1.0目的

通過對記錄的控制,達(dá)到記錄的規(guī)范化管理,保證公司質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行,并為實(shí)現(xiàn)可追溯性提供依據(jù)。

2.0范圍

2.1本程序規(guī)定了質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄的管理內(nèi)容和方法,確保記錄的標(biāo)識、收集、歸檔、貯存、保護(hù)、查閱和處置符合規(guī)定的要求。

2.2本程序適用于質(zhì)量管理體系運(yùn)行及活動中形成的記錄的控制。

3.0職責(zé)

3.1全面質(zhì)量管理辦公室是本程序的歸口管理部門,負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查記錄的管理情況。

3.2全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)對歸檔的記錄進(jìn)行整理、標(biāo)識、檢索、貯存、保護(hù)和處置,并提供查閱,負(fù)責(zé)對各部門的記錄管理提供指導(dǎo)。

3.3全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)記錄的整理和保存。

3.4各部門對應(yīng)歸檔的記錄,及時送檔案室歸檔,對本部門貯存的記錄做好標(biāo)識、收集、貯存、保護(hù)、查閱和處置的工作。

4.0工作內(nèi)容

4.1質(zhì)量記錄的編號

質(zhì)量記錄采用統(tǒng)一編號,用QR(即英文QuantityRecord的簡稱)表示,編號方式為:

QR-*.*.*-**-**

序號

相應(yīng)的程序文件

質(zhì)量記錄的英文縮寫

4.2質(zhì)量記錄格式的編制

4.2.1空白記錄表格屬"文件",應(yīng)按《文件控制程序》進(jìn)行管理。

4.2.2原始表格由各使用部門自行編制,表格要簡單實(shí)用,可操作性強(qiáng)。表格編制完后經(jīng)部門主管審核,由全面::質(zhì)量管理辦公室進(jìn)行統(tǒng)一整理、審批,最后確定適宜于公司運(yùn)行的一整套表格。由各部門主管認(rèn)可后,全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)存檔并發(fā)放給各部門使用。

4.2.3全面質(zhì)量管理辦公室保留一套空白現(xiàn)行版本的記錄表格,作為復(fù)印的母本。

4.3記錄的填寫

4.3.1記錄要用碳素筆或鋼筆填寫,主要要求:

4.3.1.1及時;

4.3.1.2內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確;

4.3.1.3字跡清楚、格式規(guī)范;

4.3.1.4標(biāo)識明確;

4.3.1.5用詞規(guī)范。

4.3.2記錄表中應(yīng)確定計量單位:

4.3.2.1當(dāng)整個記錄表格使用同一計量單位時,應(yīng)在表的邊框線外,右上角處標(biāo)明單位;

4.3.2.2計量單位應(yīng)使用法定計量單位。

4.3.3記錄的可追溯性要求:

4.3.3.1填寫人或確認(rèn)人簽名時應(yīng)簽署全名及時間(或日期);

4.3.3.2確保記錄名稱的完整準(zhǔn)確;

4.3.3.3必要時加上編號等。

4.3.4編制或使用記錄的部門應(yīng)對記錄標(biāo)識的唯一性負(fù)責(zé),防止不易區(qū)分記錄的產(chǎn)生和使用。計算機(jī)管理信息系統(tǒng)(即MIS系統(tǒng))中產(chǎn)生的記錄也應(yīng)符合本條款要求。

4.3.5記錄一旦確認(rèn),不得更改,當(dāng)出現(xiàn)筆誤時,應(yīng)用“-”劃斷,在旁邊寫上正確的數(shù)據(jù)或文字,關(guān)鍵數(shù)據(jù)及文字的更改應(yīng)有本人簽章及更改日期。

4.4記錄的歸檔

4.4.1全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)所有文件資料和記錄的標(biāo)識、收集、編目歸檔、查閱、檢索、保管和處理,各部門應(yīng)明確記錄的貯存、保護(hù)責(zé)任人。

4.4.2各部門保管的記錄應(yīng)便于檢索,需借閱或復(fù)印者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.4.3檢索:記錄必須按編號規(guī)則進(jìn)行標(biāo)號,以便于檢索。

