即MIS系統)中產生的記錄也應符合本條款要求。

4.3.5記錄一旦確認,不得更改,當出現筆誤時,應用“-”劃斷,在旁邊寫上正確的數據或文字,關鍵數據及文字的更改應有本人簽章及更改日期。

4.4記錄的歸檔

4.4.1全面質量管理辦公室負責所有文件資料和記錄的標識、收集、編目歸檔、查閱、檢索、保管和處理,各部門應明確記錄的貯存、保護責任人。

4.4.2各部門保管的記錄應便于檢索,需借閱或復印者要經相應部門負責人批準。

4.4.3檢索:記錄必須按編號規則進行標號,以便于檢索。

4.4.4收集:各單位、各部門必須及時收集日常所產生的記錄,確保記錄不丟失和不受損壞。

4.4.5編目:按記錄的類別和時間順序排列,裝訂成冊,加上標有記錄名稱、起止時間的封面。

4.4.6保管:對儲存期內的記錄必須妥善保管,要有適宜的保管環境,并做好防雨、防曬、防鼠、防蟲蛀、防火、防盜等工作。

 

;4.5記錄的保存期限

質量記錄保存期一般為三年,需要再延長保管時間,在文件中做出規定或由管理評審做出決定。

4.6質量記錄格式的變更

4.6.1各部門根據實際工作需求可提出變更(含增、減或修改)質量記錄格式(版本)的申請,填寫《文件更改通知單》,由各部門主管審核后,經管理者代表批準后正式變更。

4.6.2質量記錄::的變更經批準后,由全面質量管理辦公室進行質量記錄的編號、升版,并發放至相關部門。

4.6.3對于失效或作廢的質量記錄版本,應由全面質量管理辦公室在新版發放后,由各部門組織銷毀,以保持質量記錄版本的有效性。

4.7記錄的銷毀

4.7.1各部門每年應對其保管的記錄至少進行一次檢查,對超過保存期的記錄做出繼續保存或銷毀的鑒定。

4.7.1.1需要繼續保存的記錄予以說明,并做好記錄;

4.7.1.2確定銷毀的記錄由其管理人員填寫《記錄銷毀申請單》,經部門負責人批準后進行銷毀。

5.0相關文件

5.1《文件控制程序》(QP-4.2.3-01)

6.0表格及記錄

6.1《記錄表格清單》(QR-4.2.4-01-01)

6.2《記錄銷毀申請單》(QR-4.2.4-01-02)

6.3《文件更改通知單》(QR-4.2.3-01-02)

篇2:QMS質量手冊質量記錄控制程序

QMS質量手冊:質量記錄控制程序

1.目的:

對質量管理體系所要求的予以控制,以提供對產品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據。

2.適用范圍:

本程序適用證明產品、過程和體系符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。

3.職責

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負責質量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負責人負責批準本部門編制的質量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質量記錄應及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質量記錄清單》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,內容包括記錄的名稱、編號、產生部門、保存期限、保存部門等。各部門應將本部門使用的質量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負責收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質量管理體系記錄按《質量記錄清單》的規定進行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內容正確完整,字跡應清晰,能準確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發現數據填寫錯誤,要用劃線的方式進行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進行審查,內容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應防止損壞、變質和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發放、借閱和復制

4.5.1各部門向綜合部領用所需記錄的空白表,應填寫《文件領用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復制,要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請填寫《文件銷毀申請表》,經管理者代表審批后,統一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規定其保存期限,保存期滿后,經公司管理者代表審查認為暫時還不能銷毀時,要加以標識,注明繼續保存期限,繼續保存下去。

5.相關文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標準表格

6.1《質量記錄清單》

6.2《文件領用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質量記錄控制程序

工廠質量記錄控制程序

1.目的

確保質量記錄的有效性、完整性,為質量體系有效運行和產品質量是否符合要求提供客觀證據,并為有追溯性要求的場合提供證實。

2.適用范圍

適用于所有與質量有關的質量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。

4.職責

4.1質保部負責質量記錄的歸口管理,負責對質量記錄標識、樣式適用性的審核和確認,并匯編質量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負責本職能范圍內的專業性質量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發、保存和管理。

4.3記錄人員負責認真填寫,保證質量記錄真實、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質量記錄的形成及其范圍

5.1.1質量記錄是體系文件的組成部分。根據質量可追溯性要求和質量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應的記錄表單,在質量記錄表單投入使用前,由各部門上報質保部進行適用性審核和確認。

5.1.2根據產品性能要求,為證實產品的質量符合規定要求和質量體系運行有效,所產生與質量體系相適應的各種質量記錄,均需受控。

5.1.3質量記錄包括與質量體系運行有關的記錄、與產品有關的記錄、來自顧客和分承包方的質量記錄。

5.2質量記錄的管理要求

5.2.1質量記錄的標識

a.質量記錄的標識應與相應質量體系程序文件中設定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質量記錄的標識標志在記錄表右上角的適當位置。

5.2.2質量記錄的編目

a.為便于質量記錄管理、檢索和查閱,質量記錄由質保部負責編目。

b.質保部每年對各部門質量記錄的適用性進行一次核查,作適當增刪。

5.2.3質量記錄的填寫要求

質量記錄應正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內容完整。

5.2.4質量記錄的收集

質量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準確性,并進行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質量記錄的貯存

a.質量記錄應有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環境應防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質量記錄,如存貯在電子媒體上的質量記錄應注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質量記錄的保存

質量記錄保管期限需根據國家法令法規、行業通用準則、顧客特殊要求和產品責任方面要求制訂,并寫入《質量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產品/過程認可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產品停產后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質量控制卡、PPM報告等質量業績記錄保存二年;

(3)內部質量體系/過程/產品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產品安全性的質量記錄至少保存15年。

5.2.7質量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質量記錄,應填寫借閱/歸還登記表,本部門負責人批準,在資料室內查閱,如需外借,由管理人員提供復印件,并應按規定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內質量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續由質保部辦理,需廠長批準。

5.2.8質量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質量記錄,由記錄保管部門負責人提出申請、填寫《質量記錄銷毀申請單》后,報質保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質量記錄需銷毀的,由部門負責人審批后,方可銷毀。

b.質量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質量記錄銷毀清單》。

5.2.9質量記錄格式的修改

a.質量記錄格式需要修改時,填寫《質量記錄格式審批表》,并附表樣,由質保部審批。

b.修改后的質量記錄格式啟用時,責任部門負責將原質量記錄表收回,交質保部統一處理。

5.3質量記錄的分析評定和分發

5.3.1單獨的報告、周期性連續報告和狀態報告應被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產品認可/過程認可;

d.能力證明(人/機器包括模具/組織的質量能力);

e.質量審核(體系、過程、產品審核);

f.材料檢驗;

g.校準;

h.質量控制圖;

i.索賠;

j.所實施的糾正措施的證明;

k.質量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質量損失的證明;

n.預防性保養記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責任的質量記錄進行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經審批后的分析評定報告由質保部分發給各個責任部門使用。

6.相關文件和表單

QR/SH16.01-01《質量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質量記錄借閱/歸還登記表》