某業主委員會工作記錄控制程序

2024-07-16 閱讀 5438

記錄控制程序

1目的

為保證業主委員會的工作符合規定的要求并留有可追溯的證據,特制定本程序。

2適用范圍

本程序適用于業主委員會所有記錄的控制,包括財務預決算、工作日志、會議紀要、訴訟資料、收發文記錄、投訴及處理記錄等,業主大會相關資料也納入本程序管理。

3引用文件

YJ-002(09)《北京市朝陽區Z花園小區業主大會議事規則》

《北京市朝陽區Z花園小區業主委員會文件控制程序》

4職責

4.1業主委員會負責制定《記錄控制程序》并監督實施;

4.2業主委員會秘書負責建立并保存相關運行記錄及記錄清單。

5工作程序

5.1業主委員會秘書應每天將日常工作中產生的記錄進行收集、歸納和標識,并按照“記錄類型-編號-年份”的規則進行編號,及時登入《記錄清單》;

5.2業主委員會記錄分為財務記錄、會議紀要、工作日志、訴訟資料、投訴及處理記錄、其它記錄六大類,簡寫分別為:

財務記錄:CW

會議紀要:JY

工作日志:RZ

訴訟資料:SS

投訴及處理記錄:TS

其它記錄:QT

5.3記錄應貯存在防潮、防腐、防塵的適宜的環境中,并應避免丟失和變質;

5.4每周五業主委員會秘書負責將本周產生的記錄掃描,形成電子媒體記錄,并放于業主委員會的共用電子郵箱的相應文件夾中;

5.5每屆業主委員會的運行記錄的保存期限參照同屆的文件保存期限,由隔屆的業主委員會決議通過方可進行銷毀。

6記錄

《記錄清單》

篇2:小區業主委員會工作記錄控制程序

小區業主委員會工作記錄控制程序

1目的