4.4.4收集:各單位、各部門必須及時收集日常所產(chǎn)生的記錄,確保記錄不丟失和不受損壞。

4.4.5編目:按記錄的類別和時間順序排列,裝訂成冊,加上標(biāo)有記錄名稱、起止時間的封面。

4.4.6保管:對儲存期內(nèi)的記錄必須妥善保管,要有適宜的保管環(huán)境,并做好防雨、防曬、防鼠、防蟲蛀、防火、防盜等工作。

 

;4.5記錄的保存期限

質(zhì)量記錄保存期一般為三年,需要再延長保管時間,在文件中做出規(guī)定或由管理評審做出決定。

4.6質(zhì)量記錄格式的變更

4.6.1各部門根據(jù)實(shí)際工作需求可提出變更(含增、減或修改)質(zhì)量記錄格式(版本)的申請,填寫《文件更改通知單》,由各部門主管審核后,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后正式變更。

4.6.2質(zhì)量記錄::的變更經(jīng)批準(zhǔn)后,由全面質(zhì)量管理辦公室進(jìn)行質(zhì)量記錄的編號、升版,并發(fā)放至相關(guān)部門。

4.6.3對于失效或作廢的質(zhì)量記錄版本,應(yīng)由全面質(zhì)量管理辦公室在新版發(fā)放后,由各部門組織銷毀,以保持質(zhì)量記錄版本的有效性。

4.7記錄的銷毀

4.7.1各部門每年應(yīng)對其保管的記錄至少進(jìn)行一次檢查,對超過保存期的記錄做出繼續(xù)保存或銷毀的鑒定。

4.7.1.1需要繼續(xù)保存的記錄予以說明,并做好記錄;

4.7.1.2確定銷毀的記錄由其管理人員填寫《記錄銷毀申請單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

5.0相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》(QP-4.2.3-01)

6.0表格及記錄

6.1《記錄表格清單》(QR-4.2.4-01-01)

6.2《記錄銷毀申請單》(QR-4.2.4-01-02)

6.3《文件更改通知單》(QR-4.2.3-01-02)

篇2:QMS質(zhì)量手冊質(zhì)量記錄控制程序

QMS質(zhì)量手冊:質(zhì)量記錄控制程序

1.目的:

對質(zhì)量管理體系所要求的予以控制,以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.適用范圍:

本程序適用證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。

3.職責(zé)

3.1綜合部是記錄的歸口管理部門;

3.2公司各部門指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的收集、編目、歸檔或貯存處理工作;

3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式;

3.4記錄人員填寫質(zhì)量記錄應(yīng)及時、字跡清楚,使用簽字筆和鋼筆填寫,各欄目應(yīng)填全。

4.工作程序

4.1記錄格式

4.1.1綜合部制訂《質(zhì)量記錄清單》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總,內(nèi)容包括記錄的名稱、編號、產(chǎn)生部門、保存期限、保存部門等。各部門應(yīng)將本部門使用的質(zhì)量記錄清單交綜合部備存。

4.2記錄的標(biāo)識:見《文件控制程序》

4.3收集、編目、移交

4.3.1記錄分別由各部門負(fù)責(zé)收集和整理編目,保證各項記錄完整。

4.3.2質(zhì)量管理體系記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定進(jìn)行收集整理、編目、移交。

4.3.3填寫要求:填寫及時,內(nèi)容正確完整,字跡應(yīng)清晰,能準(zhǔn)確識別,簽全名;不得隨意更改、涂抹,如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫錯誤,要用劃線的方式進(jìn)行更正,并簽名、注上日期。

4.3.4記錄的形式可以是卡片、表格、圖表、報告;也可以是拷貝、磁帶、軟盤或膠片。

4.4保管、貯存、歸檔

4.4.1記錄指定專人保管,歸檔記錄在歸檔時由保管人員進(jìn)行審查,內(nèi)容有:記錄是否齊全、填寫是否缺漏、不署姓名和日期和傳真件。

4.4.2記錄放置在干燥處,應(yīng)防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管方式要分類、分項,易于查找,便于存取,為有關(guān)方面查閱提供方便,借閱參照《文件控制程序》。

