物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國家有關檔案法律法規(guī),結合公司實際情況,特制定此辦法。

第二條公司檔案包括公司在各項經(jīng)濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。

第二章檔案管理工作機構和管理員職責

第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領導,由業(yè)務素質過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。

第五條檔案管理人員基本職責:

一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;

二、忠于職守,嚴格執(zhí)行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。

三、負責統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。

四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。

第三章檔案的形成

第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。

第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。

第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。

第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。

第十條各項經(jīng)濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執(zhí)行。

第四章檔案管理

第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規(guī)定進行分類:

一、根據(jù)集團公司檔案分類編號的有關規(guī)定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動。

二、分類和編號要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。

三、公司各項經(jīng)濟活動、技術性及財務等管理性文件,要按其文件內容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號。

第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。

第十三條檔案保管要求:

一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。

二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號,單獨存放。

三、實物檔案要統(tǒng)一編號集中保管。

第十四條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經(jīng)批準后指派專人負責監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

第五章移交和利用

第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關規(guī)定及時向集團檔案室移交有關檔案。

第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。

第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領導簽字,并進行登記,但不得超出三天。

第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。

第六章附則

第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權歸綜合部。

篇2:客運專線公司檔案管理暫行辦法

第一章?總則

第一條?為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。

第二條?本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。

第三條?公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權益一項重要工作。

第二章檔案工作機構及職責

第四條?公司綜合部設立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第五條?公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。

第六條?檔案部門應借助先進的信息技術手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。

?第三章?檔案管理要求

第七條?檔案工作涉及公司建設、經(jīng)營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領導體系,成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組,明確檔案工作分管領導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。

第八條?根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。

第九條?歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。

第十條?歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設、經(jīng)營、財務管理等各項活動的真實內容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。

第十一條?公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。

文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。

對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。

第十二條?對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。

第十三條?應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。

第四章?文件的收集與歸檔

第十四條?各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。

(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關人員要予以配合。

(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。

(三)工管部:施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。

(四)安質部:預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。

(五)物設部:甲供物資及設備招標等文件材料。

第十五條?文件材料的歸檔要求

綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎,按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。

文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-20**)執(zhí)行;

基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》(TB/T1588-2005)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678-1999)執(zhí)行;

會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;

聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;

照片檔案按《照片檔案整理》(GB/T11821-20**)執(zhí)行。

第十六條?立卷、歸檔應做到:

(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映項目管理機構的主要業(yè)務工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內容確定保管期限。

(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結實,卷皮字跡要工整。

第十七條?歸檔時間:

文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

基本建設檔案:業(yè)務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。

會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。

招投標檔案:應在每個項目招標結束后歸檔。

科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。

設備儀器檔案:應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。

電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。

第十八條?沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關人員鑒別和分管領導人批準,在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第十九條?檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責人審核同意,報公司分管領導批準后實施。

第二十條?工程建設所有檔案資料原則上不得外借,如需調閱、復印,必須經(jīng)公司領導批準。

第二十一條?項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>

第四章?附則

?第二十二條?本辦法由綜合部負責解釋。

第二十三條?本辦法自發(fā)布之日起施行。

篇3:設備檔案管理辦法

1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據(jù),公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理,并進行分類編目,便于有關人員查閱。

2.設備檔案的基本內容包括:

2.1設備購置申批表;

2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單,出廠合格證及隨機文件等;

2.3設備需經(jīng)過安裝、試開、驗收等相關操作規(guī)程,并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料;

2.4設備維修保養(yǎng)、操作規(guī)程;

2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等;

2.6設備改進、改造以及報廢文件等;

2.7設備各項統(tǒng)計月報表。

3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信,并經(jīng)檔案室領導批準后方可查閱,原則上不外借。

4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等,使用完后歸還檔案室。

5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部,安全部加以整理定期歸檔,檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。