4.5記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制

4.5.1各部門向綜合部領(lǐng)用所需記錄的空白表,應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》;

4.5.2各部門保管的記錄需要借閱或復(fù)制,要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制登記表》。

4.6處理

4.6.1記錄保存期滿,沒有再保存價值時,由保管人員提出申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》,經(jīng)管理者代表審批后,統(tǒng)一銷毀。

4.6.2記錄由綜合部規(guī)定其保存期限,保存期滿后,經(jīng)公司管理者代表審查認(rèn)為暫時還不能銷毀時,要加以標(biāo)識,注明繼續(xù)保存期限,繼續(xù)保存下去。

5.相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》4.2.3

6.標(biāo)準(zhǔn)表格

6.1《質(zhì)量記錄清單》

6.2《文件領(lǐng)用、回收記錄》

6.3《文件借閱、復(fù)制登記表》

6.4《文件銷毀申請表》

篇3:某工廠質(zhì)量記錄控制程序

工廠質(zhì)量記錄控制程序

1.目的

確保質(zhì)量記錄的有效性、完整性,為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求提供客觀證據(jù),并為有追溯性要求的場合提供證實(shí)。

2.適用范圍

適用于所有與質(zhì)量有關(guān)的質(zhì)量記錄(包括電子媒體)以及來自分承包方和顧客質(zhì)量記錄的控制活動。

3.定義

3.1記錄:為已完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。

4.職責(zé)

4.1質(zhì)保部負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的歸口管理,負(fù)責(zé)對質(zhì)量記錄標(biāo)識、樣式適用性的審核和確認(rèn),并匯編質(zhì)量記錄清單目錄。

4.2各職能部門負(fù)責(zé)本職能范圍內(nèi)的專業(yè)性質(zhì)量記錄的收集、整理、編目、歸檔、分發(fā)、保存和管理。

4.3記錄人員負(fù)責(zé)認(rèn)真填寫,保證質(zhì)量記錄真實(shí)、清晰、完整、可辨。

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄的形成及其范圍

5.1.1質(zhì)量記錄是體系文件的組成部分。根據(jù)質(zhì)量可追溯性要求和質(zhì)量活動的需要,各部門在編制程序文件的同時制定與各程序文件相適應(yīng)的記錄表單,在質(zhì)量記錄表單投入使用前,由各部門上報質(zhì)保部進(jìn)行適用性審核和確認(rèn)。

5.1.2根據(jù)產(chǎn)品性能要求,為證實(shí)產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系運(yùn)行有效,所產(chǎn)生與質(zhì)量體系相適應(yīng)的各種質(zhì)量記錄,均需受控。

5.1.3質(zhì)量記錄包括與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄、與產(chǎn)品有關(guān)的記錄、來自顧客和分承包方的質(zhì)量記錄。

5.2質(zhì)量記錄的管理要求

5.2.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識

a.質(zhì)量記錄的標(biāo)識應(yīng)與相應(yīng)質(zhì)量體系程序文件中設(shè)定的編號保持一致,具有唯一性。

b.質(zhì)量記錄的標(biāo)識標(biāo)志在記錄表右上角的適當(dāng)位置。

5.2.2質(zhì)量記錄的編目

a.為便于質(zhì)量記錄管理、檢索和查閱,質(zhì)量記錄由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編目。

b.質(zhì)保部每年對各部門質(zhì)量記錄的適用性進(jìn)行一次核查,作適當(dāng)增刪。

5.2.3質(zhì)量記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄應(yīng)正確填寫,字跡清晰,不得任意涂改,內(nèi)容完整。

5.2.4質(zhì)量記錄的收集

質(zhì)量記錄由職能部門每月收集一次,審查記錄的完整性和準(zhǔn)確性,并進(jìn)行分類整理,裝訂成冊并歸檔保管。

5.2.5質(zhì)量記錄的貯存

a.質(zhì)量記錄應(yīng)有專柜保存,便于檢索;

b.貯存環(huán)境應(yīng)防火、防潮;

c.采取其它媒體形式的質(zhì)量記錄,如存貯在電子媒體上的質(zhì)量記錄應(yīng)注意防潮、防壓、防磁,另外還必須保留原始記錄,以免貯存內(nèi)容丟失;

d.對重要記錄,必要時須用雙備份方式歸檔;

5.2.6質(zhì)量記錄的保存

質(zhì)量記錄保管期限需根據(jù)國家法令法規(guī)、行業(yè)通用準(zhǔn)則、顧客特殊要求和產(chǎn)品責(zé)任方面要求制訂,并寫入《質(zhì)量記錄清單》中,對于以下記錄須遵守的最低保存期:

(1)產(chǎn)品/過程認(rèn)可文件、工裝記錄、采購和銷售合同/訂單及修改單、模具檢驗報告須在該產(chǎn)品停產(chǎn)后再保存一個日歷年;

(2)控制圖、檢驗記錄、試驗報告、質(zhì)量控制卡、PPM報告等質(zhì)量業(yè)績記錄保存二年;

(3)內(nèi)部質(zhì)量體系/過程/產(chǎn)品審核報告、管理評審報告保存三年;

(4)所有涉及到產(chǎn)品安全性的質(zhì)量記錄至少保存15年。

5.2.7質(zhì)量記錄的查閱

a.本廠職工因工作需要查閱質(zhì)量記錄,應(yīng)填寫借閱/歸還登記表,本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在資料室內(nèi)查閱,如需外借,由管理人員提供復(fù)印件,并應(yīng)按規(guī)定期限歸還;

b.合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱,查閱手續(xù)由質(zhì)保部辦理,需廠長批準(zhǔn)。

5.2.8質(zhì)量記錄的處理

a.已超過保管期的或無參考價值的質(zhì)量記錄,由記錄保管部門負(fù)責(zé)人提出申請、填寫《質(zhì)量記錄銷毀申請單》后,報質(zhì)保部審批,方可銷毀;未列入歸檔范圍的質(zhì)量記錄需銷毀的,由部門負(fù)責(zé)人審批后,方可銷毀。

b.質(zhì)量記錄的銷毀必須要有銷毀記錄,填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》。

5.2.9質(zhì)量記錄格式的修改

a.質(zhì)量記錄格式需要修改時,填寫《質(zhì)量記錄格式審批表》,并附表樣,由質(zhì)保部審批。

b.修改后的質(zhì)量記錄格式啟用時,責(zé)任部門負(fù)責(zé)將原質(zhì)量記錄表收回,交質(zhì)保部統(tǒng)一處理。

5.3質(zhì)量記錄的分析評定和分發(fā)

5.3.1單獨(dú)的報告、周期性連續(xù)報告和狀態(tài)報告應(yīng)被分析評定,如:

a.合同評審的證明;

b.檢驗與試驗的證明;

c.產(chǎn)品認(rèn)可/過程認(rèn)可;

d.能力證明(人/機(jī)器包括模具/組織的質(zhì)量能力);

e.質(zhì)量審核(體系、過程、產(chǎn)品審核);

f.材料檢驗;

g.校準(zhǔn);

h.質(zhì)量控制圖;

i.索賠;

j.所實(shí)施的糾正措施的證明;

k.質(zhì)量成本的證明;

l.過程成本的證明;

m.質(zhì)量損失的證明;

n.預(yù)防性保養(yǎng)記錄。

5.3.2工廠各部門主管針對有責(zé)任的質(zhì)量記錄進(jìn)行定期分析評定,編制分析報告,提交管理者代表審批。

5.3.3經(jīng)審批后的分析評定報告由質(zhì)保部分發(fā)給各個責(zé)任部門使用。

6.相關(guān)文件和表單

QR/SH16.01-01《質(zhì)量記錄銷毀申請單》

QR/SH16.01-02《質(zhì)量記錄銷毀清單》

QR/SH16.01-03《質(zhì)量記錄格式審批表》

QR/SH16.01-04《質(zhì)量記錄借閱/歸還登記表》